Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: 25. februar 2026 kl. 15:00-21:30 på Hotel Nyborg Strand
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Peter Davidsen, Preben Ringgaard Møller, Jesper Jerlang, Bjarne Haulrik, Henrik Lindholm samt Mariane Jørgensen
Afbud: Ingen
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
Jesper kommenterede, at der i referatet var en passus, der kunne forstås som, at indkøb af supplerende udstyr til temauger m.v. skulle varetages af Aktivitetsudvalget. Det er dog ikke det, der var ment Indkøb af service ligger fortsat hos Indretningsudvalget, men Aktivitetsudvalget vil skulle være med til at indsamle behov fra temaugerne.
Der var enighed om at genbesøge kommissorierne på næste bestyrelsesmøde samt at vende dem på det fælles udvalgsmøde i efteråret, så alle udvalg er afklarede over hvem, der har ansvar for hvad.
Med disse bemærkninger blev referatet godkendt.
3. Orienteringer
a. Vedr. drift
Ingerlis og Karen har implementeret, at man kort før et besøg får en email med alle nødvendige praktiske oplysninger, herunder hvad man som gæst selv skal gøre.
Mariane har fået etableret et rigtig godt samarbejde med Dirk, som er både imødekommende og effektiv. Der er nu kommet et meget enkelt gelænder op ved La Serre. Og der er gang i pool-renoveringsprojektet med at tage fliser og puds op. Der er en aktionær, Peter Reinholdt, som er ingeniør, som er kommet med gode input til det projekt.
Det er vigtigt ift. kommunikationen til Nathalie og Dirk, at ønsker til opgaver sendes til dem på deres respektive mailadresser, så de kan holde overblikket og prioritere. Men også vigtigt, at hvis nogen henvender sig til dem personligt, at de så beder dem eksplicit om også at sende det på mail.
Der er nu taget nogle låger ned internt i poolområdet, da de ikke vurderedes at have sikkerhedsmæssig betydning. Det er en bestyrelsesbeslutning, og det vurderes fortsat at være tilstrækkeligt sikkerhed omkring poolen.
b. Fra booking
Ingen ændringer i bookingstatus den seneste måned.
Forslag om justering af hjemmesidens beskrivelse af perioden for afvikling af temauger, fra nuværende periode beskrevet som 1. november til 15. marts, til ny periode fra sidste lørdag i oktober til tredje lørdag i marts. Dermed defineres ugen som et antal hele uger (lørdag til lørdag). Ejeraftalen anvender herom blot udtrykket ”lavsæson”. Ændringen vedrører således bestyrelsens tolkningen af ”lavsæson”. Perioden for lavsæson er imidlertid fastlagt i Ejeraftalen (8.15). Desuden har vi en højere pris i oktober end i november, og der er en del almindelige besøg sidst i oktober (i 2025 var 16 boliger udlejet sidst i oktober). Så det er ikke noget, vi bare kan ændre her og nu. Her i 2026 starter ”1. uge i november” med lørdag den 31. oktober, og det blev besluttet her i år gives dispensation, så den første temauge kan starte her.
c. Fra de enkelte udvalg
Bygningsudvalget
Bolig 16 projektet bliver gennemført i de to uger efter påske. Det lille teknikrum flyttes ud på bagsiden, og vandvarmerne ligeledes. Elektrikeren har tilbudt at arbejde 1. og 2. Påskedag for at kunne nå elektrikerarbejdet. Køkkenet flyttes for at få en bedre rumudnyttelse. Projektet understreger, at det er vigtigt i den her type projekter, at vi er meget præcise både ift. hvem der er projektleder, og hvem der er deltagere og på hvilke vilkår.
Indretningsudvalget
Udvalget har sat gang i udmøntning af handlingsplanen for 2026. Nogle projekter er dog sat på pause ift. at afvente udkommet af den kommende designmanual.
Vi skal sikre mere klare kommunikationslinjer ifm. projekter på tværs af udvalg, så vi undgår situationer som den med malingen af La Maison, hvor Indretningsudvalget bliver bedt om at komme med forslag til farver, hvad udvalget så gjorde, hvorefter en anden besluttede at det hele skulle være hvidt med henvisning til en outdated designmanual.
Der er fin fremdrift på planlægningen af renoveringen af bolig 16 med nyt køkken, som også anført under Bygningsudvalget.
Der er begyndt at hobe sig vinkasser op i My’s kælder, så vi kommer til at skulle lave nogle retningslinjer for hvor meget vin man kan opbevare og hvor. Bestyrelsen er enig i, at opbevaring af vin i kasser ikke er tilladt, men at Indretningsudvalget opfordres til at se på, om der evt. kan laves en indretning i My’s kælder, der muliggør mere opbevaring af vin (nye reoler).
