Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde mandag 26. maj 2025 i Mit Franske Slot A/S
Tid: Mandag den 26. maj 2025 kl. 16-21,
Sted: Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim, Karen, Peter, Preben, Jesper, Bjarne, Henrik, Claus og Mariane
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt som fremlagt.
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Der har ikke været nogen indvendinger mod det fremsendte referat, så det er godkendt.
3. Kort evaluering af generalforsamlingen
Bred enighed om at UCL Odense er et glimrende mødested, som vi næsten har gratis, og som er nemt tilgængeligt. Også bred enighed om, at vores nye dirigent fungerede fint. Hele praktikken fungerede også upåklageligt. Stemningen var god, så hele den indholdsmæssige del blev også godt modtaget. Det fungerede fint med strategifremlægningen, og det er godt at have noget indholdsmæssigt, som gør det spændende at deltage.
Ift. informationsmødet var kommentarerne at vi bør sikre, at vi får videreformidlet kulturen, at vi godt kan arbejde lidt med vægtningen og fx lidt mindre historie og lidt mere en fremadrettede orientering. Herudover skal bør bestyrelsen kigge på et bredere behov for onbording af nye aktionærer – et punkt vi med fordel kan tage op på et møde senere.
4. Korte orienteringer
Fra daglig leder (v. Karen)
Nathalie synes, hun er kommet godt i gang med det nye rengøringssetup. De har brugt april på rengøringsmæssigt ind i hjørnerne. Mht. viceværtfunktionen havde vi entreret med David, men han sprang fra efter to dage. Nu er samarbejdet med Frederic, som også er fra nærområdet.
Vi har rotteproblemer, og Nathalie har indgået aftale med et rottebekæmpelsesfirma for det kommende år. Nu er der også kommet nogle tigermyg, som er et generelt problem i store dele af Frankrig. Et af de mulige udklækningssteder er vand i underskåle til krukker. Nathalie bestiller nogle til at sprøjte.
Ift. økonomi så er det vigtigt, at udvalgsformændene er meget præcise, med oplysningerne omkring projektnumre.
Der er behov for at indkøbe nyt linned, og det skal være noget andet end det nuværende (ikke være for langt, ikke kunststof, stropper på håndklæderne). Karen har bedt Nathalie aftale indkøb med Indretningsudvalget.
Der er behov for et brev ud inden højsæsonen om, hvad man skal huske er ens egne opgaver som gæst.
Nathalie får mange forslag til forbedringer fra aktionærerne, og hun beder dem om at sende forslagene til bestyrelsens mail. Det bør vi også tage med i næste nyhedsbrev.
Karens observation er, at Nathalie har at lave, og at der derfor er for mange ting, som hun ikke får lavet. Karen mener, at hun har kompetencerne, men at hun er overbebyrdet. Et forhold som bestyrelsen drøfter senere i dagsordenen i forhold til viceværtsfunktionen.
Fra udvalgene (ved formænd)
Bygningsudvalget: Der er to nye, der har meldt sig som medlemmer til udvalget. Vi har en udfordring i, at vores faste elektriker, Patrick, er afgået ved døden. Der har været kæmpet en del med den nye terrasse foran 19, så vi også kan få løst problemet med vand i olietanken. Der er nedsat et lille udvalg der ser på forslag til elbil-ladning. Der er desuden nedsat et lille udvalg omkring akustikdæmpning i My’s hus, og de er også klar til at lave det praktiske i en miniuge i efteråret. Frederic har meddelt, at han godt kan servicere hovedporten. Udvalget har bedt Nathalie indhente tilbud på maling jf. handlingsplanen. Udvalget har møde 2. juni.
Indretningsudvalget: Der er aftalt indkøb af grills (planchas) med Nathalie og den første er installeret og afprøvet i My’s. Flere er på vej. Der er købt acrylglas til brug i Poolhuset såp risikoen for glassplinter reduceres. Der er bestilt nye loftslamper til 35 og 36, men elektriker har ikke været der endnu. I øvrigt er udvalget i gang med at undersøge muligheder for møbler m.v. jf. handlingsplanen. Mht. køkkenerne i bolig 15 og 16 foreslås en lille gruppe med nogle fra hhv. Indretnings- og Bygningsudvalget. Foreslår desuden at vi har en fælles drøftelse med Det Gode Liv udvalget om Konferencerummet, når vi har fælles udvalgsdag. Bjarne fortalte, at Niels Erik vil kunne lave en reparation af vægmaleriet i Konferencerummet.
