Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 18. februar 2025 i Mit Franske Slot A/S
Tidspunkt: Tirsdag d. 18. februar kl. 19.00-21:30
Sted: Teams
Deltagere: Kim, Karen, Jesper, Bjarne, Peter, Henrik, Claus og Jytte. Afbud: Preben.
- Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.
- Godkendelse af referaterne fra bestyrelsesmødet d. 20.01.2025
Der blev fremsat ønske om præcisering af beskrivelsen i referatet omkring økonomien vedr. tag på La Maison og omkostningerne til bolig 19+20, således det tydeliggøres, dels hvad de samlede omkostninger er, og dels hvilken andel udgør omkostningerne i regnskabet 2024, og hvilken andel indgår i balancen 2024 som investering. Peter sender efter mødet en mail til bestyrelsen med præcisering af økonomien.
- Orienteringer
- Fra udvalgene
Bygningsudvalget: Vi har til bolig 19 projektet en stor udfordring med Jean Luc, som ikke er kontaktbar, og som mangler at levere en dør (som er betalt) og at lave terrassen. Der er nu med Nathalies hjælp sat gang i bestilling af en dør fra anden side samt at få nogen til at lave terrassen – i første omgang at flytte jorden. Det kan desværre samlet betyde ekstra omkostninger i størrelsesordenen 40.000 kr.
Indretningsudvalget: Der er samlet op på tiltagene i Aktionærugen ,og der er taget hul på gennemførelsen af handlingsplanen for 2025.
Økonomiudvalget: Peter har fået udkast til bogføringen fra Novance, og det ser pænt ud med bl.a. 20% stigning i indtægterne fra overnatninger, og før afskrivninger tegner det samlet til et overskud på ca. 500.000 kr. Det danske regnskab er som forventet. Alle omkostninger i budgettet betegnet ”diverse” er indeholdt.
Det gode liv udvalget: Intet nyt.
Parkudvalget: Intet nyt.
Kommunikationsudvalget: Udvalget holder nu møde en gang om måneden. Der arbejdes med hjemmesiden og med signaturerne. - Statusmelding fra driften v. Karen
Det går rigtig godt for Nathalie, der er ved at få god struktur opbygget. Karen har bedt hende holder ferie denne uge som en af hendes 5 ferieuger. Der er lavet et velkomstbrev, som er kommet i mapperne på værelserne. Karen og Nathalie har fået lavet en rengøringsplan med hjælp fra en aktionær med ekspertise på området, og det er nu Nathalie, der skal implementere den. - Status på strategiprocessen v. Kim
Der har været stor interesse for de to planlagt workshops i uge 10 og 11, og der udtrykkes stor glæde ved at være aktionær. Der er fokus på at fastholde kvaliteten, herunder især på fællesområderne som de to pools, poolhuset og køkkenerne. - Status på ny struktur over selskabets mail konti v. Henrik og Jytte
Det kører som planlagt, der er sat autosvar op på de konti, som skal lukkes. Og det fremgik at sidste nyhedsbrev, hvilke konti man nu kan benytte som aktionær. - Kort evaluering af netop gennemført aktionæruge 2025 v. Karen
Det fungerede godt, at vi kunne være fleksible på opgaverne ift. kompetencerne hos dem, som dukkede op. Den type fleksibilitet kan vi også med fordel fastholde fremover. Det gik rigtig godt med bolig 19-20 projektet, men vi fik også presset os selv til det yderste. Det fungerede også rigtig godt med madholdet, og de kunne holde sig indenfor budgettet på 750 kr.pr. deltager. - Kort orientering i øvrigt omkring færdiggørelsen af aftale om sekretærydelser til bestyrelsen
Aftalen er bekræftet med Ingerlis. Foreløbigt ser vi hvilke opgaver, der bliver relevante. En af de første opgaver bliver at få lavet et overblik over, hvem der løser hvilke administrative opgaver. - Færdiggørelse af Handlingsplanen 2025, synliggørelsen på Hjemmesiden
Handlingsplanen for 2025-27 er blevet strømlinet som aftalt på sidste bestyrelsesmøde. Der er siden mødet et BU-projekt med budget på 48.000 kr., der er flyttet fra 2024 til 2025, så det samlede budget er nu 877.850 kr. Planen er klar til udsendelse. - Budgettet 2025, synliggørelsen på hjemmesiden
Budgettet for 2025 er tilrettet som aftalt, men mangler at få de realiserede tal for 2024 med som sammenligning. Bestyrelsen vedtager, at vi fastholder budgettet som godkendt og så lever med at, der kan komme afvigelser. Det er på trods af, at der ligger et højere budget i handlingsplanen på ekstra 48.000 kr.