Indretningsudvalget har nogle input til guidelines ifm. afholdelse af temauger, så der ikke flyttes unødigt rundt på møbler og service, og så alt efterlades på samme sted igen efter endt uge.
Ros for styring af køkkenservice og at det var klar til Aktionærugen.
Parkudvalget
Parkudvalget arbejder på at være på plads ift. den kommende parkuge og er i det hele taget fint i gang.
Kommunikationsudvalget
Ikke yderligere nyt.
d. Henvendelser til bestyrelsen
Henvendelse fra Lars Frost med forslag om at vi laver en belysningsplan.
Henvendelse fra Tonny Larsen der foreslår, at vi skifter fra Facebook til en anden platform. Kommunikationsudvalget ser på dette.
Henvendelse fra Inge Florup om kunstbøger – Jesper har svaret hende på vegne af Indretningsudvalget.
Henvendelse vedrørende om aktionærerne kan få lov til at bruge vaskemaskine og tørretumbler nede i personalets vaskerum – enighed om at det er fint efter kl. 16. Karen briefer Nathalie herom.
Henvendelse fra John Henneberg om rekruttering til udvalg, som tages op under punkt 6.1.
Henvendelse fra Michael Dehn om, at det er et problem, når fx Nathalie parkerer på fliserne foran nr. 13 – Mariane har aftalt med Dirk, at der laves en ændring på kanten, så problemet reduceres.
e. Status på projekter igangsat med kontakt til bestyrelsen
Designmanual (Kim)
Gruppen består af: Vibeke Munk, Jonna Haulrik, Mette Damm, Anne-Lise Becker, Thomas Fårbæk + Kim Folmann. De har haft første møde mandag 23/2. Der var enighed om strategi-tilgangen med at bygge videre på det vi har og at tage udgangspunkt i, hvad det er for et sted, vi har overtaget. Ulla Plon laver en kort artikel om stedets DNA til det formål. Gruppen er også enig om, at det er vigtigt både at se på det æstetiske og det praktiske.
Onboarding (Karen)
Gruppen består af Claus Maron (projektleder), Vibeke Lyngse og Ingerlis. Karen har bedt dem om at sende deres første oplæg til Nathalie, så hun kan kommentere på det. Deres tilgang er, at den kommunikation, der ligger før aktiesalget ikke er deres opgave, de vil alene se på onboardingen efter et salg. Så der er behov for, at vi i bestyrelsen ser videre på salgsprocessen.
4. Økonomi
Kim orienterede om, at der kort op til bestyrelsesmødet er fremkommet nogle større ændringer af omkostningerne, som vi skal sikre finansiering til:
- Opkrævning af det ekstraordinære bidrag: Hvis vi opkræver som kapitalforhøjelse får vi 187.500 kr. mere til disponering end hvis det foregår som ekstraordinært fast bidrag, idet dette pålægges 20% fransk moms.
- Moms på faste bidrag kan have en effekt på 118.000 kr. årligt såfremt det lykkes at få reduceret den aktuelle moms fra 20% til 10% – afgøres i juni
- Projekterne fliser, bund og tennisbane ser ud til at kunne lande på 955.000 kr. fremfor budgetteret 1.225.000 kr. Stenmuren anslås til 100.000 kr. og flyttes fra Handlingsplanen til nu at indgå som del af renoveringsprojekterne.
- Lønomkostningen til Nathalie og Dirk justeres i budgettet til 1.232.000 kr. inklusive 42% sociale omkostninger.
Peter orienterede om:
- Årsrapporten 2025 for hhv. MFS og L4M er igangsat
- Momssagen (se 4.1 nedenfor)
- Vi har oprindeligt budgetteret 2026 med et underskud på 159.000 kr. Dette vil fortsat være niveauet efter ovennævnte ændringer. Vi har nu to fuldtidsansatte og dermed en højere lønsum. Men vi forventer også, at udover den øgede kvalitet, så forventer vi også et fald i omkostningerne til håndværkere. Vi skal dog fortsat sikre, at der er indtægter til at dække omkostningerne også i de kommende år, hvilket betyder at det fortsat er nødvendigt at fastholde varslingen om en stigning i priserne i 2027, idet priserne sidst blev justeret 2023.
- Projektet med stenmuren tages med i porteføljen af projekter, der skal dækkes af den ekstraordinære opkrævning. Eksekveringen af det projekt skal dog afvente en endelig afklaring ift. Kommunen idet kommunens evt. deltagelse afventer kommunalvalg i Cotignac i efteråret.
