Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: Onsdag den 9. september 2026 på Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Bestyrelsen, samt i mødets indledning frem til og med dagsordenens punkt 3 formanden for kommunikationsudvalget Børge Bisgaard.
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt
2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet d. 24. juni 2026
Godkendt, dog med bemærkning om at huske at sætte navne på ”hvem-gør-hvad-listen”
3a. Udkast til kommunikationsudvalgets sammensætning, kommissorium og budget
Børge oplyste, at udvalget har holdt 2 møder. Det ene på Ibsens hotel, det andet online.
Såvel sammensætning som kommissorium og budget blev godkendt.
Børge sender navne og kommissorium til Ulla med henblik på hjemmesiden.
3b. Udkast til ny hjemmeside og struktur for fælles IT-arkivering
Godt arbejde! Bestyrelsen beder udvalget og Lars Knudsen fortsætte.
Tre bemærkninger:
- Vigtigt at tage den tid, der skal til for at lancere projektet. Hvis det er for optimistisk at lancere den 1.januar, så hellere vente, til alt er klart.
- Mindst 2 personer bør have adgang til systemet. Kan vi finde en ”bisidder” i aktionærkredsen?
- Der bør være et kodeks for tone og optræden i det ny forum (app´en)
En styregruppe – Børge, Lars Knudsen og Peder Sylvestersen – holder øje med forløbet.
3c. Facebook
Kim og Vagn skriver et svar til Karsten Koed med baggrund i hans klage til bestyrelsen.
Bestyrelsen afviser hans klage.
4. Korte orienteringer af forhold, som ikke indgår særskilt i dagsorden
Nathalie og Dirk. Mariane har haft koordinerende møde med begge.
Overtid afspadseres generelt snarest efter at den er optjent og ferie samt afspadsering skal være afholdt senest 1. maj 2027.
Karen samler op ovenpå en til tider stressende sommer for de ansatte med et skriv til kommende nyhedsbrev.
Booking viser et fald på 7% i forhold til 2025 – hvor vi heller ikke nåede op på det beregnede antal bookinger.
Udvalg. Parkudvalgets kommissorium mangler på hjemmesiden. Preben sender til Ulla. Interiørudvalget har fået Kirsten Rønn og Mette Damm som medlemmer, men Hanne Gylling er trådt ud. I bygningsudvalget har Max List trukket sig, John Helleberg er næstformand.
5. Onboarding
Udvalgets køreplan er rigtig god. Fortsæt!
To bemærkninger:
- Vi skal have fat i alle aktionærer, ikke bare nye. Gør onboarding til punkt på GF? Altså noget i stil med: ”Er der noget, du er i tvivl om – så gå ind på mitfranskeslot.dk og læs om det.” Udvalget bestemmer selv udgivelsestidspunktet når alt er klart.
- Nathalie genoptager traditionen med apero. Serveringen er ikke det vigtigste. Vigtigt med faste tidspunkter – så dette bliver en tradition.
6. Handlingsplanens udformning
Peder fremlagde justering til handlingsplan til 2027. OK fra bestyrelsen.
Ønske om at handlingsplanen bliver mere dynamisk og justeres efterhånden som de enkelte projekter gennemføres.
7. Seminaret med udvalgene den 9. oktober Diskussionen koncentrerede sig mest på kommunikation. Der er enighed om, at dette er et vigtigt punkt. Det gælder udvalg i forhold til ansatte, aktionærer i forhold til ansatte og ansatte indbyrdes.
Diskussion om, hvor omfattende udvalgenes forslag til handlingsplan skal være FØR mødet. Peder Sylvestersen laver et Excel-ark, som udvalgene udfylder og afleverer til bestyrelsesmødet, som holdes i umiddelbar forlængelse af temadagen.
8a. Forsikringer
Vores nuværende brandforsikring er fra 1. juli 2024 og ligger i First Agenda. Den dækker ifølge Nathalie naturkatastrofer i Frankrig – der er altså ingen force majeure begrænsning.
Hvor meget dækker den så:
- Ved driftstab svarende til årlige lejeindtægter.
- Ved naturkatastrofe: Markedsværdi (2025 bogført dkk 27-28 mio.).
Til afklaring: Er dækningen tilstrækkelig. Holdning: Vi er ikke dækket tilstrækkeligt ind.
Ønske: En beredskabsplan bør på bestyrelsesmødet i november.
Vigtigt: Der er krav i Frankrig om aftaler med naboer om brandhæmmende foranstaltninger, og når buskads klippes, skal der være dokumentation for skriftlige aftaler med naboer. Peter Davidsen afklarer om forsikringen skal udvides.
8b. Moms
Den 3. maj blev MFS anmodning om momsfritagelse sendt. Den 29. juli kom der svar. Anmodningen afvist.
