Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: 29. juli 2025 kl. 19-21, online
Deltagere: Kim, Karen, Peter, Preben, Jesper, Bjarne, Henrik, Claus og Mariane
Afbud: Ingen
Referent: Jesper
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt som fremlagt.
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Der har ikke været nogen indvendinger mod det fremsendte referat, så det er godkendt.
3. Korte orienteringer
Fra formanden
Der er kommet en henvendelse fra Peter Hartmann vedrørende tilstand på vores hegn ved poolen, hvor der flere steder ses rust. Henvendelsen sendes videre til Bygningsudvalget for opfølgning, evt. med sandblæsning og fornyet maling. Kim orienterer Peter.
Der er stadig tilfælde af, at folk prøver at overdrage deres booking i facebook-gruppen. Bestyrelsen afventer selvjustits. Vi skal overveje, om vi i senere nyhedsbrev skal præcisere, at det er mod reglerne.
Fra aktionslisten:
| Aktion | Ansvarlig | Status |
| Indkøbe og implementere Microsoft 365 for bestyrelsen og bookingfunktionen samt Nathalie plus undersøge muligheden for at flytte nuværende mailkonti til samme pakke (og væk fra OneHouse) | Henrik (og Peter) | Henrik har været i kontakt med OneHouse, men Microsoft 365 er ikke indkøbt endnu |
| Udsendelse af og efterfølgende opsamling på spørgeskema (udsendes med nyhedsbrevet) om kompetencer og frivilligt arbejde og udsendelse | Karen og Preben | Spørgeskema er sendt ud, men der har været meget begrænset respons. Det genudsendes separat. |
Fra daglig leder (v. Nathalie og Karen)
Den daglige drift
Juli har været meget travl, bl.a. fordi der har været udfordringer med nogle gæster, fx ikke overholder check-ud tiden kl. 11, eller ankommer for tidligt og umuliggør rengøring. Der er også enkelte, der efterlader boligerne meget beskidte – så nu er rengøringspersonerne bedt om at tage billeder af den slags.
Herudover er en del småting gået i stykker. Der har også været behov for at holde ekstra orden i poolområderne. Rengøringshjælperen Marta har hænderne skruet godt på og kan lave en del af småtingene uden at skulle tilkalde håndværkere. Der har været særligt pres på lørdage, så foreløbigt arbejder Nathalie om lørdagen og holder fri om mandagen. Generelt oplever Nathalie positiv feedback fra gæsterne, og hun er rigtig glad for sit arbejde.
Status på indhentning af tilbud omkring indendørs maling af dele af La Maison og omlægning af dele af terrassen langs poolen
Nathalie har været i dialog med en maler om opgaven med maling indendørs i Maison, som flere gange har lovet at sende tilbud, men endnu ikke har gjort det. Nathalie rykker ham og spørger desuden 2 andre. Bestyrelsen præciserede, at vi altid gerne vil have mere end ét tilbud, og at det er vigtigt at entrere med nogen, som vi også kan regne med dukker op på det aftalte tidspunkt.
Mht. opgaven med reparation af terrassen langs poolen bør vi ligeledes, sikre at få 2-3 tilbud, hvor de ud over pris beskriver deres forslag til løsning. Det er vigtigt, at vi kan se, om de har lavet noget lignende før. Nathalie har fået et første tilbud på en løsning med et prisoverslag på 46.000 euro. Det er vigtigt, at vi får mindst ét tilbud mere og gerne hurtigt, så vi kan tage beslutning og indgå en aftale, så det kan laves i den kommende lavsæson. Nathalie har foreløbig dialog med yderligere én. I forhold til tilbud er det vigtigt det også klart fremgår hvilken teknisk løsning de hver især foreslår. Når det er aktuelt, er det Bjarne, som forhandler det endelige tilbud.
Fra bookingfunktionen
Statistik på bookinger var sendt ud til mødet som bilag 1. Det viser en fremgang på overnatninger ift. 2024 på 5-6% for 2025 i forhold til 2024, baseret på aktuelt gennemførte bookinger i 2025.
Fra udvalgene (ved formænd)
Bygningsudvalget:
Det er lykkedes at finde 3 frivillige aktionærer til at lave nyt akustikloft i Mys Hus, planlagt til den første uge i december. Alle værelser i My’s er reserveret den uge. Dog kan 35 og 36 frigives om nødvendigt.
Der er to planlagte branddøre, som det har vist sig ikke er lovpligtige, idet tremmerne foran vinduerne er fjernet, hvorfor der nu gennem vinduerne er en flugtvej. Vi sparer ca. kr. 45.000.
Frederic har fået lavet en løsning for styring af hovedporten.
Mht. hegn langs terrassen ved La Serre, ser vi om der bliver hegn tilovers fra projektet med renoveringen af hegnet langs den store pool, idet dele heraf ikke sikkerhedsmæssigt er nødvendigt.
Projekt med at få etableret lader til elbiler er i proces.
