Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: Onsdag den 13. maj 2026 på Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Mariane Jørgensen, Preben Ringgaard, Henrik Lindholm, Peder Sylvestersen, Peter Karlsen, Vagn Olsen
Afbud: Peter Davidsen (syg)
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Godkendt
3. Konstituering af bestyrelsen
Bestyrelsen gennemgik de mange funktioner, der skal besættes.
Herefter fulgte en runde, hvor hvert medlem kunne give udtryk for ønsker eller præferencer.
Derpå blev der sat navne på alle funktioner som følger:
Formand: Kim Folmann
Næstformand: Karen Leth
Direktør for Mit Franske Slot A/S: Peter Karlsen
Nærmeste foresatte for Nathalie: Karen Leth
Nærmeste foresatte for Dirk: Mariane Jørgensen
Referent (internt referat): Vagn Olsen
Eksterne beslutningsreferat: Kim Folmann
Økonomifunktion: Peter Davidsen
Mødepraktik: Preben Ringgaard
Koordinator aktionæruger: Mariane Jørgensen (som udpeger ledere af uger)
Håndtering af mails til bestyrelse: Karen Leth og Henrik Lindholm (se 6)
Redaktør handlingsplan: Peder Sylvestersen (excel), Karen Leth
Arkivering (First Agenda): Jytte Møller Christensen
Webredaktør: Ulla Plon
Aktiesalg: Klaus Juul Sørensen
4. Konstituering af udvalg
Bygningsudvalg:
- Mariane Jørgensen (formand og sekretær)
- Peter Karlsen (bestyrelsen, praktisk erfaring)
Mariane og Peter supplerer udvalget
Indretningsudvalg:
- Anne-Lise Becker (tilbydes formandsrolle)
- Karen Leth (bestyrelsens repræsentant)
Karen kontakter Anne-Lise og de supplerer udvalget
Parkudvalg:
- Tine Vestergaard (formand)
- Preben Ringgaard (bestyrelse)
Preben kontakter Tine og de supplerer udvalget
Kommunikationsudvalg:
- Henrik Lindholm (formand)
- Ulla Plon (webredaktør)
- Ingerlis Højgaard (leder af bookingen)
Bestyrelsen opfordrede til at udvalget supplerer sig med de aktionærer, som har tilkendegivet ønske om deltagelse, samt inddrager erfaringer fra Mit Italienske Slot A/S. I forhold til kommissoriet bad bestyrelsen om supplerende fokus på fremadrettede tiltag.
Aktivitetsudvalg:
- Vagn Olsen (formand)
Vagn supplerer udvalget med blandt de aktionærer, som har tilkendegivet ønske om deltagelse
Bestyrelsen besluttede forløbet fra nu:
- De af bestyrelsen udnævnte repræsentanter i udvalgene sætter gang i processen, så bestyrelsen på mødet den 24. juni får præsenteret udkast til sammensætning, konstituering af det enkelte udvalg og forslag til kommissoriet for hvert udvalg.
- Det tilstræbes med henblik på kontinuitet og fastholdelse af viden at udvalgene foruden en formand har en næstformand eller en kontaktperson til bestyrelsen.
På baggrund heraf træffer bestyrelsen den endelige beslutning om udvalgenes bemanding og kommissorierne for de enkelte udvalg.
Målet er således at den endelige bemanding af og kommissorier for udvalgene kan offentliggøres i forlængelse af mødet d. 24. juni.
Bestyrelsen havde en kort diskussion af, hvor vidt udvalgsformænd udpeges blandt ikke bestyrelsesmedlemmer. At fordelingen blev, som den er, sikrer efter bestyrelsens mening både kontinuitet og fornyelse i det kommende år.
5. Opfølgning fra generalforsamling og aktionærmøde.
Evaluering af praktisk afvikling: Udbredt tilfredshed med arrangementet. Preben Ringgaard kunne dog oplyse, at der kommer ny ejer af køkkenet, så der kan komme ændringer – men altså kun omkring forplejningen.
Tid, sted, form 2027: Lørdag den 24. april 2027. Samme sted. Preben går i gang med booking.
Nyvalgte til bestyrelse: OK. Peter Davidsen har meddelt at afmelding og tilmelding af bestyrelsesmedlemmer til selskabsregistret er gennemført.
Årsrapport 2025: OK. Underskrevet og indsendt.
Moms i Frankrig: Ansøgning er sendt til franske skattemyndigheder. Responstid er oplyst til at være max. 3 måneder. Forventet afklaring omkring 1. august. Dette hænger sammen med næste punkt:
Opkrævning af ekstraordinært bidrag på 6.000 kr: Vi afventer svar fra de franske skattemyndigheder på henvendelsen fremsendt via fransk advokat i momssagen. Officiel svartid er indenfor 3 måneder.
Bestyrelsen besluttede derfor at foretage en samlet opkrævning af det ordinære halvårlige bidrag 2. halvår 2026 og det ekstraordinære bidrag,
Opkrævningen afventer denne frist på 3 måneder i forventning om at momsspørgsmålet da er afklaret. Det tilstræbes således, at der muligvis kan opkræves med 10% moms i stedet for 20%. Dette kommunikeres i nyhedsbrev. Bestyrelsen besluttede en betalingsfrist d. 1.11.2026 af begge bidrag, det ordinære og det ekstraordinære.
Ejeraftalen: Ændringerne efter aktionærmødet er ajourført, den tilrettede ejeraftale ses på hjemmesiden.
