Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: Onsdag den 24. juni 2026 på Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Mariane Jørgensen, Preben Ringgaard, Peter Davidsen, Peder Sylvestersen, Peter Karlsen, Vagn Olsen
Afbud: Henrik Lindholm
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
Godkendt
3. Kortfattede orienteringer
Drift: Der har været problemer med overgangen til ny betalingsaftale i forbindelse med bookinger. Det er foranlediget af at banken har overdraget samarbejdet med transaktionerne til en ny partner – problemet er nu afklaret.
Efter denne sommer laver bestyrelsen et oplæg om god gæsteadfærd. Det skal knyttes sammen med det kommende on boarding oplæg, og der henstilles hertil i et nyhedsbrev.
Bygningsudvalget: Der er problemer med vandindtrængning i 11 og 12 (Galleri og Skabsrum).
Dirk arbejder på at finde lækagen, bl.a. med farvet vand. Tilsvarende er der vandskader i motionsrummet fra tidligere indtrængning af vand fra væggen mod den store pool. Dette er stoppet med den nye flisebelægning, men skaderne på vægge og loft skal udbedes.
To forskellige firmaer har budt på henholdsvis opbygning af mur mod Ancient Chemin de Salernes og reparation af muren på vej op mod Mys Hus.
Begge bud er dyrere end budgetteret.
- Mur mod vej: Nedbrydning 45.000 kr,, opbygning 120.000 kr.
- Mur mod Mys Hus: Nedbrydning 57.000 kr., opbygning 67.000 kr.
Med hensyn til mur mod vej: Natalie forhandler med kommunen om deres eventuelle rolle/bidrag, hvis ”knækket” i mur fjernes. Det giver bredere og mere sikker vej. Dialogen med kommunen har afventet kommunalvalget – men igangsættes nu.
Med hensyn til mur mod Mys Hus: Tilbud skal gennemgås for en bedre pris.
To forskellige firmaer har budt på reparation/maling af bund i den store pool.
- Tilbud 1 (reparation + maling) 356.000 kr.
- Tilbud 2 (kun maling). 143.000 kr.
Hertil kommer udskiftning af vandet i poolen, forventelig ca. kr. 30.000
Beslutning om at vi ikke her og nu sætter gang i reparation af poolens bund. Dette afventer yderligere undersøgelser for at klarlægge mere præcist, hvad der er nødvendigt at sætte i gang, fordi der nu er flere presserende og akutte opgaver.
På næste bestyrelsesmøde i september besluttes om porteføljen af akutte renoveringer skal justeres og evt. udvides med afsæt i vandskaderne, og dermed hvilke akutte opgaver, som kan indeholdes i den ekstraordinære opkrævning vedtaget på generalforsamlingen på 6.000 kr. og som finder sted pr. 1. november.
I september er der afklaring på forespørgslen hos den franske myndigheder om reduktion af momsen på det faste bidrag, hvilket vil styrke den samlede økonomiske formåen.
Aktionæruger: Invitation til de to aktionæruger i 2027 (uge 5 Almindelig aktionæruge og uge 10 Have og Park) sendes ud i august således at tilmeldingen og bekræftelser af bookinger er afklaret inden næste tidsfristen for næste ordinære booking. Mariane færdiggør invitation.
Kommunikationsudvalget: En aktionær har tilbudt at lave en ny hjemmeside uden beregning. Vi får brug for ny hjemmeside i løbet af nogen tid, idet teknikken på den eksisterende vurderes at være outdated. Udvalget arbejder videre med forslaget, således at den eksisterende hjemmeside kører videre, indtil en ny er klar til overførsel en til en, og der er skabt overblik over hvem, der forestår den efterfølgende vedligeholdelse og ajourføring.
4. Økonomi
Status efter 1. tertiær 2026: 5 % fald i omsætningen i udlejningen 2026 sammenlignet med 2025. Sammenlignes tallene for omsætning opgjort d. 20. juni for hele 2026 med omsætningen for udlejningen 2025, da er faldet på 9% – omsætningen 2026 øges dog for resten af året med de spontane bookinger, som foretages i resten af 2026. Men samlet en tendens til et fald i omsætningen.
Status på momssagen: En afklaring forventes senest 4. august (3 måneders svarfrist)
Håndtering af bilag: Peter Davidsen laver et udkast til ajourførte instrukser om behandling, attestationer og kontering af bilag.
5. Udvalgene
5.1 Kommissorier
Det fælles kommissorium omfattende alle udvalgene tilføjes fire punkter:
- Tilsyn og registrering af behov og udførte opgaver
- Kvalitetssikring med baggrund i faglig indsigt
- Organisering af udvalgets arbejde i HP og projekter
- Indstilling vedr. gennemførelse – frivilligt indsats vs. professionel udførelse
Desuden tilføjes en formulering om regler for forplejning og hvordan Nathalie og Dirk inddrages i de enkelte udvalgs projekter og tiltag – eksempelvis i projektbeskrivelsen i større projekter.
Peder og Karen tilføjer Handlingsplanen en kolonne om status, og hvem der gør hvad.
Kommissorierne for de enkelte udvalg blev godkendt. Udvalgene ajourfører disse således, at de fælles forhold ikke gentages for det enkelte udvalg. Materialet præsenteres samlet på hjemmesiden.
5.2. Udvalgenes konstituering og bemanding.
Bestyrelsen gennemgik indstillingerne fra de enkelte udvalg og traf beslutning om bemandingen. Hjemmesiden opdateres med navne.
