Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde mandag d. 25. november i Mit Franske Slot A/S
Tidspunkt: Mandag d. 25. november 2024 kl. 16.00-21.00
Sted: Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Bestyrelsen
Afbud fra næstformand Karen, Bjarne og Michael fra økonomiudvalget
Dagsorden.
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af, at under eventuelt drøftes tre skrivelser fra aktionærer modtaget efter udsendelsen af dagsordenen samt et punkt omkring samarbejde og etik som Henrik og Claus tidligere havde fremsat til et tidligere møde, hvor det blev udsat. Dette punkt blev under mødet afviklet under pkt. 5.
2. Godkendelse af referaterne fra bestyrelsesmødet d. 16.10.24.
Vendingen ”chef” omkring Karens funktion i forhold til værtsparret ændres til, at Karen er værtsparrets nærmeste foresatte, og at de begge refererer til Karen.
3. Punkter til kort orientering:
a. Kort mundtlig orientering fra udvalgene.
Jesper gjorde opmærksom på, at med en ekstra bolig og flytning af kontor skal plantegninger og oversigtstegningerne på hjemmesiden justeres. Ekstern assistance hertil bliver ganske bekostelig. Henrik mente, han kan løse problemet i Fotoshop. Henrik påtog sig opgaven. Det blev understreget, at disse oversigtstegninger bliver flittigt brugt i forbindelse med bookinger og har stor værdi for mange ved booking.
b. Skriftlig orientering fra kommunikationsudvalget.
Som supplement til den skriftlige orientering opfordrede bestyrelsen Henrik til at fortsætte med opdatering og overflyttelse af hjemmesiden. Herunder indkøb af klippekort 50 timer til i alt kr. 40.000 til brug hos en ekstern leverandør. Med henblik på nedlukning af den lukkede Facebookside kontakter Kim, Børge Bisgaard, som er administrator heraf.
c. Statusmelding fra L4M v. Kim
Kim orienterede om, at ombygning er i fuld gang. 10 frivillige knokler nu på i de næste tre uger. Bjarne melder om et godt samarbejde og god stemning med en fin assistance af værtsparret.
d. Status på planlægning af aktionærugen, uge 4 2025. v. Claus.
Claus meddelte at ugen nu er fuldtegnet og planlagt. Preben Rader har påtaget sig rollen som koordinator/leder af de forskellige arbejder, som foregår i ugen. I forhold til indkvartering, ændringer m.m. havde der været en del udfordringer. Claus gjorde opmærksom på at modellen for hvorledes aktionæruger afvikles bør gentænkes. Debatten herom foregik senere på mødet i forbindelse med dagsordenens punkt 5 og 9.
e. Ønsker om mandat fra Parkudvalget til ny genopfriskning af markering af parkeringspladser til hver bolig. v. Kim efter dialog med Anker.
Parkudvalget genopfrisker i aktionærugen diskrete markeringer til parkeringspladser.
- Antallet udvides med en ekstra parkering til ny bolig 19
- Afstanden fra hver bolig til tildelt parkering søges minimeret
- Der indgår plads til to pladser til ladning af elbiler. Den umiddelbart bedste placering er ved nuværende to gæsteparkeringer. Dette kræver at kabel på rimelig vis kan føres frem hertil. Disse pladser er kun til opladning, ikke til længerevarende parkering.
- Der er ikke parkeringsplads foran kontoret, ved værkstedet kan værtsparrets bil parkeres.
- Begrænsninger af brandveje til specifikke boliger er ikke aktuelt.
f. Orientering om fremsendt besvarelsen om økonomi.