Indretningsudvalget:
Der er indkøbt nyt loungesæt til Mys terrasse til udskiftning af de store klodsede og museædte fletstole, og der er som forsøg købt 3 x 2 genopladelige lamper for at teste behovet for mere mobilt lys. Der er desuden købt supplerende parasoller, og der har været dialog med Karen og Nathalie om sengetøj. Udvalget har fysisk møde 14. august.
Det Gode Liv Udvalget:
Claus har stadig problemer med at få medlemmerne til at dukke op til møder, ved sidste møde deltog kun 3 ud af 8. De arbejder bl.a. på nogle bænke til minigolfbanen, da de ser det som kunst. Det understreger, at der er behov for en videre snak om overlappet mellem udvalget og fx Indretningsudvalget.
Parkudvalget:
Der har ikke været møde i udvalget siden formandsskiftet. Preben har været i dialog med Tina, som har nogle forskellige ting, hun har brug for at få afklaret, bl.a. ift. samarbejdet med gartneren. De vil også se på muligheden for at udvide parkugen i uge 11 ift. deltagerantal.
Kommunikationsudvalget:
Der har været arbejdet hårdt på en mockup for en løsning til at aktionærerne selv kan indtaste og vedligeholde personoplysninger. Henrik er dialog med udbyder af Microsoft 365 og har nogle mindre ting, han skal have afklaret i den sammenhæng. Henrik påpegede, at vi ikke har en IT-ansvarlig. Han laver oplæg til løsning på det til næste møde.
Økonomiudvalget:
Q1 regnskab er lige på trapperne. Udlejningsindtægterne er steget med 9% ift. Q1 i 2024, og udgifterne er steget lidt mindre end budgetteret, så økonomien er positiv i forhold til budgettet. Der har ikke været større uventede omkostninger. Økonomirapporten Q 1 bliver lagt på hjemmesiden, når Peter har det klar. Michael står for opfølgning af økonomien på handlingsplanerne overfor udvalgene.
4. Viceværtsfunktionen
4.1Status på ejendomseftersyn
Er ikke gennemført som beskrevet i udvalgets seneste rapport. Men vi har en udmærket oversigt i form af handlingsplanen for Bygningsudvalget.
4.2 Udkast til stillingsopslag
Karen og Nathalie har lavet et udkast til stillingsopslag sammen (bilag 2). Det blev aftalt, at vi kan acceptere afvigelser ift. ugentligt timetal både op og ned.I dag løser Marta mange af småtingene, og de to andre medhjælpere i rengøringen kan også løse en del, plus vi kan trække på Frederic til de større opgaver. Det blev understreget, at vi har behov for vicevært, der ud over småtingene også kan stå for de store vedligeholdelsesopgaver og løse disse på professionelt niveau og med håndværksmæssig erfaring. Hvis det bliver på fuld tid, så kan han evt. også stå for gartnerarbejdet.
Det blev aftalt, at løse opgaven som følger:
- Nathalie afsøger sit netværk for mulige kandidater, som hun inviterer til rundvisning og en uformel samtale med udgangspunkt i det udarbejdede stillingsopslag.
- Bygningsudvalget afsøger sit netværk for mulige kandidater. Nathalie inviterer ligeledes disse til en rundvisning og en uformel samtale.
- Vi bør også være åbne for en anden løsning i form af en evt. kontrakt med et håndværkerfirma med erfaring i ejendoms service.
- Bestyrelsen inviterer aktionær Claus Maron, der taler flydende fransk, til at deltage i processen og håndtere henvendelser fra interesserede
- Det udarbejdede stillingsopslag oversættes til fransk, hvorefter Nathalie og Karen samarbejder om at få det annonceret på lokale FB-sider og i lokale aviser primo august samt andre relevante steder som fx LinkedIn.
- Relevante kandidater indkaldes til en formel ansættelsessamtale inden 1. oktober. Bestyrelsen bemyndigede: Bjarne som deltager i processen i sin egenskab af bygningskyndig, Karen som tovholder på opgaven og Nathalie som nærmeste samarbejdspartner til at gennemføre samtaler og træffe beslutning om ansættelse.
Kim tager en snak med Nathalie omkring bestyrelsen langsigtede ambitioner omkring bygningsmæssige vedligeholdelse og nødvendigheden af, at dette kommer ind i en langsigtet og struktureret planlægning.
5. Hundeværelser
Der har været en debat blandt aktionærer, bookingfunktionen, daglig leder og Karen m.m. omkring hvilke to værelser, der allokeres til og betegnes som hundeværelser. Antallet af hundeværelser er fastlagt af Ejeraftalen og med en afstemning på aktionærmødet 2023 blev antallet med to værelser fastholdt med et markant flertal. Hundeværelser rengøres ekstra, aktionærer med allergi kan med viden om, hvilke værelser, der kan bebos af hunde, undgå disse. Samtidig er der hensynet til, at medbragte hunde forstyrrer øvrige gæster mindst muligt.
Det blev aftalt, at bolig 13 og 15 fremover er hundeværelser. Disse værelser er større, har eget køkken og udenomsarealer, hvor hunde kun i begrænset omfang kan komme i kontakt med andre gæster.
Dette kommunikeres i kommende nyhedsbrev og på hjemmesiden.
