Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: 25. marts 2026 kl. 15:30-21:30 på Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Preben Ringgaard Møller, Bjarne Haulrik samt Jesper Jerlang
Afbud: Peter Davidsen, Mariane Jørgensen og Henrik Lindholm
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
Referatet blev godkendt.
3. Orienteringer
Vedr. drift
I bolig 31-36 er der en brandrisiko ved, at de elektriske skodder ikke kan lukkes op, hvis strømmen går. Dirk er blevet bedt om, at de enten skal slås fra, eller at det tydeligt skal skiltes, at de ikke må bruges, før der er lavet en sikker løsning.
Ift. projektet om designmanuel har der foreløbigt været afholdt to møder. Der skal udpeges en projektleder.
Bygningsudvalget
Der er fin fremdrift på projektet med reparation af fliserne ved poolområdet. Der har været udfordringer med regnvand ind i fitnessrummet, og der skal en reparation af loftet til i forlængelse af det andet projekt.
Parkudvalget
Parkugen er netop gennemført med succes. Udvalget har lavet et årshjul, som er lagt på hjemmesiden. Det har tidligere været aftalt med gartneren, at han slår trekanten udenfor La Serre og området bag My’s, så der er et brandbælte. Det har vist sig, at der bag minigolfbanen er et stykke, som vi ikke har været klar over var vores, og som bør indgå i brandbæltet. Vi aftaler med Dirk, at det skal ordnes.
4. Økonomi
4.1.Kapitalforhøjelse
Selskabets advokat Kristian Paschburg anbefaler, at den nødvendige finansiering til de akutte renoveringsprojekter – fliser og pool, tennisbane og stenmure – tilvejebringes via opkrævning af et ekstraordinært fast bidrag og dermed ikke som tidligere besluttet via en kapitalforhøjelse.
Begrundelsen herfor er, at en kapitalforhøjelse administrativt og omkostningsmæssigt er omfattende og bøvlet bl.a. med udstedelse af en yderligere aktie til hver, og forløbet vanskeliggøres i forhold til bestridelse af 1,5 ejerandel (75 aktier). En kapitalforhøjelse forudsætter at alle deltager heri og er kompliceret at formidle.
Det blev besluttet, at vi opgiver kapitalforhøjelsen og opkræver beløbet som et ekstraordinært bidrag.
Status på sagen om moms er, at Peter har sat gang i den franske advokat med at indhente en forhåndsgodkendelse hos de franske myndigheder. For at kunne behandle sagen har den franske advokat udbedt sig en oversættelse af ejeraftalen til fransk foretaget af en certificeret oversætter. Da Nathalie er certificeret oversætter, har hun løst oversættelsesopgaven som en del af sit job. Efter første gennemsyn har advokaten peget på et behov for nogle præciseringer, bl.a. en kobling mellem det faste bidrag og retten til at reservere overnatning. Det blev besluttet, at vi præsenterer et forslag på aktionærmødet til ændringer til ejeraftalen.
4.2.Årsrapporten 2025
Det ser ud til, at årsrapporten ikke bliver færdig til 1. april, så vi kommer nok til at sende den ud lidt senere.
4.3 Budgettet 2026
Peter havde fremsendt et revideret forslag til budget for 2026.
Det blev aftalt, at budgetposten ”Rejseomkostninger” nedsættes fra 45.000 kr. til 10.000 kr., da den administative medarbejder på L4M ikke som tidligere deltager i bestyrelsesmøder i Danmark.
Ift. forøgelsen af lønudgifterne synliggøres, hvor mange flere timer, vi får for pengene. Karen sender beregning til Peter, så det kan indgå i en note.
Med de bemærkninger blev budgettet godkendt.
4.4 Fremlæggelse af prisliste
Hvis vi skal hæve handlingsplanbudgettet til 800.000 kr. (mod de 663.000 kr. i 2026), og hvis vi skal hæve det budgetterede underskud på 114.000 kr. til mindst et 0, så bliver vi nødt til at hæve priserne. Det blev besluttet at varsle prisstigninger på 8-10% for 2027 og så efterfølgende præcisere, hvordan de skal udmøntes.
5. Handlingsplanen
Handlingsplanen 2026-28 fremlægges til orientering på generalforsamlingen. Seneste udgave ses vedhæftet som bilag nr. 1.
Handlingsplanen skal lægges på hjemmesiden til erstatning for den nuværende udgave. Jesper sender opdateret pdf til Ulla.