Peter henviste til fremsendt svar, som alle var bekendt med og udtrykte tilfredshed med.
g. Status på processen omkring strategi v. Kim
Helge og Karsten er nu i gang, de følger den plan, som blev skitseret på det tidligere møde med bestyrelsen. Heri indgår et spørgeskema, som udsendes til samtlige aktionærer og et efterfølgende fokusgruppemøde/interview. De er bekendt med tidsplanen og præsenterer deres oplæg på et møde med bestyrelsen forud for færdiggørelsen af dagsordenen til generalforsamlingen.
h. Status på revideringen af forretningsordenen v. Henrik
Henrik meddelte, at han har haft travlt, men at vi kan forvente opgaven udført til bestyrelsesmødet i januar
i. Status på undersøgelse af muligheder for lader til elbiler v. Preben
Preben meddelte, at ideen om en dansk løsning i Frankrig ikke fungerer. Opgaven er overgået til Byggeudvalget. Bestyrelsen pointerede, at dette skal have prioritet, men at der skal være en løsning, som minimerer administrationen og gerne med en direkte betaling for strømmen via kreditkort, MobilePay, app eller lignende.
j. Status på spørgeskema vedtaget på seneste bestyrelsesmøde v. Jesper
Jesper fortalte at en model er under udarbejdelse og afstemmes med værtsparret inden den testes i praksis.
4. Budget 2025.
Budget 2025 blev fremlagt på mødet og justeres med bestyrelsens kommentarer. Budgettet betragtes efterfølgende som værende vedtaget for 2025. Når Handlingsplanen 2025 er vedtaget, indarbejdes denne. Budgettet vil på generalforsamlingen 2025 blive fremlagt til orientering.
De væsentligste kommentarer fra bestyrelsen:
- Teksten til de enkelte punkter i budgettet justeres så de fremstår mere entydige. Peter orienterede om, at der bliver en opstillingsform, som anvendes til bestyrelsens interne budget og en anden og mere simplificeret opstilling, som anvendes i rapporteringer til aktionærerne.
- En række omkostninger øges:
- Ekstern rengøring genvurderes ud fra en antagelse af at beløbet kr. 15.000 er meget lavt, der er et udbredt ønske om bedre periodisk rengøring af køkkener.
- Et beløb betegnet ”vikar” anføres i forbindelse med lønningerne.
- Omkostningerne til møder og rejser til bestyrelsen justeres til mindst samme niveau som i 2023.
- Alle beløb afrundes til hele tusinder.
- Opstillingen af omkostningerne til ejendomsomkostninger ændres til den model, som blev fremlagt på mødet, hvor udgangspunktet er en note, som specificerer anvendelse af handlingsplanens samlede beløb kr. 800.000 på de enkelte projekter.
- I udkastet var der indregnet 2% stigning for dele af året 2025 for det faste bidrag og betalingen for overnatning, oplyst til i alt ca. kr. 57.000. Denne regulering på 2% gennemføres ikke, priser fra 2024 fastholdes i 2025 og omsætningen i budgettet reduceres tilsvarende med ca. kr. 57.000
- På generalforsamlingen betoner bestyrelsen, at det har været muligt at fastholde priserne 2025 på det hidtidige niveau, men beslutninger foranlediget af strategi og fremtidige nødvendige tiltag kan betyde, at priserne fra 2026 og fremover om nødvendig justeres.
5. Kommissorier for de to nye udvalg: Kommunikationsudvalget og Det Gode Liv.
Bestyrelsen besluttede, at der til udvalgenes kommissorium udarbejdes en fælles præambel, således, at kommissoriet for det enkelte udvalg kan afgrænses til det specifikke for det enkelte udvalg. Kim udarbejder et udkast hertil.
Kommunikationsudvalget:
Da Henrik havde været bortrejst var der ikke afholdt det aftalte møde, det fremlagte udkast var derfor udarbejdet alene af Kim.
Det blev aftalt, at der inden næste møde afholdes et møde med deltagelse af Henrik, Kim og Ulla med henblik på at fremlægge et kommissorium på mødet i januar. Henrik tager initiativ hertil.
Bestyrelsen understregede at ambitionsniveauet er stort, at der er behov for at styrke kommunikationen væsentligt, samt at flere af den tidligere bestyrelses udfordringer havde baggrund i en mangelfuld information. Det blev gentaget at udvalget bør sikre sig en tilstrækkelig bemanding.