6. Forretningsorden
Der var forud for mødet fremsendt et udkast til forretningsorden som bilag 3. Udkastet er udarbejdet med inspiration fra oplæg fra en forretningsorden for et aktieselskab, men versioneret og suppleret med særegne forhold for Mit Franske Slot A/S.
Det er tilstræbt i forhold til den eksisterende forretningsorden:
- At forenkle
- Ikke unødigt at gentage bestemmelser fra: Selskabsloven, vedtægter og ejeraftalen
- At supplere med særegne forhold, som gør sig gældende for Mit Franske Slot A/S
Det blev påpeget, at under ”Tavshedsforpligtelser” at bestyrelsesmedlemmer ikke er afskåret for at deltage i facebook-gruppen som sådan, men at man som bestyrelsesmedlem undlader i facebook-gruppen at blande sig i debatter, der vedrører bestyrelsens arbejde.
Det blev desuden foreslået, at bestyrelsen på årets sidste møde aftaler en mødekalender for det kommende år.
Med disse bemærkninger, blev udkastet til forretningsorden godkendt. Kim tilretter og den tilrettede version sendes ud til endelig godkendelse med referatet.
Den nye forretningsorden synliggøres på hjemmesiden og omtales kort i nyhedsbrev
7. Punkter til det kommende nyhedsbrev
Følgende skal med i næste nyhedsbrev:
- Situationen ift. ansættelse af viceværk (Kim skriver)
- Præcisering af at check-in og check-ud tiderne skal respekteres for at muliggøre rengøring, samt at man har ansvar for at efterlade boligerne i orden (Henrik skriver)
- At det fremover er bolig 13 og 15, hvor man kan medbringe hund (Henrik skriver)
- Peter skriver nyhed om Q1 regnskabet.
Alle udvalg skriver nyt fra udvalgene til Henrik senest tirsdag den 5/8.
Det blev gjort klart, at hvis Kommunikationsudvalget ønsker at redigere i andres indlæg, så skal det ske i samarbejde med den, som har forfattet indlægget
8. Hovedpunkter til kommende bestyrelsesmøde – strategimøde
Bestyrelsesmøde med fokus på strategi er aftalt til 29. september (kl. 16-21).
Fra Bjarne er der fremsendt ønske om at bestyrelsen debatterer:
- Det frivillige arbejde, omfanget heraf, den fortsatte rekruttering og vilkårene herfor
- Økonomi og finansiering af nødvendige større fremtidige bygningsprojekter og den praktiske konkrete gennemførelse heraf
Dette vil indgå som to væsentlige punkter i det fremadrettede arbejde med strategien. Der kommer oplæg til mødet fra den nedsatte forberedelsesgruppe.
Karsten og Helge er inviteret til at deltage i dette bestyrelsesmøde med fokus på strategi, med en funktion som inspirator overfor bestyrelsen med den frihed, det giver at have “armslængdeafstand”.
Ud over strategi skal vi også tale om udvalgsdagen 17. oktober, da den er i forlængelse af strategien.
Andre punkter vi skal have op på dette eller det efterfølgende bestyrelsesmøde, som er 18/10 om formiddagen (efter overnatningen efter udvalgsmødet):
- Vicevært
- Køreplan for udarbejdelse af budget for 2026
- Indkøring af nyt administrativt system
9. Evt.
Vi skal snart have indkaldt til de to kommende aktionæruger. Den traditionelle aktionæruge i uge 4 og parkugen i uge 11. Karen påpegede, at nogle af dem, der typisk deltager, nu skal lave akustiklofter i My’s og evt. køkkener i bolig 15 og 16. Der var enighed om, at invitationen til Aktionærugen skal appellere til nye aktionærer og aktionærer, som ikke tidligere har deltaget. Vi medsender ikke en egentlig arbejdsliste, men mere en overordnet beskrivelse af typen af opgaverne. Kim hjælper Karen og Tina med invitationen, som sendes ud inden 1. september.
Der afsættes i lighed med 2024 kr. 750 /deltager til mad i hver af de to aktionæruger.
Beslutningsreferat pr. 5. august 2025 udformet af Kim Folmann med baggrund i bestyrelsens interne referat.
Aktionsliste
| Aktion | Ansvarlig |
| Regnskab for Q1 skal på hjemmesiden | Peter |
| Indkøbe og implementere Microsoft 365 for bestyrelsen og bookingfunktionen samt Nathalie plus undersøge muligheden for at flytte nuværende mailkonti til samme pakke (og væk fra OneHouse) | Henrik |
| Oplæg til ansvar for IT | Henrik |
| Afklaring af evt. overlap i scope mellem Det Gode Liv udvalget og hhv. Indretningsudvalget og Parkudvalget | Claus, Jesper, Tine |
| Gennemførelse af rekruttering af vicevært (el. vicevært-funktion) som aftalt | Karen og Bjarne |
| Forberede oplæg om strategi-eksekvering | Kim, Mariane, Jesper, Preben (lead: Kim) |
| Indlæg til nyhedsbrevet som aftalt | Se punkt 7 |
| Indlæg til næste nyhedsbrev senest 5/8 til Henrik | Alle |
