Kommissorium for Bygningsudvalget
1. Formål
Bygningsudvalget har til formål at understøtte ejendommens langsigtede værdi, funktionalitet og æstetiske kvalitet gennem planlægning, prioritering og gennemførelse af vedligeholdelses- og forbedringsopgaver vedrørende ejendommens bygninger, fællesarealer og tekniske anlæg. Herunder at sikre funktionsduelighed og lovlighed af bygningsanlæg og installationer.
Udvalget skal bidrage til, at ejendommen drives og udvikles på en både økonomisk, ansvarlig og fremtidssikret måde, så større vedligeholdelsesbehov identificeres og håndteres i god tid.
Det er ligeledes afgørende at der indtænkes grønne og klimasikrede løsninger der bidrager til et ansvarligt forbrug.
2. Ansvarsområde
Udvalget har ansvar for at behandle og fremsætte anbefalinger til bestyrelsen vedrørende bygninger og fællesarealer, tekniske installationer, forbedrings- og udviklingsprojekter samt langsigtet vedligeholdelsesplanlægning.
Området omfatter blandt andet:
• Indvendigt og udvendigt vedligehold
• Fællesfaciliteter og udearealer
• Tekniske anlæg og installationer
• Energioptimering og modernisering
• Flerårige vedligeholdelses- og investeringsplaner
• Forebyggelse af uforudsete skader og større driftsmæssige overraskelser
3. Samarbejde med Facility Manager
Udvalget samarbejder tæt med ejendommens facility manager.
Den daglige kontakt og koordinering mellem udvalget og facility manager varetages af en referenceperson, som er medlem af udvalget og samtidig fungerer som facility managers nærmeste foresatte på vegne af bestyrelsen.
Referencepersonen har ansvar for:
• Løbende dialog og koordinering med facility manager
• Prioritering og opfølgning på opgaver inden for de rammer, der er fastlagt af bestyrelsen
• Formidling af information mellem facility manager og udvalget
• Sikring af, at relevante forhold og problemstillinger forelægges udvalget og bestyrelsen
Facility manager har det daglige ansvar for drift og vedligehold inden for de rammer, der er fastlagt af bestyrelsen.
Samarbejdet skal sikre videndeling, faglig sparring, projektforberedelse og koordinering af vedligeholdelses- og forbedringsprojekter.
Facility manager kan bistå udvalget med kontakt til leverandører, indhentning af tilbud, praktisk koordinering og opfølgning på udført arbejde.
Udvalgets medlemmer kan yde faglig bistand efter aftale med referencepersonen.
Udvalget kan ikke pålægge facility manager opgaver direkte. Opgaver, prioriteringer og instrukser gives gennem referencepersonen og inden for de rammer, der er fastlagt af bestyrelsen og ansættelsesforholdet.
Facility manager deltager ikke i udvalgets møder, men modtager referat af møderne og holdes orienteret af referenceperson.
4. Sammensætning
Der skal så vidt muligt sikres kompetencer inden for relevante områder såsom byggeri, tekniske installationer, drift, vedligeholdelse og projektledelse.
Vedtaget af bestyrelsen, september 2026
Bygningsudvalgets medlemmer 2026/2027
Formand: Mariane Jørgensen
Medlemmer: John Henneberg (næstformand), Peter Karlsen, Peter Reinholdt, Bjarne Haulrik
Associerede medlemmer: Michael Dehn-Jensen, Niels Erik Jensen, Peter Hartmann
Referater fra Bygningsudvalgets møder