Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde onsdag d. 19. marts 2025 i Mit Franske Slot A/S
Tid: Onsdag d. 19. marts 2025 kl. 16-21,
Sted: Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim, Karen, Preben, Jesper, Bjarne, Henrik, Claus og Jytte (via Teams)
Under punkt 1 desuden Karsten Koed og Helge Mørch Jensen
Afbud: Peter
1. Strategiprojektet
Kim redegjorde kort for baggrunden for strategiprojektet, som startede under den forrige bestyrelse. Udgangspunktet var, at vi nu har været gennem en fem-årig etableringsfase og har behov for nu at kigge mere fremad på, hvordan vi gerne vil videreudvikle vores sted. Strategisk ledelse er en vigtig opgave for en bestyrelse. Efter sidste generalforsamling besluttede vi så, at lade Karsten og Helge lave en indledende undersøgelse som oplæg til en strategi.
Undersøgelsen har dels været en kvantitativ spørgeskemaundersøgelse med 122 besvarelser (65%) og dels to kvalitative workshops med i alt 20 deltagere.
Fokus er på ”i morgen”, så vi kan sammenligne med ”i dag” og udvikle en strategi for hvordan vi bevæger os hen mod ”i morgen”.
Fra spørgeskemaundersøgelsen:
- 78% af de svarende har ønsket et feriested i Sydfrankrig, kun 2% har set det som en investering.
- Hvor stor betydning har fællesskabet – 72% svarer højt eller meget højt, score på 7,4.
- 2/3 angiver at have deltaget i frivilligt arbejde ud over aktionæruger. På spørgsmålet om holdning til mere frivilligt arbejde svarer 17% ja, 31% nej og 52% ved ikke.
- Der er tydelig tilkendegivelse, at mange kommer for at holde ferie, men mange kommer også for at deltage i fællesaktiviteter.
- Der er meget stor tilfredshed med bookingsystemet (den ordinære og spontanbooking) og glade for den fleksibilitet, der er i systemet. Man synes også det er vigtigt, at boligerne er forskellige.
- Folk synes generelt, at drift og vedligehold er i orden, mens folk er mere ”neutrale” ift. om der skal bruges flere professionelle håndværkere. Den fysiske indretning er folk meget tilfredse med.
- Ift. økonomi er hovedsynspunktet at det faste bidrag og betaling for ophold skal holdes uændret og at prisdifferentieringen er i orden. 54% siger nej til at bestyrelsen skal kunne optage lån. 40% synes,
- Bestyrelsen skal tage initiativ til øget belægning, 30% mener nej, og 30% er neutrale.
- Folk synes det er vigtigt, at bestyrelsen har fokus på indtjening og selskabets forretningsmæssige drift.
- Folk er tilfredse med informationen og 97% læser altid bestyrelsens nyhedsbreve.
- En fælles overskrift for de frie kommentarer er ”værdierne skal fastholdes, mere af det samme”.
- På de to workshops blev der talt, om hvad der skal sikre at L4M i fremtiden er attraktivt, med hvilken attitude, der skal kendetegne os, hvad der er ego-drivers, og hvad er er sociale drivers. Desuden om, hvem der fremtidens ”kunder i butikken” og hvordan L4M skal differentiere sig og positioneres.
- Vi skal huske at have fokus på at få de nye aktionærer on-boardet.
Der var enighed om, at det præsenterede var et rigtig godt oplæg, herunder:
- At ”La Vie Tranquille plus” er en god overskrift/tema, der signalerer, at vi er et godt sted, at vi ikke vil lave grundlæggende om, men at vi hele tiden gerne forbedre lidt.
- At Karsten og Helge på generalforsamlingen præsenterer baggrundsdelen, dvs. hvad har været inputtet, og bestyrelsen præsenter slide med mål, prioriteter og must win battles.
- At der skal arbejdes med ”strategi-sliden”, så de fire prioriteter ikke er ”søjler” under de fire mål, da prioriteterne dækker målene ”på tværs”.
- At bestyrelsen efterfølgende skal arbejde videre med at få lavet implementeringsplaner for de forskellige must win battles.
2. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt som fremlagt.
3. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Referat fra sidste møde blev godkendt. Det blev foreslået, at fremgangsmåden fremadrettet bliver:
1. Jesper udarbejder referat og sender til Jytte
2. Jytte lægger referatet på First Agenda
3. Fra det er tilgængeligt på FA har alle 7 dage til at komme med væsentlige kommentarer
4. Kim udarbejder efter de 7 dage et eksternt beslutningsreferat og sender det til Ulla
5. Ulla gør referatet tilgængeligt på hjemmesiden
6. Hvis der ikke er kommet væsentlige kommentarer indenfor de 7 dage, betragtes referatet som godkendt. Er der væsentlige kommentarer behandles disse på det næstkommende bestyrelsesmøde. Er der fremkommet så væsentlige kommentarer, at det ikke er muligt at færdiggøre det eksterne referat før en drøftelse af disse kommentarer på næstfølgende bestyrelsesmøde, afventer offentliggørelsen bestyrelsesmødet.
4. Punkter til orientering
Fra driften:
Karen har haft møde med Nathalie, som er indforstået med, at Riian ikke kommer tilbage. Nu har vi i stedet lavet en aftale med David Fresco, som vi oprindeligt havde til samtale med en rammeaftale på op til 20 timer/uge til 30 euro/time. David kommer hver mandag og så i øvrigt ift. hvad Nathalie aftale med ham.
Frederique har fået andet arbejde og derfor sagt op. Nathalie arbejder nu sammen med Cindy om et setup med rengøring fra det firma, som Cindy kommer fra, hvor Cindy fungerer som en slags teamleder. Et godt, fleksibelt og ikke dyrt setup. Nathalie arbejder videre med en rengøringsplan på baggrund af det oplæg som Karen og en aktionær har lavet.
Nathalie og Karen har haft et møde med skattemyndighederne, som bad om personaleaftaler tilbage til 2022. Det blev løst.
Fra udvalgene
Bygningsudvalget: Der er nu købt og leveret ny dør til bygning 19, så det er kommet på plads. Der mangler stadig at blive lavet terrasse, og det er Nathalie og David nu i gang med at finde nogen til at udføre.
Der er bygningstekniske udfordringer med bolig 13, hvor vinduer er utætte. Faktisk skal dør og alle vinduer udskiftes. I bolig 16 er et af de store vinduer sprunget, og det håber de kan betales over forsikringen, men det bør ikke. Andre mulige forsikringssager er olie i en vandledning, og kloakafløbet fra Maison, som går ned gennem det gamle vinrum, har været i stykker, så det har lugtet meget af kloak.
Indretningsudvalget: Intet nyt.
Det Gode Liv Udvalget: Har møde i morgen. Et nyt initiativ er en kokkeskole som en ny slags temauge. Det bør undersøges
Kommunikation: Hjemmesiden har været gennem stor bearbejdning både ift. design og indhold. Udvalget har brugt næsten alle sine klip på klippekortet, så der kan blive brug for en ny bevilling. Nyhedsbrevet har også fået nyt format. De vil meget gerne have feedback på, om der er fejl og mangler på hjemmesiden.
Parkudvalget: Der er lige gennemført parkuge, som er en lille aktionæruge. Trods regn blev det planlagte gennemført.
5. Økonomi
5.1 Budget 2025
Ift. det fremsendte forslag til 2025 (hvor den forhøjede handlingsplan er indkorporeret) blev det aftalt, at:
- Leje af værelser øges med 100 tkr. (som følge af bolig 19) set ift. realiseret for 2024, dvs. til 2.341 tkr.
- Punktet ”Cykeludlejning … ” skal udvides med ”.. m.v.”
- Økonomiudvalget skal vurdere, om der er behov for stigning i omkostninger til ”honorar til bogføring til Novances”, da vi i 2024 brugte dem ekstraordinært til at gennemgå ansættelseskontrakter.
- Under Mit Franske Slot A/S sættes ”Advokathonorar” til 0 kr., og ”Generalforsamling ” sættes til 35 tkr., og ”Bestyrelsesmøder” til 60 tkr. og ”IT-omkostninger software abonnementer” hæves til 40 tkr.
Budgetarket indgår som et af bilagene til generalforsamlingen.
5.2 Færdiggørelse og fremlæggelse af Årsberetningen 2024 og Budget 2025 på generalforsamlingen
Der er kommet nogle mindre fakturaer i februar, som reelt vedrører 2024, så omkostningerne kan blive lidt højere end det fremsendte.
Mht. posten med ekstraordinær udgift er de 474 tkr. det beløb, som Novance har opgjort til erstatning, rupture conventionelle og advokater, som note indsættes advokatens instruks.
Det skal specificeres gager for Peter Karlsen (fordi han er aktionær) og for Louise og Nathalie (daglig leder) – som note.
Når regnskabet er helt endeligt, sendes det ud til digital underskrift for alle i bestyrelsen.