6. Generalforsamling 25. april
6.1 Forslag om samlet investering til akutte renoveringsprojekter
Forslag fra bestyrelsen. Forslaget kræver simpelt flertal.
Samlet investering på 955.000 kr.:
a. Flisebelægning omkransende den store pool
b. Renovering af bund og sider i den store pool
c. Renovering og fornyelse af underlaget af tennisbanen
d. Renovering af sammenstyrtede stenmure
Beløbet finansieres via ekstraordinær opkrævning på 6.000 kr.
6.2 Forslag om at de to aktieklasser omtalt i vedtægterne som A og B aktier sammenlægges til én klasse
Formålet er at understrege, at der ikke eksisterer særskilte rettigheder, og at fjerne den usikkerhed dette foranlediger, speciel over for nye aktionærer. Indstilling hertil er udarbejdet af selskabets advokat. Bestyrelsen vedtog at udsætte dette punkt til generalforsamlingen 2027, idet det ikke er presserende og dagsordenen allerede er ganske omfattende.
6.3 Forslag fra Kim Sorth Andersen på vegne af 26 aktionærer
Selskabets advokat anbefaler at de 7 ændringsforslag behandles enkeltvis, og at disse opdeles i 4 forslag, som vedrører vedtægterne til fremlæggelse på generalforsamlingen, og at de 3 forslag, som vedrører ejeraftalen, fremlægges på aktionærmødet.
Overordnet set så er der nogle ønsker i forslagene, som vi godt kan være enige i, og flere af dem peger også fint i den retning, som vi netop har bevæget os de sidste par år, fx øget professionalisering, øget armslængde/frihed til udvalgene og mere fokus på udvikling frem for drift. Tilgangen bør derfor være, at vi erklærer os enige i retningen, men også peger på, at vi mener, at nogle af forslagene bør justeres.
Forslag 1 (ændring 4): En aktionær kan repræsentere 1 fuldmagt mod i dag 3.
Preben havde optalt antal fuldmagter de foregående år: 2019: 48 stk., 2020: 38 stk., 2021: 32 stk., 2024: 24 stk. og 2025: 15 stk. Det blev besluttet, at vi præsenterer disse data, og at vi gør opmærksom på, at det kan betyde, at generalforsamlingen ikke er beslutningsdygtig, men at vi i øvrigt er åbne for forslaget, og at vi vil fastholde, at generalforsamlingen skal være en festdag.
Forslag 2 (ændring 5): Beslutning om at reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer til 7 i 2027 og til 5 i 2028. Dette er et forslag om beslutning taget til referat og ikke en vedtægtsændring, og derfor kan det vedtages med almindeligt flertal.
Forslaget vil begrænse deltagelsen og dermed også være en begrænsning af perspektiver, der bringes til bordet. Samtidig er der stadig en række opgaver, som skal løses af bestyrelsen. Vi ser som bestyrelse ikke behovet for at reducere, og vi kan derfor ikke anbefale forslaget. Forslagsstillerne skal udfordres på, hvorfor en reduktion af antallet bestyrelsesmedlemmer er vigtig.
Forslag 3 (ændring 6): Bestyrelsesmedlemmer kan maksimalt vælges for 5 år.
Forslaget om maksimalt 5 år er uhensigtsmæssigt, hvis man vælges for 2 år. I vejledning omkring god selskabspraksis fremgår det, at det i nogle selskaber kan være en fordel at begrænse, hvor lang tid man sidder, men her tales om max 12 år. Vi er enige i, at det er vigtigt med fornyelse, men det er også sket i praksis, idet der løbende er kommet nye til. Samtidig er kontinuitet også en værdi i en bestyrelse. Og da alle er på valg hvert 2. år, så er der åbent for rotation. Det fremgår i øvrigt at forslaget, at man maksimalt kan vælges for 5 år samlet, og ikke sammenhængende. Vi foreslår ”ingen ændringer”, dvs. bevarelse af den nuværende tekst.
Forslag 4 (ændring 7): Bestyrelsen vælger formand og næstformand, så rotationsbehov støttes bedst muligt.
Den foreslåede tilføjelse er en hensigtserklæring, som ikke hører hjemme i vedtægter. Bestyrelsen foreslår derfor, at dette forslag bortfalder.
7. Aktionærmødet
7.1 Forslag med bestyrelsen som forslagsstiller
Konsekvensrettelse af udtrykket ”frivilligt arbejde” til ”frivillig indsats”. Vedtaget på tidligere bestyrelsesmøde.
