Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: 3. december 2025 kl. 15:00-21:00 på Sinatur Hotel, Nyborg
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Peter Davidsen, Preben Ringgaard Møller, Jesper Jerlang, Bjarne Haulrik samt Mariane Jørgensen (via Teams fra L4M)
Afbud: Henrik Lindholm
Referent: Kim efter oplæg fra Jesper
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
Der er ikke indkommet kommentarer til det udsendte referat, som hermed er godkendt.
3. Orienteringer
a. Vedr. drift
Dirk er kommet godt fra start og har allerede lavet små ting og herunder problemet med vand, der trængte ind i alkoven i bolig 13. Dirk har spurgt til, om vi må opsætte solceller. Det må vi godt, men kun på bygningernes tage. I første omgang undersøger han mulighederne på My’s tag.
Der er kommet to tilbud på reparation af poolfliserne – det bedste er på 350.000 kr. Bunden i poolen er også slidt, men det kan tidligst blive til efteråret. Vandet skal lukkes ud, og det skal gøres langsomt gennem kloakken (det er 7.000 m2).
Der skal ny elgruppe til i La Serre for at kunne lave ny gennemstrømningsvandvarmer.
Dirk har også lavet parkeringsskilte til pladsen for La Serre.
Terrassen foran 19 og 20 er færdig.
Vi har to steder, hvor stenmuren er faldet sammen og et par steder op mod My’s hus, hvor det er på vej. Dirk har gang i en forespørgsel til kommunen om muligheden for at rette muren ved vejen ud, for så at deles om omkostningen.
Løsningen med rækværk langs terrassen ved La Serre bliver en håndliste.
Dirk har tømt den olietank, som der er løbet vand ind i, og der var 130 liter vand. Nu vil han se, hvordan det udvikler sig. Hvis den ikke er tæt eller kan tætnes, så er Marianes indstilling, at vi dropper helt at bruge olie.
Samarbejdet mellem Dirk og Nathalie er kommet godt fra start. Dirk har fået indrettet sin kontorplads. Kontorarealet skal indrettes, så det ser pænt og ryddeligt ud, men vi skal også respektere, at det er deres område.
Projektet med nye køkkener i 15 og 16 er skåret til, så det her i i 2026 kun er bolig 16, der bygges om. Teknikrummet nedlægges, vandtanken erstattes af to varmtvandsanlæg, og afsaltningsanlægget flyttes ud på bagsiden. Der laves desuden forbedringer ift. at gøre boligen mere handicapvenlig. Projektet gennemføres i uge 14-15-16 lige efter Påske.
Nathalie holder noget ferie i december og i januar. Der er en udfordring med, at Nathalie indtil nu har stået til rådighed og ofte bliver kontaktet med småting i weekenden, det skal vi have stoppet. Vi skal have kommunikeret klart ud, at man kun må kontakte Nathalie og Dirk i nødstilfælde i weekenden.
Vi skal være opmærksomme på, at når folk har ønsker til forbedringer, så skal de ikke gå til Dirk eller Nathalie, men at de skal skrive til bestyrelsen.
I forbindelse med olivenplukkerugen havde Nathalie fået arrangeret, at en lokal butiksejer og oliventræsejer holdt et oplæg om olivenoliefremstilling inkl. smagning. Det var en fin succes, både lærerigt og en fin tilknytning til byen.
b. Fra de enkelte udvalg
Intet nyt fra Indretningsudvalget, Parkudvalget og Kommunikationsudvalget.
c. Fra booking
Der er stadig god fremgang på bookingen. Vi har en stigning i omsætning på leje på 7-8% ift. sidste år.
d. Strategiprojektet
Kim har en dialog med Karsten Koed og Helge Mørch Jensen om at få lavet en pixi-fortælling om strategien. Resultatet heraf er blevet, at Kim har lavet en sammenfatning, en side med prioriteringer, handlinger og begrundelser, som i praksis omsætter oplægget fra Karsten og Helge til handling. Der var enighed om, at det var en god sammenfatning, som kan danne grobund for en præsentation på generalforsamlingen.