Peter og Kim præsenterer opdateret budget for 2026 og overslag for 2027 og 2028 sammen med regnskabet for 2025 til næste møde.
4.1. Indsatsen for at få reduceret fransk moms fra 20% til 10% ved opkrævning af faste bidrag
De faste bidrag udgør ca. 1,3 mio. kr./år, så en reduktion fra 20% til 10% svarer til ca. 118.000 kr./år.
Vores franske advokat har udarbejdet memorandum, hvor konklusionen er, at dette er muligt, fordi L4M kan betegnes som ”Para-hotel”, og at momsen kan reduceres for faste bidrag også for to forudgående år. Vores franske revisor mener modsat, at dette ikke er muligt.
Peter kontakter nu vores franske advokat og beder ham opnå forhåndsgodkendelse hos skat, hvorefter vi beder vores revisor administrerer efter denne afgørelse.
Dette vil i bedste fald være afgjort i juni 2026. Vi budgetterer dog fortsat konservativt med den hidtidige momssats på 20%.
4.2.Model for opkrævning af det ekstraordinære bidrag kr. 6.000
Det blev besluttet at bede generalforsamlingen om at give bestyrelsen mandat til at lave den ekstraordinære opkrævning som en kapitalforhøjelse. Så kan bestyrelsen efterfølgende vurdere, hvad der er den bedste løsning, bl.a. afhængigt af om vi ender med 10% moms. Forberedelsen af en kapitalforhøjelse igangsættes nu, så vi har styr på, hvad det indebærer til generalforsamlingen.
4.3 Opfølgning på estimerede omkostninger til administration
Omkostninger i relation til vedtagelsen om, at Ingerlis overtager modtagelse og klargøring til betalingen af danske fakturaer til Mit Franske Slot A/S: Meldingen fra Ingerlis er, at det samlede beløb afsat 2026 i budgettet kr. 180.000 forventes samlet at dække indsatsen med booking ( kr. 164.000) samt assistance omkring dagsordener og ovennævnte.
5. Handlingsplanen 2026-2028
Som det fremgår af seneste referat, blev det under aktionærugen i januar klart at kun få læser handlingsplanen. Der er et behov for at:
- simplificere handlingsplanen yderligere
- tydeliggøre handlingsplanens tilblivelse, dette specielt i forhold til udvalgenes medlemmer
- tydeliggøre hvilke projekter i handlingsplanen, der skal ledsages af en projektbeskrivelse, før projektet kan igangsættes
Karen har udarbejdet forslag til justeringer af handlingsplanen.
Efter gennemgang af ovennævnte og vedhæftede bilag 5.1 igangsættes en ajourføring af den nuværende ”handlingsplan 2026-28”. Der tilrettes samtidig efter beløbene fra det endelige budget 2026-2028, samt det tydeliggøres, at investeringer i pool og tennisbanen separat fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen 2026.
Det gøres tydeligere, at aktiviteterne for 2027 og 2028 er foreløbige ønsker og overslag jf. Karens forslag til tekst på forsiden – også under de enkelte udvalg (Jesper sikrer dette).
”Projekter med særlig finansiering” skal kaldes ”Akutte renoveringsprojekter” (med særskilt finansiering). Mariane sender ny tekst disse projekter til Jesper, hvor det fx fremgår at Dirk er projektleder, og at det udføres af eksterne. Samme gælder for Bygningsudvalgets projekter. Fx ændres projektet i 2027 om opvarmning af pools til at være en forundersøgelse og ikke en implementering. Projektet om etablering af en ekstra handicapbolig tages ud, og det tjekkes om der skal laves en ændring i Ejeraftalen. Projektet BU01-28 tages ud, da det er dækket under BST.
Et projekt om at lave afskærmning mellem Mezzaninen og køkkenet i Maison skal op på et bestyrelsesmøde efter en indstilling fra Bygningsudvalget og Indretningsudvalget.
Budgettet 2026 for Aktionærugerne justeres til 75.000 kr. fra oprindelig kr. 92.000
6. Generalforsamling og Aktionærmøde 25. april
Detailplanlægning foregår på bestyrelsesmødet aftalt til d. 24. marts. Dagsorden skal udsendes senest 3 uger inden afholdelse, altså lørdag d. 4. april, som er midt i påsken, hvorfor udsendelse onsdag d. 1. april er planlagt.
I det omfang der indkommer forslag fra aktionærerne, er det vigtigt at vurdere, om det er forslag, der hører til generalforsamlingen eller til aktionærmødet.