- Aktionæruger – nye rammer, Ad-hoc arbejdsgrupper og Temauger
På bestyrelsesmødet d. 25. november vedtog bestyrelsen at udarbejde udkast til mere fleksible regler for afviklingen af aktionæruger. Regler, som ikke pointerer en omfattende arbejdsmæssig forpligtelse og forventninger om håndværksmæssige kompetencer. Bestyrelsen drøftede på mødet d. 20. januar et første udkast hertil.
Med oplægget omkring aktionæruger tilstræbes mere fleksible rammer, tidligere annoncering, indarbejdelse af sociale tiltag og en forpligtelse til vurdering af det økonomiske rationale. Ændringer i Ejeraftalen er tænkt at indgå i dagsordenen til Aktionærmødet og skal her vedtages med 2/3 flertal, hvilket kræver at forslaget er godt begrundet.
Det blev foreslået, at vi skelner mellem den traditionelle aktionæruge i uge 4 med mange deltagere og mindre aktionæruger med op til fx 12 deltagere. Det skal præciseres, at de mindre aktionæruger skal ligge i perioder, hvor de ikke begrænser temauger eller anden gæsteaktivitet. I 13.3 præciseres, at det er rammerne og ikke program for ugen, der fremsendes. Bestyrelsens vedtog at omkostninger til aktionæruger synliggøres i den økonomiske afrapportering. Der er behov for at præcisere sidste sætning i 13.12, så den er lettere at forstå. Til 13.14 tilføjes, at ad hoc opgaver er større og mere kompetencekrævende opgaver, som ikke kan håndteres på en aktionæruge. 13.15 skal omskrives til at omfatte af evt. refusion af aftalte omkostninger. I praksis skal sådanne aftaler være på skrift.
For temaugerne er der kun lavet mindre reelle ændringer, fx at reservationer ikke foretages af daglig leder men af bookingfunktionen. I 8.17.2 skal der dog stå i dialog med både bookingfunktionen og daglig leder. Der skal være præciseringer i 8-17.5 om koordinering med daglig leder og i 8.17.7 om økonomi ifm. temauger. Ifm. 8.17.9 er det præciseret, at tilmelding skal foregå elektronisk – hvilket i praksis skal være et bookingsystem og ikke pr. mail. Det kan overvejes at tilføje ”efter bedste evne” som en disclaimer for at der kan ske fejl.
Der udestår en udfordring med, at nogle temauger lægger beslag på hele L4M, hvilket allerede har givet anledning til en del klager og debat. Aktuelt omfatter dette to temauger. Vi kan præcisere, at temauger kan disponere over dele af eller hele kapaciteten.
Udover ændringerne ifm. aktionæruger og temauger er der også forslag (bilag 4.2) til præciseringer. Den første er at ændre ejeraftalens nuværende ”3 nætter” i 7.11 til de ”2 nætter”, som vi i forvejen i praksis administrerer efter. Ændringen til 8.7 er for at skabe større klarhed og fleksibilitet. Ift. forslaget til 8.17.4 bliver teksten forenklet til blot at hedde at ”Tilmelding til temauger er bindende 60 dage før ankomst.” Desuden tilføjes, at arrangørerne kan opkræve omkostninger på forhånd.
Karen og Kim færdiggør oplægget, så det kan fremlægges på Aktionærmødet.