Bygningsudvalg: Formand bestyrelsesmedlem Mariane Jørgensen, næstformand John Henneberg, Max List, Peter Reinholdt, Peter Hartmann, Bjarne Haulrik, bestyrelsesmedlem Peter Karlsen. Michael Dehn-Jensen (associeret)
Indretning og interiør: Formand Anne Lise Becker, næstformand Hanne Gylling, Karen Leth (medlem kontaktperson i bestyrelsen), Knud Rasmussen, Jonna Haulrik, Linda Scherling, Charlotte Degn (associeret), Kirsten Rønn Madsen (associeret).
Have og park: Formand Tina Vestergaard, næstformand Michael Dehn Jensen, Anker Mikkelsen, Peter Bjerregaard, Jens Heiberg, Karen Ranløv, Thomas Faarbæk. Kontaktperson i bestyrelsen er bestyrelsesmedlem Preben Ringgaard.
Aktivitet: Formand bestyrelsesmedlem Vagn Olsen, næstformand Mette Lomholt Skott, Bente Maarup, Aase Pallesen, Vibeke Lyngse, Sanne Prestegaard, Kirsten Rønn Madsen, Jens Heiberg.
Kommunikation: Formand Børge Bisgaard, bestyrelsesmedlem Henrik Lindholm, Ulla Plon (webredaktør), Ingerlis Højgaard, Sanne Prestegaard, Hanne Bech Vagtholm og Knud Erik Højslet. Udvalget vælger på førstkommende møde i august sin næstformand.
5.3. Årshjulet lægges ind i handlingsplanen.
5.4 Vilkår for udvalgsmedlemmer: Enighed om, at som udgangspunkt holdes udvalgsmøder privat, men et eller to møder årligt kan holdes i lejede lokaler. Hvert udvalg har en årlig ramme på 5.000 kr. til mødeaktivitet – ud over godtgørelse for transport. Beskrivelsen på hjemmesiden bringes ajour.
5.5. Fællesmøde med alle udvalgsmedlemmer d. 9. oktober: Dagen planlægges med fokus på handlingsplan. Oplæg fra Kim F., Mariane og Vagn blev godkendt.
Preben bestiller lokaler på Nyborg Strand. Omtales i næste nyhedsbrev og invitation udsendes i august.
6. Projekter
6.1 Tennisbanen: Et hurtigt arbejdende projektgruppen fremlagde forslag, som er beregnet på voksne brugere og rummer foruden tennis på en ekstra mindre bane opmalet på tværs af tennisbanen i den ende, som vender væk fra bolig 14: Minivolleyball, udendørs badminton, pickleball og softball. Projektet gennemføres på to uger i august, hvor bolig 14 er ledig. Der skal skabes vished for at det ekstra mobile net kan monteres uden gene for tennis og er let at monterer og afmontere. Beslutningen er, at arbejde videre indenfor en rammen på 164.000 kr. Projektskema ajourføres. Aktivitetsudvalget forestår efterfølgende indkøb af net og udstyr.
6.2 Køkken i La Maison: Peter Karlsen har lavet en rundspørge blandt udvalgte aktionærer, som er involveret i aktionæruger og temauger. Konklusionen er: Vi behøver ikke en totalrenovering men justeringer af en række af de hårde hvidevarer m.m.
Peter K. laver en projektbeskrivelse med udskiftning af kogesektioner, store ovn, vask, opvaskemaskiner og flere hylder i skab ved siden af eltavle-skab.
Beskrivelsen går gennem Mariane til Dirk (oversat) med besked om at indhente tilbud fra leverandør, som tillige kan servicere. Renoveringen forventes at blive en del af Handlingsplanen 2027
6.3 Designmanual: Er på vej fra projektgruppen, oplæg til indhold og form kommer til mødet i september, foruden hjemmesiden eventuelt også som en mindre tryksag.
6.4 Konferencerummets fremtid: Emnet tages op på møder i både interiør- og aktivitetsudvalg i efteråret. Projektskema blev godkendt.
7. Henvendelser til bestyrelsen
Generel status: Der vedtog at opdele henvendelser i:
- Til umiddelbar besvarelse
- Til besvarelse efter førstkommende bestyrelsesmøde
- Ideer og forslag som katalogisere til fremtidige tiltag. Peder opretter en idébank i tilknytning til handlingsplanen.
Siden sidst: To spørgsmål af mere principiel karakter er indkommet.
Kan aflyste fly berettige til omkostningsfri annulleringer af bookinger på L4M efter udløb af fristen herfor? Besvares med et ”nej”, dette er et anliggende for egne rejseforsikring.
Kan man få økonomisk kompensation for betalte ophold, hvis der er mangler i forbindelse med opholdet? Besvares med et ”nej”, med henvisning til, at vi alle er på ferie i egen bolig og ikke et hotel eller et rejsebureau, at personalet altid søger at afhjælpe akutte forhold bedst muligt, samt at det er meget individuelt, hvad der opfattes som en mangel.
8. Emner til næste nyhedsbrev
Bestyrelsen vedtog at Kim forfatter et kort nyhedsbrev med en sommerhilsen og henvisning til at orientere medrejsende om de praktiske forhold på L4M.
9. Eventuelt
Intet
Redigeret af Kim Folmann med afsæt i bestyrelsens interne referat.