Det Gode Liv:
I forhold til aktionæruger:
Beskrivelsen af aktionæruger i ejeraftalens §13.10 bør justeres. Den er i dens nuværende form fra 2022 meget fokuseret på antal dage og hele dage med udførelse af arbejde gerne med baggrund i håndværksmæssige kompetencer. Denne tilgang indarbejdet i 2022 har måske ved opstarten været relevant, men er nu måske medvirkende til at begrænse den tidligere store interesse for netop at kunne deltage i denne typer af arrangementer.
Kim udarbejder et kortfattet udkast til justering af ejeraftalen på en måde, som åbner op for flere og mere fleksible modeller for aktionæruger, som kan fremlægges på aktionærmødet i januar.
6. Håndtering af bestyrelsens dokumenter.
Baggrund:
I forlængelse af drøftelserne på de seneste bestyrelsesmøder, omkring First Agenda og ønsket om et nyt og mere tilgængeligt og mindre administrativt tungt arkiveringssystem, vedtog bestyrelsen på mødet d. 16. oktober, at der til mødet d. 25. november fremlægges en mindre analyse.
Forventningerne hertil er specificeret i referatet pkt. 7.1 fra dette bestyrelsesmøde.
Arbejdet hermed blev overdraget Henrik og Jytte.
Jytte gennemgik bilaget med oversigt over strukturen for menuen i det nuværende arkiv i First Agenda. Jytte gav udtryk for, at hun gerne fortsætter med at vedligeholde First Agenda, indtil et nyt system er vedtaget.
Bestyrelsen besluttede at udsætte punktet til drøftelse på bestyrelsesmødet i januar og den hidtidige interimsløsning fortsætter foreløbig indtil da.
Henrik gav tilsagn om til mødet i januar at udarbejde og fremlægge den analyse, som var aftalt til mødet d. 25. november. Forventningerne til denne analyse er: (kopi indsat fra referatet af mødet d. 16.10.2024.):
En mindre analyse, som kan danne baggrund for valg af leverandør til nyt arkiveringssystem.
Ved anbefaling af skift fra nuværende system First Agenda oplistes fordele og ulemper herved. Heri indgår økonomi, graden af IT-kompleksitet, idet systemet skal kunne anvendes af brugere med vidt forskellige og også beskedne it-kompetencer.
Analysen kan tillige indeholde et første udkast til en menu struktur
Følgende ønsker ligger til grund for analysen
- Alle dokumenter i relation til bestyrelsens arbejde og selskabets danske dokumenter arkiveres i skyen i en enkel og let forståelig menu. Dette foregår med den nødvendige sikkerhed og back up. Alle i bestyrelsen får ”kigge” adgang. Der er flere kommercielle udbydere heraf, f.eks.: Microsoft (Teams), Google, Dropbox m.fl.
- Alle udvalg har deres egen menu i skyen som del af bestyrelsens løsning, udvalgsmedlemmer har ”kigge” adgang. Udvalgene beslutter selv deres menu og foretager uploading og vedligeholdelse. Hvert udvalg udpeger et udvalgsmedlem hertil.
- Økonomiudvalgets dokumenter administreres særskilt af udvalget, bortset fra rapporter, budgetter m.m., som er behandlet på bestyrelsesmøder, og derfor indgår sammen med bestyrelsens øvrige dokumenter
- Dokumenter, som vedrører det franske selskab og driften på L4M arkiveres, typisk på fransk, i et særskilt og tilsvarende system af værtsparret. Nærmeste foresatte (Karen) har ”kigge” adgang og sikrer at dokumenterne er tilgængelige på lang sigt, at menuen er hensigtsmæssig og at arkiveringen kan overbringes til afløsere og nye personer.
På bestyrelsesmødet blev disse forventninger suppleret med muligheden for et mere fleksibelt system, som muliggør samarbejde omkring fælles dokumenter.
7. Selskabets mailkonti.
Jytte gennemgik det fremsendte bilag. Bestyrelsen vedtog at tiltræde arbejdsgruppen indstilling.