4. Justering af forretningsorden og tekst til hjemmesiden omkring organisering, frivillig indsats og udvalg
4.1. Forretningsordenen og vedtagelser omkring La vie Tranquille
Der er udarbejdet forslag til justeringer af forretningsordenen for at sikre, at der er bedre overensstemmelse med den linje, som vi er blevet enige om. Dette er lavet parallelt med en mere enkel præsentation på hjemmesiden af frivillig indsats og organisering.
Der er enighed om de principper, som blev fremlagt, herunder at vi skal sikre, at vi holder udvalgene åbne og får sikret en løbende udskiftning, herunder åbne for at udvalgene kan have ”associerede medlemmer” med særlige spidskompetencer. Samt at udvalgene bør arbejde hen mod at etablere sig med et formandskab bestående af to for at sikre kontinuiteten bedre.
Kim og Karen arbejder videre med at få færdiggjort ændringerne til forretningsordenen og til beskrivelsen på hjemmesiden.
5. Økonomirapport 2. kvartil
Regnskabet for 2. kvartil er sendt ud, og det er rigtig fint. Og set ift. belægningen her i 3. kvartil, så får vi et stort overskud som allerede kommunikeret i seneste økonomirapport. Det er dog vigtigt at bemærke, at en del af overskuddet skyldes udskudte handlingsplan-projekter for ca. ½ mio. kr.
Ift. spørgsmålet om, hvorvidt vi kan nøjes med 10% moms og ikke som hidtil 20% fransk moms på de faste halvårlige betalinger, har Peter nu inddraget en advokat til at hjælpe os. Udgangspunktet er, at vores selskab kan betegnes som ”para-hotel” i det franske system. En godkendelse som para-hotel vil give en årlig besparelse på 130.000 kr.
Hvis det mod forventning ikke går igennem, så arbejder Peter med en model, hvor dele af betalingerne fra os aktionærer med års mellemrum eventuelt kan indbetales som kapitalforhøjelse. Det vil betyde en besparelse på 260.000 kr. årligt, idet vi da ikke skal betale fransk moms og samtidig gives et skattemæssigt fradrag på indskudt kapital på den kursgevinst, som aktionærer får, når de sælger en aktie.
6. Budget og Handlingsplan 2026
Peter havde fremsendt forslag til budget, der bygger på de tal, som vi har realiseret i de første 8 mdr. sammenholdt med budgettet for 2025. Der er afsat beløb til hhv. Nathalie og Dirk til at kunne håndtere de mange små opgraderinger og reparationer, der er behov for, og som ligger udenfor handlingsplanen. Budgettet til rengøring er forhøjet, så der bør være midler til et højere niveau af rengøringen. Lønbudgettet skal deles op på hhv. Dirk og Nathalie og med synliggørelse af de 42% til sociale udgifter som en særskilt post.
Ift. niveauet for handlingsplanen, så skal vi sikre, at vi ikke sætter flere ting på, end vi rent faktisk kan magte at få gennemført.
Ift. Projekterne med den store pool-renovering, tennisbanen og konferencerummet så er der enighed om at finansiere det samlet med en særskilt indbetaling. Disse større projekter har været på handlingsplanen i flere år og vil alternativt kræve væsentlige prisstigninger for at kunne realiseres indenfor en overskuelig årrække.
Vi kommer også til at se på en justering af lejeindtægter de kommende år m.v., så vi i højere grad følger inflationen, men det bliver så ift. 2027.
Desuden blev en række projekter bortprioriteret baseret på udvalgenes prioriteringer: BU05-24, IU02-26, IU10-26, IU12-26 og PU06-26. Projekterne for Kommunikationsudvalget blev nedsat til det halve, da der ikke fremgår, hvilke forbedringer udvalget ønsker at gennemføre. Såfremt Kommunikationsudvalget kommer med planer for forbedringer, kan bestyrelsen senere vælge at sætte beløbene op.
Det blev desuden besluttet at investere i 60 cm store skakbrikker i teak (allerede i år). Det blev desuden besluttet ikke at imødekomme ønske fremsendt fra arrangørerne om køb af et maleri til kr. 60.000.
