Bestyrelsesmøde 9. oktober 2026

af | 28. okt 2026 | Mit Franske Slot A/S

Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S

Tid og sted: Fredag d. 9. oktober 2026, kl. 17.00  – 19:30, på Hotel Nyborg Strand

Deltagere: Bestyrelsen, afbud fra Peter Davidsen

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt

2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet d. 9. september 2026
Godkendt med 2 noter. I referatets punkt 4 om booking står, at vi i 2025 ”heller ikke nåede op på det beregnede antal bookinger”. Det er en fejl. I referatets punkt 6 om handlingsplan burde være præciseret et ønske om, at budget for de kommende 3 år fra nu af lægges ind i planen.

Referat tilføjes en note med henvisning til disse 2 bemærkninger.

3. Korte orienteringer – udgår da ”sidste nyt” er indeholdt i øvrige punkter

4. Opsummering af det forudgående seminar
Tilfredshed med forløbet af seminaret med udvalgene samme forudgående dag. Bestyrelsen noterer, at udvalgene gik på opgaven med ”omkostningsbevidste” løsninger med krum hals. Enighed om at gentage seminaret i 2027.

5. Akutte projekter. V. Mariane

  • Tennisbanen. Sidste nyt er, at der er indgået en aftale med entreprenøren, som dags dato (9.10) arbejder på at færdiggøre banen. Fra vores side har Jørn Grønkjær og Dirk deltaget. Der er lavet et skriftligt dokument om afleveringsforretning. Preben Ringgård ankommer til L4M i slutningen af uge 42, ellers bliver det Kim, som er der, dog senere.
    Enighed om, at afleveringsforretning sker, når vi er klar til det; idet vi gentagne gange har ventet forgæves på entreprenøren.
    Opmærksomhedspunkter fra vores side:
    Dirk har indkøbt maling for 2.000 euro – som skal modregnes i faktura fra entreprenør.
    Picklebanens stolpehuller står skævt i forhold til tennisbanen. Løsning: Flyt picklebanens streger.
    De tunge multistolper bør byttes til 4 lettere stolper, Dirk følger op på dette.
  • Poolen. De blå fliser over overløbsrenden udskiftes hele vejen rundt. Det er lykkedes Bjarne Haulrik at finde frem til det tyske firma, som i sin tid leverede de oprindelige, og som leverer keramik til Hunderwasser projekter.
  • Stenmurene- Muren mod Ancient Chemin de Salernes er stillet i bero. Karen har tidligere redegjort herfor. Mur på vej op mod Mys Hus overgår til aktionæruge.
  • Vandskaderne bolig 11 og depotrummet. Årsagen til vand i bolig 11 og depotrum er forventeligt fundet: Hul i rør ved samling i gulv mellem badeværelse i 11 og depotrum. Hullet er lukket, der er affugter på. Dirk – i samarbejde med nødvendige håndværkere – påbegynder efter optørring renoveringen af badeværelset i bolig 11. I depotrummet vurderes det om genopførelse af væg og skader på skabe kan indgå i aktionærugen. Vi afsøger hvorvidt vandskaden er omfattet af forsikring – Dirk er opmærksom herpå.
  • Vandskader i fitnessrum. Der er fuget omkring ovenlysvinduer, men der kommer fortsat vand ind ved regnskyl. Der arbejdes på at lokalisere, hvad der er galt. Vandindtrængningen skal stoppes før renovering af væg og loft kan påbegyndes. Ved fortsat vand er der risiko for skimmelsvamp.

6. Økonomien 2026
Økonomirapporten 2. tertiær er under udarbejdelse. Ting tager tid i Frankrig og den vil først kunne udsendes på sædvanlig vis – medio eller ultimo oktober.

Forklarende note: I Frankrig er bogføring ansvarspådragende og foregår efter standardiserede kontoplaner, derfor hvis et mindre firma som os uden en egentlig regnskabsafdeling er der krav om, at et certificeret firma (i vores tilfælde Novances) skal ind over. Bogføringen kan ikke foretages i et dansk system.

Peter Davidsen, Karen Leth og Kim Folmann tilbragte onsdag d. 29. september sammen og fik sammen grundigt gennemgået økonomien i indeværende år og forudsætninger for de kommende år.