I det videre forløb blev det aftalt at:
- Jytte sammen med arbejdsgruppen får gennemført indstillingen, herunder nedlukninger af konti
- Henrik sikrer, at det tydeliggøres på hjemmesiden, hvordan vi som: Selskab, bestyrelse, udvalg, booking, ansatte m.fl. er kontaktbar i forskellige situationer og overfor: Aktionærer, samarbejdspartnere, kommende aktionerer, leverandører, offentlige myndigheder m.fl., som ønsker kontakt. Hvem henvender sig via hvilke mails, og hvem er ansvarlig for håndteringen af disse henvendelser.
- Arbejdet kan straks igangsættes.
8. Sekretærfunktion for bestyrelsen.
Med afsæt i debatten på seneste bestyrelsesmøde, og det fremlagte udkast til en stillingsannonce drøftede bestyrelsen situationen på ny, idet det forekom usandsynligt at disse ret omfattende opgaver alle kan løses på frivillig basis.
Bestyrelsen vedtog:
- Der annonceres ikke efter en sekretær til udførelse af de fremlagte opgaver.
- Jesper tilbød fra januar at fungere som referent fra bestyrelsesmøderne, et tilbud som bestyrelsen modtog med stor tilfredshed.
- De resterende opgaver i stillingsopslaget beskrives mere detaljeret.
- Opgaverne tager udgangspunkt i, at et nyt system for håndtering af selskabets danske dokumenter forinden er indarbejdet, og at dokumenterne hertil forinden er overflyttet fra First Agenda. Jytte understregede at dette arbejde er ganske omfattende
9. Temauger – aktionæruger
Aktionæruger:
Forholdet omkring aktionæruger blev debatteret og beslutninger herom truffet under dagsordenens punkt 5.
Temauger
I forhold til temauger og eventuel tilpasning og justering af reglerne herfor blev det under forberedelse til bestyrelsesmødet klart, at reglerne herfor er meget specifikke og detaljeret beskrevet i Ejeraftalen § 8.14 – tilføjet efter vedtagelse på aktionærmødet 2022.
Disse regler er ”vanskelige” at ændre, ændringer kræver at 2/3 stemmer for, hvorfor forslag til ændringer skal være velbegrundede – især når nuværende regler er vedtaget så sent som i 2022.
Det blev desuden fremført at:
- Ordningen ”bo fire og betal for tre uger” kun benyttes af 8 aktionærer lavsæsonen fra 1. november til d. 15. marts.
- At kun to arrangementer, en vandreuge og en højskoleuge, beslaglægger den samlede kapacitet, mens øvrige temauger samler og afvikles med færre deltagere. Begge disse to temauger har imidlertid et indhold og en deltagerbetaling, som baserer sig på en større kapacitet og en kritisk mindstemasse, til f.eks. busleje, eksterne foredragsholdere, flere niveaudelte hold m.m., hvorfor disse to uger ikke vil kunne gennemføres i sin hidtidige form, hvis deltagerantallet reduceres.
Bestyrelsen besluttede:
At genoverveje, hvorvidt dette kan begrunde en ændring af ejeraftalen på det kommende aktionærmøde.
10. Punkter til nyhedsbrev i forlængelse af bestyrelsesmødet.
Fra dagsordenen blev det erindret om forpligtelsen i ejeraftalens § 16.1 om i forlængelse af hvert bestyrelsesmøde via et nyhedsbrev kort at opsummere væsentlige beslutninger.
Bestyrelsen besluttede:
- Henrik udarbejder nyhedsbrev, som afstemmes med Kim
- På hvert bestyrelsesmøde indgår som afslutning på mødet et dagsordenspunkt med en opsummering af emner og temaer, som indgår i et nyhedsbrev, som udsendes i forlængelse af mødet. Dette kan suppleres med nyheder og informationer i øvrigt.
- Dette nyhedsbrev supplerer således det beslutningsreferat, som uploades på hjemmesiden, og som er meget lig bestyrelsens eget interne referat, blot renset for personfølsomme emner, navne, forbehold mod beslutninger og lignende.
- Dette indarbejdes i den igangværende revidering af forretningsordenen.
11. Næste møde blev aftalt til d. 20. januar kl. 16.00 -18.30 og afvikles på L4M.
12. Evt.