Tennisbanen: Enighed om, som vedtaget på generalforsamlingen, at der planlægges efter at tennisbanen i forbindelse med renoveringen tillige får funktioner som en multibane. Bygningsudvalget udpeger en projektgruppe, som til næste bestyrelsesmøde den 24. juni fremlægger en projektbeskrivelse til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen vedtog, at de ændringer, en multibane foranlediger, udføres på et niveau, som sikrer, at der på forsvarlig vis fortsat kan spilles tennis, ligesom der eventuelt etableres opbevaring af supplerende udstyr og materialer. Bestyrelsen opfordrede til at multibanen henvender sig til et voksent publikum, ligesom der sikres rammer for at ”Tennisværelset” fortsat kan udlejes og ikke mister attraktivitet, denne udlejning udgør ca. kr. 50.000 årligt.
Opfølgning på forslaget omkring struktur: Det blev besluttet at debattere dette mere uddybende i en dialogform på et bestyrelsesmøde i efteråret.
Fælles seminardag: Bestyrelsens nedsatte en arbejdsgruppe til at forberede den årlige fælles seminardag for alle medlemmer af udvalgene og større projektgrupper – datoen blev fastlagt til d. 9. oktober – gruppen består af: Kim, Mariane, Vagn. Oplægget fremlægges på mødet 24. juni. Fokus vil blive på implementering af ”PLUS” strategien, handlingsplan 2027 m.m. Karsten Koed og Helge inviteres til at deltage i planlægningen.
Olivenplukkeruge som temauge: Det er allerede annonceret, at den hidtidige olivenplukkeruge nu afvikles efter reglerne, som gælder for temauger. Invitation er udsendt.
6. Henvendelser til bestyrelsen
Enighed om, at vores behandling af henvendelser på mailen bestyrelse@mitfranskeslot.dk skal forbedres. Dels med hurtigere besvarelser og med hensyn til ideer og forslag hvordan disse håndteres.
Bestyrelsen besluttede at Henrik og Karen afklarer, hvordan det kan ske og igangsætter besvarelse.
7. Designmanual
Anne Lise Becker og Jonna Haulrik arbejder i et delt lederskab af projektgruppen videre på udkast til manualen. Dette udkast fremlægges på mødet d. 24. juni hvorefter arbejdet med den egentlige manual påbegyndes. Vibeke Munk har meddelt, at hun er trådt ud af projektgruppen. Der er lavet en flot disposition for manualen, og Jacob Vestergaard er inddraget, som kilde til stedets historie og DNA. Kim er kontaktled til bestyrelsen men deltager ikke i gruppens arbejde.
8. Onboarding
På et videolink gennemgik projektgruppen med Claus Maron, Vibeke Lyngse og Ingerlis Højgaard gruppens anbefalinger til bedre information og introduktion til nye aktionærer før og efter køb af aktie. De har beskrevet 4 faser ”Fra interesse til fællesskab”. Bestyrelsen udtrykte fuld opbakning til arbejdet.
Gruppens næste møde er 18. maj.
Bestyrelsen bad dem overveje 2 spørgsmål:
1/ Skal der være forpligtelse til at deltage i et infomøde, eller lignende – foruden som nu at tiltræde ejeraftalen – som sikrer at køberne ved hvad L4M er før man kan købe aktie?
2/ Hvordan kommunikerer vi det endelige onboarding projekt ud bredt i ejerkredsen?
9. Vinopbevaring i kælder
Bestyrelsen ser positivt på, at der er brug for at kunne opbevare vin.
Indretningsudvalget kommer med et oplæg, som evt. kan indgå i handlingsplanen 2027. Det bør afklares: Er der andre alternativer end ”kælderen” i Mys Hus? Skal der opkræves en afgift i lighed med deponering af cykler og golfudstyr? Hvordan etableres den nødvendige sikkerhed?
10. Konferencerum og køkken La Maison
Kim reviderer de tidligere projektbeskrivelser som oplæg om begge til næste bestyrelsesmøde 24. juni. Dette med henblik på at få igangsat begge projekter
11. Mødeplan
Efter et par ændringer ser mødeplanen for det kommende år således ud:
24. juni kl. 15:00 – 21:00: Bestyrelsesmøde
9. sept. kl. 15:00 – 21:00: Bestyrelsesmøde
9. okt. kl. 10:00 – 17:00: Seminar med alle udvalgsmedlemmer
9. okt. kl. 17:00 – 19:00: Bestyrelsesmøde
25. nov. kl. 13:00 – 18:00: Bestyrelsesmøde (Handlingsplan, budget)
6. jan. kl. 15:00 – 21:00: Bestyrelsesmøde
4. feb. kl. 15:00: Bestyrelsesmøde i Cotignac i.f.m. aktionæruge
18. mar. kl. 15:00 – 21:00: Bestyrelsesmøde
12. april kl. 15:00 – 21:00: Bestyrelsesmøde (virtuelt)
24. april kl. 13:00: Generalforsamling.
12. Næste nyhedsbrev
Fremlagte forslag: Om nye fliser (Mariane), konstituering (Vagn), seminar for udvalgsmedlemmer. (Kim), klumme (Kim)
13. Eventuelt
Gourmetugen fik dispensation fra ejeraftalen til at ”fylde op” på antal deltagere i forhold til antal reserverede værelser ved hjælp af, at 4 værelser nu straks efter tilmeldingsfristen kan disponeres til venner til deltagende aktionærer. Dette sikrer at fællesomkostninger kan fordeles på det planlagte antal deltagere.
Det eksterne beslutningsreferat er redigeret d. 20. maj af Kim ud fra det interne referat fra Vagn d. 14. maj 2026