Hovedkonklusionerne herfra, med forbehold i forhold til den endelige rapportering:

  • Omsætningen tegner pr. 1. oktober for hele 2026 til at falde 6,2% sammenlignet med 2025, dette er efter udskrift fra bookingsystemet pr. 1. okt. Evt. efterfølgende spontane bookinger i 4. kvartal er således ikke medregnet.
  • Budgetteret omsætning fra overnatninger 2026 kr. 2.700.000. Nu forventet kr. 2.275.000. (425.000 under budget).
  • Omsætningen 2026 er fortsat højere end 2024, og ”blot” kr. 155.000 mindre end 2025.
  • Problem – omsætningen 2026 er budgetteret for højt. Vi har været for optimistiske i forhold til at fremgangen i belægningen de forudgående år fortsatte i 2026.
  • Gennemgang af handlingsplan 2026 viser, at der er 344.400 kr. i ubrugte midler (1.10) – der er ikke forventninger om at dette beløb ændrer sig i resten af året.
  • Gennemgang af akutte projekter strækker sig over såvel 2026 og 2027 og bogføres særskilt.
  • Rengøring har et merforbrug på ca. 100.000 kr.
  • Dette indikerer et underskud estimeret til kr. 300.000 i 2026.
  • Der er ikke væsentlige afvigelser fra budget ud over ovennævnte.

Beslutning:

  • Peter Davidsen er pennefører på rapporten fra 2. Tertiær, når den foreligger. Kim og Vagn kommer ind over.
  • Desuden laves et snarligt nyhedsbrev: ”Klap hesten, rapporten er på vej”

Akutte projekter:
Håndteres i deres egen lukkede ”cigarkasse økonomi”. Der oprettes særskilt bankkonto hertil.
Vandskader i bolig 11/depotrum og fitnessrum anser bestyrelsen som akutte projekter. Det vil være rettidigt omhu, at skaderne udbedres.
Derfor tages begge projekter med ind i porteføljen af akutte projekter, og samtidigt opretholdes opkrævningen af 6.000 kr. pr aktie i november.
Viser det sig, at udgifterne er mindre end frygtet, vil et overskud fra ”cigarkassen” blive fratrukket aktionærbidraget i 2. halvår 2027, så der er overensstemmelse med faktiske udgifter og det ekstra indkrævede beløb.

Likviditeten vil pr. opgørelsesdagen for 2. tertiær d. 31.07.2026 være presset. Vi har forudbetalt for tennisbanen og flisearbejdet omkring den store pool er afsluttet og betalt – dette er sket inden de kr. 6.000 målrettet hertil er opkrævet.
Dette kræver en særskilt opmærksomhed i afrapporteringen, at vores likviditetsreserve således fungerer som mellemfinansiering i forhold til de akutte projekter.

NOTE: Det bliver undersøgt, om vi kan finde et andet bogføringsfirma, som ikke ligger i Nice og tættere på Cotignac og som har knap så lang behandlingstid i forbindelse med rapporteringer.

7. Handlingsplanen 2026 – justeret pr. 1. oktober i forhold til aktuel økonomi
Ajourført handlingsplanen blev godkendt og udvides med akutte projekter med henholdsvis bolig 11/depotrum og fitnessrum. Der skal laves projektbeskrivelser for begge renoveringer – et foreløbigt estimeret niveau er ca. kr. 100.000 til hvert af de to projekter. Bestyrelsen vedtog, at der til renovering af badeværelset i bolig 11, ønskes en løsning af permanent karakter, men uden en egentlig totalrenovering. Dog væsentligt at vådrumssikring udføres korrekt.

8. Informering og ”opstramning” på håndteringen af bilag
Peter Davidsen laver en ny kontoplan, som i højere grad er tilpasset vores behov, og samtidig overholder fransk lovgivning.
Instruksen til Natalie bliver, at bilag skal attesteres af udvalgsformand før betaling, og konteres efter den ny kontoplan. Formålet er at give os bedre overblik over udgifter i de enkelte projekter i handlingsplanen. Mens bestyrelsesmødet afvikles er Peter D. på L4M og har igangsat dette.
Michael Dehn fortsætter med at servicere udvalgene med et ”skyggeregnskab” af omkostningerne som relaterer sig til hvert udvalg.