Det Gode Liv Udvalget: Claus har haft udfordring med at få udvalgsmedlemmerne til at forpligte sig på udmeldte mødedeltagelse og -afholdelse. Nu er mødet flyttet til midt juni.
Parkudvalget: Anker har meddelt, at han godt kunne tænke sig at få en ny formand til udvalget, og han har peget på Tina Vestergaard som ny formand.
Kommunikationsudvalget: Det har ikke været møder i udvalget siden GF, men der er kommet tre historiske artikler på hjemmesiden. Har næste mødet 27. maj.
Økonomiudvalget: Vi er nu tæt på også at få revideret det franske regnskab, og det skal så ud til underskrift.
Peter har d.d. fået en tertialopgørelse fra Novance, som viser, at vi omsætningsmæssigt ligger 4,2% over samme fire måneder 2024.
Peter foreslår, at Ingelis sikrer betalingerne i det danske moderselskab, herunder de mange fakturaer fra Onehouse. Peter har spurgt Lars Frost, om han vil hjælpe, og det har han sagt ja til. Michael kan fortsat servicere udvalgene ift. økonomien på deres handlingsplaner.
Fra bookingfunktionen
Vi har fået fremsendt bookingoversigt fra Ingerlis, og vi ligger fortsat lidt over sidste år. Ingerlis beder os om at forholde os til, at flere, når de ikke kan bruge et booket ophold, annoncerer det på Facebook. Bestyrelsen pointerede, at reglerne i Ejeraftalen meget klart siger, at dette ikke er muligt at overdrage bookingen fra en aktionær til en anden. Men man kan godt videregive et betalt ophold til andre med brugsret omkring den samme aktie. Det er vigtigt, at vi forklarer grundigt i næste nyhedsbrev hvorfor, så det ikke bliver opfattet som urimeligt.
5. Konstituering
Konstitueringen blev som følger:
Formand: Kim.
Næstformand inkl. at være chef for og kontaktperson til Nathalie: Karen. Det blev aftalt, at Karen skal have mulighed for efter behov at kunne flyve betalt ned og tale med Nathalie.
Aktionæruge-koordinator (men ikke for den faglige styring på ugen): Karen.
Økonomiudvalget: Formand: Peter. Med Lars som medlem.
Indretningsudvalget: Formand: Jesper.
Have og Park: Formand: Tine Vestergaard, kontaktperson i bestyrelsen: Preben.
Kommunikationsudvalget: Formand: Henrik.
Bygningsudvalget: Formand/koordinator: Mariane og Bjarne.
Det Gode Liv Udvalget: Formand: Claus.
Direktør: Jesper
Mht. rekruttering af udvalgsmedlemmer pointerede Kim, at udvalgene får stadig større betydning. Det fremgår af reglerne, at det er udvalgsformanden, der bemander udvalget, mens bestyrelsen kun kommer ind over, hvis det ikke fungerer.
Bestyrelsen tiltrådte den gældende forretningsorden med den bemærkning, at der arbejdes på at udarbejde en ny.
6. Forretningsorden
Vi kan med fordel få lavet en ny langt mere simpel forretningsorden, som ikke gentager ting, som allerede er godt beskrevet i selskabsloven, i vores vedtægter og ejeraftalen.
Til gengæld bør vores forretningsorden omfatte de ting, som er særlige for os, herunder at vi har et fransk datterselskab, vores direktørrolle, vores tilgang til forretningskontrol, vores udvalgssystem (bestyrelsen kan nedsætte og ophæve udvalg, give mandat i form af kommissorium og godkendt handlingsplan). Ligeledes skal årshjul og handlingsplan beskrives. Desuden beskrives hvem, der kan deltage i bestyrelsesmøderne, og hvordan vi håndterer referater. Vi skal også have beskrevet relationen til den daglige leder, herunder hvordan hun kan mødes med bestyrelsen, samt samarbejdet med udvalgsformændene (samordnet med hendes stillingsbeskrivelse).