7.2 Forslag fra Kim Sorth Andersen på vegne af 26 aktionærer
Der er 3 ændringsforslag som hører til Aktionærmødet:
Forslag 1 (ændring 1): Udvalgsformænd ikke må være bestyrelsesmedlemmer og udvalgsformanden nedsætter selv sit udvalg.
Der var enighed blandt de deltagende om, at der er store fordele ved at der er direkte kontakt mellem bestyrelse og udvalg – både så bestyrelsen er velinformeret om, hvad der foregår, og så der sidder en bestyrelsesrepræsentant i udvalgene. Det er med andre ord vigtigt, at der er et bindeled, dvs. at der bør være en repræsentant for bestyrelsen i udvalgene, uden at det dog behøver at være formanden. Den foreslåede ændring vil øget behovet for kommunikation mellem udvalg og bestyrelse og kan gøre det sværere at koordinere evt. konflikter mellem udvalgene. Herudover kan det være unødigt begrænsende. Vores modforslag til tekst er ”Det er vigtigt med en gensidig kommunikation mellem bestyrelse og det enkelte udvalg og udvalgene indbyrdes. Det kan organiseres ved, at et bestyrelsesmedlem er medlem af eller formand for det enkelte udvalg.”
En anden dimension i forslaget er, at udvalgsformænd vælges for 2 år. Her er det vigtigt, at bestyrelsen fortsat har ledelsesretten, herunder til at udskifte formanden.
En tredje dimension i forslaget er, at udvalgsformanden selv nedsætter sit udvalg for 2 år. Dette forslag kan medvirke til at fastholde en indspist kerne af udvalgsmedlemmer og gøre det svært for nye interesserede at blive medlemmer. Vores modforslag: ”Udvalgsmedlemmer vælges for 1 år ad gangen i et samarbejde mellem bestyrelse og udvalgsformand, og det tilstræbes at sikre en balance mellem kontinuitet og fornyelse.”
Forslag 2 (ændring 2): Bestyrelsen vælger projektledere, men kan ikke vælge bestyrelsesmedlemmer.
Her gælder samme argumentation som ovenfor. Herudover kan det være svært for en projektleder selv at nedsætte sin projektgruppe, da de ikke nødvendigvis har et bredt kendskab til hvem, der kunne have egnede kompetencer. Vores modforslag: ”Bestyrelsen vælger projektledere for ad hoc-opgaver og vælger sammen med projektlederen, blandt aktionærer eller personer fra den tilknyttede personkreds, deltagere til at løse opgaven.”
Forslag 3 (ændring 3): Bestyrelsen kan ikke vælge et bestyrelsesmedlem til driftsfunktioner.
Vores forslag: ”Bestyrelsen ansætter det nødvendige personale eller indgår aftale med eksterne leverandører til at forestå den daglige drift.”
7.3 Forslag fra Kim Sorth Andersen om, at olivenplukning fremtidig ændrer status og tilrettelægges som en aktionæruge
Plukning af oliven er hidtil gennemført som en gruppe – i 2025 på 23 personer – som på egen hånd arrangerer plukningen. I 2025 resulterede dette i 60 liter olie, hvor hver plukker honoreres med en liter olie. Den resterende olie stilles frit til rådighed i fælleskøkkener. Alle deltagere betaler selv ophold og forplejning – selskabet yder ikke økonomisk bidrag hertil. Helt identisk olie kan indkøbes i kooperativet til ca. Euro 20 pr. liter.
Praksis for aktionæruger er at ophold uden beregning (værdi gennemsnitlig kr. 1.200/uge/person) og tilskud til forplejning på kr. 750 pr. person. Omkostning som aktionæruge vil svare til manglende lejeindtægt + tilskud til forplejning x antal deltagere.
Det indstilles, at olivenplukningen 2026 ikke gennemføres som en aktionæruge, men i stedet som en temauge og følger vilkårene herfor. Karen drøfter forinden generalforsamlingen dette med Kim Sorth og Jens Heiberg, som hidtil har koordineret plukningen.
8. Valg til bestyrelsen
Vi fastholder vores tidligere indstilling til kandidatur.
9. Valg til konfliktråd
Det eksisterende råd og to suppleanter er på valg 2026. Præsentationen af konfliktrådet ses i dagsorden/referat fra Aktionærmødet 2024 på hjemmesiden. Kim kontakter de valgte og hører, om de er villige til genvalg.