9. På vej mod Budget 2027 og 2029

  • Målet er, at vi i 2027 indhenter efterslæbet (underskuddet) fra 2026. Vi budgetterer således med et tilsvarende overskud 2027.
  • Omsætningen forventes i 2027 at være lig den faktiske i 2026, altså hverken fremgang eller tilbagegang i omsætningen.
  • Omsætningen efter de annoncerede prisstigninger på 10% bliver i alt kr. 4.0 mio.
  • Handlingsplanen 2027 afstemmes herefter
  • De akutte projekter håndteres særskilt i deres egen ”cigarkasseøkonomi” – evt. ikke anvendte midler i de projekter, som indgår i listen over de akutte projekter, tilbagebetales i forbindelse med opkrævningen af de faste bidrag 2. halvår 2027
  • Vi forfølger 2027 fortsat muligheden for at opnå reduktion fra 20% fransk moms til 10% på det faste bidrag. Men budgettet udarbejdes konservativt med udgangspunkt i, at der afregnes 20%.
  • Vi budgetterer ikke 2027 med ændringer i service eller personale, men har fokus er rettet mod effektivitet.

Det endelige budget 2027 vedtages på bestyrelsesmødet i november og er forinden afstemt med Handlingsplanen 2027.

Med udgangspunkt i Budgettet 2027 udarbejdes en foreløbig budgetskitse for 2028 og 2029. Målet herfor er styrkelse af likviditeten, hen imod kr. 1,5 mio. samt en handlingsplan på et niveau som afspejler fortsat udvikling og fornyelse.

10. Bestyrelsens håndtering af debatten på Facebook og fremsendte henvendelser til bestyrelsen
Notat om løn er offentliggjort på hjemmesiden den 6. oktober.
Uddybende 2. tertiærrapport udsendes medio/ultimo oktober. Bestyrelsen vil gerne gøre aktionærerne opmærksom på, at dette ikke er usædvanligt. 2. tertiær går indtil 31. august, og der skal ekstern revision ind over. Ting tager tid i Frankrig og at rapporteringen altid har foregået i løbet af oktober.
Enighed om, at bestyrelsen reagerer på debatten på Facebook. Vi ønsker at tydeligt kodeks for opførsel, og en moderator. Kommissoriet for kommunikationsudvalget udvides til at udvalget samlet fungerer som moderator, hvilket udvalget har bekræftet de er parat til.

11. Aktionæruger 2027
I uge 5 er der plads til flere!
Linket til tilmeldinger fortsat åbent, derfor sendes en geninvitation ud. Der er forslag om, at vi giver konkrete eksempler på, hvad der laves i aktionærugen, for at ”lokke” flere tilmeldinger til. Altså noget i stil med ”Hvad er det, vi laver? Var det noget for dig at være med til?

12. Emner til nyhedsbrev – emner ud over dagsordenens punkt 10
Økonomirapport er på vej.
Kommentar til Facebook og udmelding om moderator og kodeks
Sådan arbejder bestyrelsen.

13. Eventuelt
Projektbeskrivelse for lejlighed 15. Karen sender til bestyrelsen med deadline for kommentarer.
Projektbeskrivelse køkken La Maison. Peter sender til bestyrelse med deadline for kommentarer.

Tennisbane overdragelsesforretning Preben, Kim – eller helt tredje person
2. tertiærrapport Peter Davidsen (Kim, Vagn)
Nyhedsbrev Kim, Vagn
Vandskader – forsikringssager?
Handlingsplan tilføjes 2 nye akutte projekter: Bolig 11 og motionsrum Peder S.
Geninvitation aktionæruge Mariane
Projektbeskrivelse lejlighed 15 ud til bestyrelsen Karen (er sendt ud allerede)
Projektbeskrivelse nyt køkken i La Maison ud til bestyrelsen Peter K

20. okt. 2026. Det godkendte interne referat fra Vagn Olsen er redigeret til eksternt beslutningsreferat af Kim Folmann