Karen blev valgt til rollen som koordinator af aktionæruger. Koordinatoren er bestyrelsens kontaktled til arrangørerne af planlagte aktionæruger.
- Kommissorier for øvrige udvalg
Vedr. ajourføringen af kommissorierne på hjemmesiden:
- Gennemgås kort de eksisterende beskrivelser, er opgavefordeling for de enkelte udvalg ajourført?
- Nyt kommissorium for Økonomiudvalget, oplæg hertil fra Peter.
- Nyt kommissorium for Det Gode Liv, oplæg hertil fra Claus.
Ift. kommissorium for Økonomiudvalget skal der tilføjes noget om at sikre likviditet samt at servicere udvalgene med handlingsplanøkonomi.
Ift. kommissorium for Det Gode Liv udvalget skal der tilføjes ansvar for udstyr til motionsrummet.
- Forretningsorden for bestyrelsen
Det senest udsendte oplæg var lavet med de to tidligere udsendte ændringsforslag integreret. Den nuværende forretningsorden er dog kendetegnet ved at være meget omfattende og overlappende med fx Ejeraftalen, og der indgår ting som fx årsrapporten, som ikke hører til i en forretningsorden. Det blev besluttet, at vi udskyder gennemgangen til efter generalforsamlingen, og at vi så laver en større forenkling, hvor vi luger alt det ud, som er beskrevet i vedtægter og ejeraftale m.v. og med udgangspunkt i en drøftelse i ”den nye bestyrelse” af, hvordan vi gerne vil arbejde som bestyrelse. Den hidtidige forretningsorden er således fortsat gældende.
- Håndtering af bestyrelsens dokumenter
Model blev præsenteret baseret på udfasning af First Agenda til fordel for Microsoft 365 og Teams. Det kræver dels at der udarbejdes en arkivplan/struktur og en sikkerhedsstruktur. Det blev besluttet, at vi går videre med et skift fra First Agenda til Microsoft 365, og at der skal laves en implementeringsplan som skitseret, hvor vi bygger ny struktur op og efterhånden får flyttet dokumenter over. Indkøb af nyt system sker først, når bestyrelsen har godkendt implementeringsplanen.
- Generalforsamlingen og Aktionærmødet d. 26. april 2025
En fremlagt ”to do plan” i forhold til afviklingen og gennemførelse af alle de praktiske forhold blev gennemgået. To præciseringer blev besluttet:
- Blanket til opstilling som kandidat til bestyrelsen udsendes sammen med dagsordenen og indkaldelsen til generalforsamling. Således at dagsordenen er bekendt for kandidater til valg.
- I varslingen af generalforsamlingen gøres opmærksom på 6 ugers fristen for indsendelse af forslag til dagsordenen.
- Punkter til udsendelse af nyhedsbrev i forlængelse af mødet
- Varsling af generalforsamlingen med dato og sted samt besked om at endelig dagsorden samt bilag fremsendes 3 uger før. Skal indeholde frist for indsendelse af forslag samt info om middag og informationsmødet
- Handlingsplan 2025-26-27
- Nyt fra udvalgene
- Næste klumme”
- Evt.
Vi har nu fået fjernet skakbrikkerne jf. generalforsamlingsbeslutningen sidste år. Der udestår dog at få fjernet felterne. Vi beder Nathalie få et overslag på, hvad det vil kræve og koste at få de malede sorte felter fjernet professionelt, idet en vurdering på aktionærugen var, at dette kunne risikere at ødelægge fliserne.
Karen og Preben har lavet et udkast til et kompetenceskema, vi kan sende ud til aktionærerne. Det har været sendt til udvalgsformændene til kommentering ift. deres respektive udvalgsområder. Når alle har svaret, fremsender Karen et revideret forslag til beslutning i bestyrelsen.
Næste bestyrelsesmøde er 19. marts i Nyborg. Fokus vil være på forberedelse af generalforsamlingen, årsrapport, årsberetning m.v. i kombination med deltagelse af Karsten Koed og Helge Mørch, som præsenterer resultaterne omkring strategiforløbet.
SLUT