Det blev aftalt, at vi på i hvert fald nogle af bestyrelsesmøderne har Nathalie med på et indledende punkt online. Desuden at vi kan associere deltagere ad hoc til bestyrelsesmøderne.
Vi fastholder, at dagsordenen til møderne låses en uge før mødet. Og at vi er skarpe på, hvornår et punkt er til information, til debat og til beslutning. Beslutningspunkter bør være forberedt med en klar indstilling, ligesom punkter til debat også forberedes med et oplæg omkring det vi skal debattere. Desuden skal vi være meget præcise på, hvem der inddrages i oplæg mellem møderne, dvs. hvem der er ansvarlige.
Det blev besluttet, at Kim og Peter på baggrund af ovenstående udarbejder et forslag til en ny forretningsorden til næste møde.
7. Det videre arbejde med strategien
Der var enighed om, at strategioplægget fra Karsten og Helge rammer rigtig godt. Det de måske ikke kommer så meget ind på er, hvordan vi finansierer den udvikling, der ønskes. Hovedbudskabet kan sammenfattes til ”mere af det samme”, men det er vigtigt, at vi holder fast i, at vi fortsat udvikler på stedet. Et andet vigtigt budskab er, at tingene skal fungere. Et tredje er, at vi skal fastholde en fransk og kunstnerisk stil. Fællesskab er et meget centralt element, og dermed de tiltag, der kan understøtte fællesskaberne, fx de såkaldte krydsfelter. Også understregning af at kommunikationen er et vigtigt element.
Vi skal have en proces, så vi får strategien til at folde sig ud.
Det blev besluttet, at vi afsætter tid i bestyrelsen i form af en hel eller halv dag dedikeret til strategi, hvor vi formulerer, hvordan vi vil arbejde videre med at udmønte strategien, og at der efter det laves et oplæg til udvalgene, som så diskuteres på en fælles udvalgsdag.
En ad hoc gruppe forbereder et oplæg med deltagelse af Kim, Mariane, Jesper, Preben og med Karsten Koed.
8. Forslag om start på anvendelse af bomærke
Henrik præsenterede indstillingen til brug af bomærke, som samlet vil kost 7.000 kr. til designeren. Det blev besluttet at følge indstillingen. Kommunikationsudvalget vil få det implementeret og arbejdere videre med dette som første del af et oplæg til visuel identitet.
9. Viceværtfunktionen
Der er et stort behov for at vi får en mere varig løsning på behovet for en viceværtfunktion. Det er vigtigt, at der er en mere daglig overvågning af, hvad der trænger til at blive lavet, og det er vigtigt at opgaven ikke permanent ligger under Nathalie, men hos en ansat med selvstændigt ansvar og med bygningsmæssige kompetencer.
På kort sigt bemyndiges en fra bygningsudvalget til at lave et omfattende ejendomssyn, der kan danne grundlag for den kommende handlingsplan, og som kan være arbejdsgrundlag for en ny vicevært.
Bygningsudvalget bedes om at fremkomme med input til et forslag til et stillingsopslag til bestyrelsens næste møde. Karen mødes i juni med Nathalie og de færdiggør sammen et stillingsopslag, så en rekruttering kan igangsættes efter næste bestyrelsesmøde i september med ansættelse måske allerede ca. 1. november. Vi arbejder med udgangspunkt i en fuldtidsstilling, og som en stilling, der bliver ligestillet med Nathalies. Og så må vi sørge for 2026 at skaffe den økonomi, der skal til for at kunne honorere denne funktion.