10. Udsendelse af invitation til at deltage i udvalgsarbejde m.m.
Denne invitation udsendes umiddelbart efter bestyrelsesmødet. På mødet blev fremlagt et udkast. Ift. udkastet blev det vedtaget, at begrundelsen skal være en efterspørgsel efter nye gode kræfter, og at der ikke er behov for reference til ejeraftalen. Sidst i invitationen tilføjes, at der løbende vil blive annonceret invitation til deltagelse i projekter. Deadline for tilmelding ændres til 5. maj.
11. De praktiske forhold omkring generalforsamlingen og aktionærmødet
Ajourført ”To do Liste” indgik som bilag 6. Listen blev gennemgået punkt for punkt.
Ift. kandidatur til bestyrelsen er tidsfristen for at få sit kandidatur på hjemmesiden den 14. april.
Bestyrelsen drøftede et forslag til stemmetæller som Preben kontakter.
Invitation til informationsmøde for nye medlemmer og til strategioplæg skal fremgå af invitationen.
1. april udsendes:
- Praktiske oplysninger og dagens program (inkl. beskrivelse af infomøde (Henrik/Karen), og strategimøde (Kim) + middag m.v. (Preben))
- Tilmeldingsformular (Preben)
- Dagsorden (inkl. bilag (Kim) om 2025)
o Generalforsamling
o Aktionærmøde - Fuldmagter (Ingerlis/Kim)
- Mini-CV skabelon for kandidater (Ingerlis som i 2025)
12. Bestyrelsens beretning
Beretningen skal fremhæve de aktiviteter og resultater, der er nået i det forløbne år. For at holde fokus på bestyrelsens aktiviteter og det mere strategiske niveau, vælger vi i år at undlade præsentationer for de enkelte udvalg, og i stedet at holde et kort oplæg om handlingsplanen. Jesper står for det oplæg. Peter laver oplæg om økonomidelen. Kim koordinerer med Jesper og Peter.
Kims del bliver holdt i helikopterperspektivet og den konsolidering af driften vi har været igennem, og hvordan det er grundlaget for det videre strategiarbejde. Vi fremhæver vores arbejdsgiveransvar og ønsket om at fastholde det nuværende setup og det gode samarbejde samt udfoldelse af Nathalies værtskabsrolle. Vi skal også fremhæve, at det kan være svært at have mange arbejdsgivere. Desuden hvordan vi vil arbejde med at implementere strategien, at vi har god belægning, som bidrager til god økonomi, men også giver stort slid. Vi er færdige med 19 og 20 og kontorer. Næste store projekt med poolfliser i gang. Fælles udvalgsdag og udvalgene sat på skinner. De 100+ der har deltaget med frivillig indsats.
Kim rundsender udkast til bestyrelsen inden generalforsamlingen.
13. Henvendelser til bestyrelsen
- Der er indkommet forslag fra Ziggy Heilsberger omkring ændringer af vilkår og priser. Karen svarer ham, at priser og vilkår er bestyrelsens anliggende, og at bestyrelsen vil inddrage hans forslag, når priserne til næste år skal justeres.
- Der er indkommet forslag fra Søren Rasmussen angående opbevaring af vin i My’s kælder. Karen svarer, at der bliver kigget på en løsning, men at det ikke kommer på plads før generalforsamlingen.
- Der er kommet henvendelse fra Michael Dehn angående de elektriske skodder i bolig 31-36. Se punkt 3.
- Der har været henvendelse fra Kim Sorth Andersen vedrørende manglende dokumenter på hjemmesiden. Dette er nu i orden.
- Der har været henvendelse fra Kim Sorth vedr. forsikring på golfvognen. Sagen er på plads.
- Der har været henvendelse fra Arne Hald vedr. anskaffelse af romaskine til fitnessrummet. Indretningsudvalget og aktivitetsudvalget behandler forslaget. Jesper har svaret Arne.
- Der har været henvendelse fra Charlotte Degn om forslag vedrørende akustikloft i My’s. Bygningsudvalget tager opgaven med i fremtidig handlingsplan.
- Der har været henvendelse fra Jørn Grankvist med forslag til et projekt vedr. dokumentation af vedligeholdelses- og udviklingsprojekter på L4M. Karen svarer Jørn Grankvist, at vi gerne opretter et projekt desangående med ham som projektleder.
14. Emner til næste nyhedsbrev
Der laves ikke et egentligt nyhedsbrev efter dette møde. Dog udsendes invitationen omtalt i punkt 10.
15. Næste møde
Onsdag d. 13. maj kl. 15.00-21.00, Hotel Nyborg Strand.
16.Eventuelt
Vi fortsætter praksis med, at nye aktionærer får en fotobog ifm. deres køb.