Der er 2 måneders frist for indsigelse. Den franske advokat laver oplæg til indsigelse, men inden den sendes, er der et foretræde med advokaten, en lokal inspektør fra myndighederne, Nathalie og Peter Davidsen. Vores muligheder er dels en EU-afgørelse, som taler til vores fordel, samt det faktum, at Mit Italienske Slot A/S under samme EU regler praktiserer alene 10% moms. Budgettet 2026 og for de kommende år opererer med 20% moms på det faste bidrag.
8c. Akutte byggeprojekter
Den oprindelige, portefølje af akutte projekter blev estimerede til en samlet udgift til fire byggeprojekter til i alt kr. 955.000 eksklusive moms. Dette blev på generalforsamlingen vedtaget til gennemførelse via et ekstraordinært bidrag kr. 6.000 med betalingsfrist d. 1. november.
Med de nye oplysninger, der dels forelå på mødet og fremkom i dagene efter mødet er listen justeret.
Efter mødet med kommunen sættes stenmuren mod vejen på stand by. Renovering af den store pool bliver mindre omfattende end først planlagt. Modsat er vandindtrængen nu så massivt i bolig 11 og tilstødende depotrum, at der skal handles herpå. Skaderne er overskuelige i 11 og depotrummet, men at få stoppet vandet fra den bagvedliggende skråning er mere omfattende og med en uvished omkring økonomien før den endelige løsning er fundet – måske et omfangsdræn og en brønd kan blive nødvendig, eller måske en mere omfattende løsning som bagvæggen ved bolig 15 og 16, hvor det var samme problem. Udgravning ved bagmuren til bolig 11 og depotrummet igangsættes med henblik på at få fundet en løsning på problemet.
På baggrund heraf besluttes at beløbet kr. 6.000 opkræves som planlagt og at vi kommunikerer tydeligt herom i næste nyhedsbrev.
8cc. Notat om lønninger
Notatet med bestyrelsens argumenter for lønniveau offentliggøres snarest. Karen, Peter Davidsen og Kim færdiggør.
8d. Budget 2027
Det besluttes, at priser for 2027 hæves. Sidste justering var i 2023.Dette beror på dels generelle prisstigninger og inflation i Frankrig siden 2023, og dels det faktum, at vores eget brug af L4M aktuelt er stagnerende og måske falder med 7-8 % i 2026. Vi kan således ikke budgettere med fortsat vækst i belægningen.
Det faste reservationsbidrag justeres med 10%, og leje af boliger med gennemsnitlig 10%, dog således, at boliger med køkkener hæves forholdsvist mere, da disse boliger til 2027 alle er renoveret.
Ingerlis og Peter K. anmodes om at komme med et oplæg til fordeling af prisstigning på de forskellige boliger og sæsoner, dette godkendes inden udsendelse i nyhedsbrev.
Samtidigt kommer vi til at tilpasse Handlingsplanen 2027 herefter. Bestyrelsen besluttede samtidig at udvide budgetlægningen til 3 år 2027-29 således at budgettet viser en klar trend hen mod tilstrækkelige midler til vedligeholdelse og til styrkelse af likviditeten frem mod målet kr. 1,5 mio.
I forhold til seminaret med udvalgene d. 9. oktober fremhæves at mange indsatser også kan gennemføres for mindre budgetter, f.eks. den igangværende fornyelse af hjemmesiden, on-boarding, designmanual og aktivitetsudvalget.
9. Henvendelser til bestyrelsen
Karen oplyste, at der ikke er yderligere henvendelser siden sidste bestyrelsesmøde end dem, som indgik i debatten omkring Facebook, dagsordenens 3c.
10. Emner til næste nyhedsbrev
Opfølgning på højsæson, forsikring, økonomi, ny hjemmeside, vandskader, multibane.
Hurtig udsendelse af hensyn til prislisten som skal publiceres inden næste faste booking.
11. Eventuelt. Intet at bemærke
Godkendt internt referatet udfærdiget af Vagn Olsen, redigeret til offentliggørelse d. 19. sep. 2026 af Kim Folmann
CALL TO ACTION SKEMA
| Kommissorier og udvalg på web | Bestyrelsens kontaktpersoner tjekker at nyeste udgave ses på hjemmesiden | ||||
| Onboarding – et emne til GF? | Alle | ||||
| Excel ark til udvalg forud for 9.okt. | Bestyrelsens kontaktpersoner bedes videresende | ||||
| Forsikringer – er de gode nok? | Peter Davidsen | ||||
| Beredskabsplan for MFS? | Emne til bestyrelsesmøde november | ||||
| Indsigelse moms-sagen | Peter Davidsen | ||||
| Mødet med udvalg 9.oktober | Kim, Mariane, Vagn | ||||
| Notat om lønninger offentliggøres | Peter Davidsen, Karen, Kim |