10. Årshjul
Der blev fremlagt et udkast til et årshjul, som også omfatter fast aftale om datoer for bestyrelsesmøderne, som efterfølgende også kan bruges til planlægning for udvalgene. Der blev fastlagt følgende mødekalender:
Bestyrelsesmøde tirsdag den 29. juli kl. 19-21 på Teams med fokus på vicevært
Bestyrelsesseminar om strategien mandag 29. september
Fælles udvalgsdag fredag 17. oktober fra kl. 10 (med efterfølgende overnatning for bestyrelsen)
Opfølgende bestyrelsesmøde lørdag den 18. oktober frem til frokost
Bestyrelsesmøde onsdag 3. december
Bestyrelsesmøde torsdag den 22. januar i L4M
Bestyrelsesmøde tirsdag 24. marts 2026
Generalforsamling: Lørdag den 25. april 2026
11. Implementering af fælles administrativt system
Et oplæg med indstilling om at indkøbe Microsoft 365 som fælles platform blev fremlagt. Flere havde indvendinger mod at knytte sig til et amerikansk system. Der var også bekymring omkring dokumenterne i First Agenda, hvorfor vi er nødt til at tage det i to omgange, hvor flytning af dokumenter i First Agenda ligger i fase 2.
Ved afstemning var der et flertal for at sige ja til forslaget med klausul om, at vi i fase 2 skal kunne sikre flytningen af dokumenterne fra First Agenda, eller om et års tid kunne evaluere, at det ikke fungerer for os og i så fald sige det op igen. Samtidig overvejes hvem der i givet fald er den bedste leverandør til at opfylde vores behov, Der skal sikres den nødvendige træning ift. brug.
Et andet punkt er behov for at forhøje budgettet for Kommunikationsudvalget for at kunne købe et nyt klippekort til timer hos det firma, der står for vores hjemmeside. Det fremlagte forslag er et kort på 50 timer til 42.500 kr. Det blev besluttet at godkende forslaget. Det blev også besluttet, at vi fremover skal sikre, at vi har en buffer til den slags med i budgettet, så vi ikke laver for store afvigelser i løbet af året.
12. Det videre arbejde med kortlægning af kompetencer
Et færdigt spørgeskema er klar, som bestyrelsen gav mandat til Karen og Preben om at implementere det.
13. Punkter til næste nyhedsbrev
Der skal indgå følgende:
- En tekst som Karen leverer om at gode forslag skal sendes til bestyrelsesmailen (og ikke gives til Nathalie) samt opfordring til ”god opførsel” ifm. den kommende højsæson
- Nyhed om skadedyrsbekæmpelse
- Kim laver en tekst om strategiopfølgning, klumme og kort redegørelse omkring overdragelse af bookinger.
14. Evt.
Det blev foreslået, at vi åbner for at kunne vaske privat (mod betaling) i det nedre porthus. Karen tager det med Nathalie.
Bestyrelsen mindede hinanden om, at vi skal huske at få diskuteret prisen på cykelopbevaring. Kan tages sammen med diskussion om cykelparkering, elopladning af cykler samt evt. salg af golfvognen. Til næste møde er der nok også et forslag til løsning for elbil-opladning klar.
Referent:
Internt referent fra bestyrelsesmøde v. Jesper Jerlang – med udgangspunkt i det interne referat er dette redaktionelt bearbejdet til beslutningsreferat til offentliggørelse d. 2. juni 2025 v. Kim Folmann.
Aktionsliste
| Aktion | Ansvarlig |
| Udarbejde forslag til ny forretningsorden inden næste bestyrelsesmøde | Kim og Peter |
| Forberede oplæg om strategi-eksekvering med inddragelse af Karsten Koed | Kim, Mariane, Jesper, Preben (lead: Kim) |
| Implementering af bomærke og opbygning af grafisk identitet | Kommunikationsudvalget (Henrik) |
| Sammen med Nathalie igangsættes et stillingsopslag til en permanent vicevært. | Karen |
| Input/oplæg til stillingsbeskrivelse for vicevært til Karen | Bygningsudvalget (Mariane) |
| Indkøbe og implementere Microsoft 365 for bestyrelsen og bookingfunktionen samt Nathalie plus undersøge muligheden for mere hensigtsmæssig placering af mailkonti | Henrik (og Peter) |
| Tale med Nathalie om muligheden for at man kan vaske tøj i en af maskinerne i nedre porthus | Karen |
| Udsendelse af og efterfølgende opsamling på spørgeskema (udsendes med nyhedsbrevet) om kompetencer og frivilligt arbejde og udsendelse | Karen og Preben |
| Indlæg til næste nyhedsbrev senest onsdag til Henrik | Alle |