Michael har desuden lavet fin oversigt over økonomien ift. aktieudvidelsen, tagprojektet og bolig 19.
6. Punkt til dagsordenen til forestående Aktionærmøde: Fordeling af uger til aktionær- og temauger
Der var med dagsordenen fremsendt forslag til ændret tekst til Ejeraftalen for fordeling af uger til Aktionæruger og Temauger.
Ift. Aktionæruge rettes annoncering af tidspunktet til at være ”på Aktionærmødet” isf. at skulle fremgå af Handlingsplanen.
Ift. afsnittet om kapacitet til temauger, skal det fremgå, at arrangører af temauger vil kunne disponere over enten hele Maison eller hele My’s hus og mindst 20 boliger. Forslaget indeholder dermed det fremsendte forslag fra Ziggy Pasternak.
Alle ændringsforslag til Ejeraftalen skal samles i ét dokument, som udsendes til beslutning på Aktionærmødet. Karen laver samlet dokument og udsender til kommentering i bestyrelsen.
7. Bestyrelsens beretning på Generalforsamlingen
Formandens beretning får 4 hovedelementer som beskrevet i Kims oplæg i dagsordenen (Ved formanden, ved udvalgsformændene, takkerunde ved formanden, spørgerunde). Når der er spørgerunde, er det alle fra bestyrelsen, der kan svare på spørgsmål.
Vi skal huske at inkludere den lovede information om de indhentede tilbud på tagprojektet.
8. Indkomne forslag til Generalforsamling og Aktionærmøde
Der er kun kommet ét forslag fra aktionærerne, det under punkt 6 nævnte punkt om kapacitet ved temauger.
9. Generalforsamlingen i øvrigt
Valg af stemmetællere: Der skal vælges mindst 3 til at fungere som stemmetællere, og det aftales inden. Claus finder 3 personer, som skal koordinere med Preben.
Valg af konfliktråd: Hvis en af de nuværende medlemmer ikke ønsker at fortsætte, kan vi pege på Jytte som nyt medlem.
Alle kandidater til bestyrelsen kan udfylde den skabelon, som ligger på hjemmesiden. Mariane Jørgensen er til rådighed som kandidat, herunder også som kommende koordinator for Bygningsudvalget. De kendte kandidater lader vi fremgå af dagsordenen.
Opgavelisten for generalforsamlingen blev gennemgået.
10. Klarlæggelse af kompetencer i aktionærkredsen
Der har været rundsendt forslag til spørgeskema om kompetencer og lyst til at bidrage med frivilligt arbejde. Karen og Preben færdiggør det ud fra de indkomne kommentarer. Vi vil så orientere på generalforsamlingen om, at vi udsender det efterfølgende.
11. Mødedato for 1. møde efter generalforsamling
Mandag den 26. maj kl. 16-21.
12. Punkter til næste nyhedsbrev
Indlæg skal sendes til Henrik senest fredag.
Datoen for generalforsamlingen skal gentages.
13. Evt.
Skakspillet: Skakbrikkerne er stillet væk, og David er blevet bedt om at komme med en pris på, hvad det vil koste at få fjernet det, da det under Aktionærugen viste sig særdeles vanskeligt at fjerne den sorte maling til felterne.
Grill: Indretningsudvalget overtager sammen med Nathalie opgaven af få købt 4 nye grills.
Beslutningsreferat redigeret af Kim Folmann
Aktionsliste
| Aktion | Ansvarlig |
| Budget 2025 tilrettes jf. punkt 5.1 | Michael/Peter |
| Regnskab 2024 tilrettes jf. punkt 5.2 | Michael/Peter |
| Regnskab 2024 underskrives digital af alle når det udsendes | Alle |
| Udarbejde samlet forslag til ændringer i Ejeraftalen og rundsende til sidste kommentering i bestyrelsen | Karen |
| Lave præsentation til bestyrelsens beretning og herunder inkludere information om tilbud på tagprojektet | Formand + alle udvalgsformænd |
| Identificere mindst 3 stemmetællere | Claus |
| Afklare medlemmer af konfliktråd | Kim |
| Opgaver til generalforsamlingen jf. opgavelisten | Alle |
| Færdiggørelse af spørgeskema om kompetencer og frivilligt arbejde og udsendelse efter GF | Karen og Preben |
| Indlæg til næste nyhedsbrev senest fredag til Henrik | Alle |
| I samarbejde med Nathalie sikre indkøb af nye gas grills | Jesper |
| Indkøb af vin-gave til Vagn, Karen og Michael | Preben |