Ift. forslag om etablering af ladestandere, så har vi ikke fået nogen indstilling fra de aktionærer som skulle undersøge mulighederne. Vi afventer p.t., at der ser ud til at blive etableret nogle lynladere i nærområdet, og at det vil være en bedre løsning end at etablere en eller to 11- 22 kW lader på L4M, da den vil være langsom og derfor ikke nem at dele.
Handlingsplanen tilrettes, og det markeres hvilke projekter, der er projekter, som skal have en projektplan til godkendelse. Der laves en skabelon baseret på de punkter, som er brugt til de tre tværgående projekter fra Handlingsplanen 2026 forankret i bestyrelsen: Onboarding, designmanual og konferencerum. Skabelonen skal suppleres med ”forventninger til løsningen” og ”aktivitetsbeskrivelse/faser”, og ”Plan for rekruttering af frivillige” skal indgå fast.
Ift. Designmanual så skal der inviteres helt åbent, altså vi spørger ikke nogen på forhånd. Men det vil være en fordel at have en kobling til i Bygnings-, Indretnings- og Parkudvalget. Kim bliver kontaktperson i bestyrelsen. Vi udsender invitation her i december, så gruppen kan sammensættes i januar.
Ift. Onboarding skal det også have to faser, som de øvrige projekter. Ansatte skal også kunne komme med input. Karen bliver kontaktperson i bestyrelsen. Peter deltager ift. aktiesalg.
Ift. Konferencerummet, så vil det være godt at have fase 1 klar i efteråret, så der er input til handlingsplanen for 2027. Vi venter med at slå det op til omkring generalforsamlingen.
Ift. betalingen for cykelopbevaring fastholder vi prisen på 100 euro årligt. Til gengæld etablerer vi et lille cykelreparationskit med et stativ og værktøj. Kim tager lead på det i uge 4.
Ift. køkkengrej til store arrangementer, så skriver Kim ud til temauge-arrangører, og hører om de har konkrete ønsker til grej, som de har savnet, så vi kan vurdere, om der er noget vi har behov for at supplere med. Vi opbevarer så den type grej i siderummet i nr. 30, og så kan man låne det efter aftale med Nathalie.
7. Kommissorium for udvalgene
7.1. Kommissorium for Det Gode Liv/Aktivitetsudvalg
Kim præsenterede forslag til kommissorium for et aktivitetsudvalg, som er lavet efter drøftelse med de medlemmer fra Det Gode Liv udvalget, der deltog på fællesmødet. Tanken er, at udvalget skal fokusere på at styrke fællesskabsdimensionen. Forslaget har to opgaver: At understøtte aktivitetsudvikling og at tage et gæsteperspektiv. Ift. det sidste skal de også have ansvaret for driften af minigolfbane, boulebane, tennisbane, fitnessrum og bibliotek – dvs. hvis der skal foretages større projekter for disse, så skal de inddrage de relevante udvalg, fx Bygningsudvalget, Indretningsudvalget og Parkudvalget. Kim laver et tilrettet forslag til næste møde.
Der er en række opgaver, som ikke ifølge udvalgsbeskrivelserne på hjemmesiden er fordelt. Det blev besluttet at fordele ansvaret som følger:·
- Vinkælderen som etablerer sig i kælderen i Mys Hus (Indretningsudvalget)
- Møderum i forbindelse med Dirk og Nathalis kontorer (Indretningsudvalget)
- Skiltning – udformning og omfang (Designmanual)
- Motionsrummet (Aktivitetsudvalget)
- Boule- og minigolfbanerne (Aktivitetsudvalget)
- Tennisbanen (Aktivitetsudvalget)
- Trekantsområdet ud for La Serre (bestyrelsesansvar)
- Parkering (Parkudvalget)
- Musik, AV-udstyr og bar (Aktivitetsudvalget)
- WiFi (bestyrelsesansvar og derefter driftsopgave)
- Grill til aktionærernes brug (Indretningsudvalget)
- Cykler til udlejning og cykelopbevaring (Aktivitetsudvalget)
- Bibliotek (Aktivitetsudvalget)
Ift. Wifi kontakter Bjarne Kim Møller om medvirkning til at finde en løsning sammen med Dirk, hvor vi får tilknyttet et lokalt selskab, der kan rykke ud, når der er akutte problemer.
8. Generalforsamling og aktionærmøde.
Lokalitet på UCL, Odense og datoen lørdag d. 26.april er fastlagt.
Den indledende planlægning omfatter:
- Indstilling af dirigent, bestyrelsen indstiller samme dirigent som 2024
- Indledende overvejelser om punkter til dagsordenen fra bestyrelsen til henholdsvis generalforsamlingen og aktionærmødet
- Bestyrelsens beretninger og fremlæggelse af La Vie Tranquille
- Arrangementer før og efter generalforsamlingen – informationsmøde til nye aktionærer og fælles middag
- Praktiske forhold omkring afviklingen, tilmelding m.m.
9. Status på IT–projektet
Punktet var planlagt til at indgå i dagsordenen, men udgår med afbud til mødet fra Henrik.
Det indstilles, at den nuværende anvendelse af FA fortsætter indtil, der fremkommer andet forslag, som omfatter:
- En anden arkivering af bestyrelsens dokumenter, som tillige opfylder lovkravene hertil
- Forslag til den praktiske overflyttelse af eksisterende dokumenter hertil, en ny menu og struktur inklusiv en søgefunktion
- Tilsagn fra 1-2 personer som efterfølgende påtager sig at vedligeholde og forestå den fortsatte arkivering.
Dette betyder, at det officielle dokumentarkiv er FA, indtil andet besluttes.
10. Input til næste nyhedsbrev og deadline for dets udarbejdelse
Det blev besluttet, at der generelt og fremtidigt ikke skal sendes nyhedsbrev ud, før vi har referatet klar fra bestyrelsesmødet.
Handlingsplanen og beslutningen om at opkræve et særligt ekstragebyr samt budgettet for 2026 skal meldes ud. Kim skriver et udkast og rundsender til kommentering i bestyrelsen.
Karen skriver om at man under ophold ikke forstyrrer Dirk og Nathalie i weekenden, undtagen i egentlige nødsituationer.
Jesper skriver om bolig 16 og 15.
11. Næste bestyrelsesmøde og dets praktiske gennemførelse
Næste bestyrelsesmøde d. 22. januar afholdes online.
12.Eventuelt
Der var ingen punkter til eventuelt.
Tillægsmøde afholdt 10. december 2025 kl. 20:00-20:20
Afholdt som telefonmøde.
Deltagere: Kim, Mariane, Peter, Preben, Henrik, Jesper
Afbud/fravær: Karen, Bjarne
Igangsættelse af projekt om renovering af fliser ved den store pool
Mødet var indkaldt for at sikre enighed i bestyrelsen om, at vi godkender igangsættelse af projektet om renovering af fliser ved den store pool allerede i uge 5 og derfor indgår kontrakt med entreprenøren allerede den 11. december.
Tilbud var fremsendt inden mødet. Mariane forklarede, at det var lidt mere omfattende end det første forslag, og derfor er tilbuddet nu på 368.000 kr. (mod 350.000 kr.).
Der er en mulighed for at spare 21.000 kr., hvis vi selv på aktionærugen hakker fliserne op. Dette afviste bestyrelsen dog, dels fordi det er et stort arbejde, og dels for at undgå efterfølgende diskussion med entreprenøren, hvis noget går galt.
Med den tidlige igangsættelse skal pengene falde, inden den ekstraordinære ekstrabetaling hos aktionærerne er igangsat, men Peter fortalte, at vi har tilstrækkelig likviditet. Igangsættelsen af projektet blev dermed godkendt.
Jesper tilretter beløbet i handlingsplanen. Der var ikke yderligere kommentarer til handlingsplanen, som dermed er endelig godkendt. Jesper laver den endelige version (version 1.3) i excel og pdf og rundsender ligesom den synliggøres på hjemmesiden.
Redigeringen afsluttet d. 12. december 2025.