6.1 Annonceringen af mulighederne for at deltage i udvalgsarbejdet, ejeraftalen §13.13
Ifølge ejeraftale kan aktionærer i perioden op til en generalforsamling fremkomme med interessetilkendegivelse med henblik på at deltage i udvalgsarbejdet. Dette punkt debatterede bestyrelsen indledningsvis på mødet d. 22. januar og vedtog, at Mariane og Kim udarbejdede forslag hertil. Udfordringerne ved den nuværende model er også eksemplificeret i henvendelsen fra John Henneberg, der peger på risikoen for at udvalgene kan virke indspiste og svære at komme ind i.
Det blev vedtaget at modellen fremover er, at udvalgene kun er valgt for ét år ad gangen. Og at der samtidig med indkaldelse til generalforsamling inviteres til interessetilkendegivelser på bestyrelsesmailen, plus inden generalforsamlingen spørger udvalgsformanden de nuværende medlemmer, om de ønsker at fortsætte. Efter generalforsamlingen bemandes udvalgene ud fra denne liste, primært er styret af formanden, men med endelig godkendelse i bestyrelsen. Modellen kan også være todelt på hhv. egentlige medlemmer og associerede medlemmer, som primært trækkes på til særlige opgaver. Det er vigtigt, at vi ifm. en invitation også at gøre det klart, hvad opgaverne i et udvalg er – jf. det oplæg som Karen holdt på den fælles udvalgsdag.
Forretningsordenen tilpasses, så den afspejler ovenstående.
6.2 Annonceringen af kommende års aktionæruger, ejeraftalen § 13.12
Bestyrelsen drøfter indledningsvis planerne for aktionæruger 2027.
Det blev aftalt, at løsningen ift. parkugen er, at den fortsat kan ligge i uge 11, at den ikke defineres som en aktionæruge, men at den behandles som et projekt af Parkudvalget, der løses ud fra en projektbeskrivelse. Det betyder så også, at opgaven skal beskrives, og at det skal godtgøres hvor mange personer, opgaven kræver. Altså at Parkudvalget hvert år beskriver, hvad årets opgaver er, og hvad det kræver af bemanding, og at dette projekt skal godkendes af bestyrelsen, dvs. at det behandles som en del af handlingsplanen for Parkudvalget.
Det blev endvidere besluttet, at aktionærugen fremover ligger i uge 5 for at muliggøre, at flere benytter ordningen ”bo 4 uger -betal for 3” ordningen, som så samtidig skal promoveres mere.
6.3 Forslag modtaget om udarbejdelse af kompetenceprofiler
Et forslag om, at bestyrelsen udarbejder en generel kompetenceprofil for valg til bestyrelsen var der ikke tilslutning til. Men der var enighed om når og hvis der i bestyrelsen er behov for specielle kompetencer da at søge disse afdækket.
6.4 Bestyrelsens forslag til vedtagelse på generalforsamlingen
Bestyrelsen udarbejder forslag om vedtagelse af investeringer overstigende kr. 500.000 samt finansieringen heraf, dvs. kapitalforhøjelse. Kim udarbejder forslag til beslutning om investeringen, og Kim og Peter udarbejder forslag vedr. kapitalforhøjelsen til beslutning på næste bestyrelsesmøde.
6.5 Bestyrelsens forslag til vedtagelse på aktionærmødet
Bestyrelsen beder om mandat til i ejeraftalen konsekvent at rette udtrykket ”frivilligt arbejde” til ”frivillig indsats.”
Hvis der kommer forslag fra aktionærerne, tages der stilling til håndteringen på næste bestyrelsesmøde, fx om det skal på generalforsamlingen eller aktionærmødet.
6.6 De praktiske ting omkring generalforsamlingen
Preben gennemgik den foreløbige skitse og økonomi for de praktiske forhold.
Tilmeldingsformularen sendes ud ca. 1. april. Fristen for at indsende ”mini CV” for kandidater til bestyrelsen meldes ud ifm. udsendelse af dagsorden, og vil ligge ca. 10 dage før.
Udvalg og projektgrupper kan vælge at mødes inden generalforsamlingen. Karen og Henrik organiserer en intro til de nye aktionærer og inviterer projektgruppen omkring onboarding til også at deltage. Hvis udvalgene holder møde, skal der laves ”tilmelding” til sandwich til Preben.
Preben tilretter planen, og den tages op igen på næste møde.
7. Afslutning af projekt omkring afklaring af mulighederne for opførelsen af solpaneler, jævnfør handlingsplanen
Det indstilles at intensionen omkring opførelse af solpaneler sættes i bero. Arealet hertil – trekanten ved La Serre – må ikke anvendes, mens dele af tagflader kan anvendes. Der er indhentet et tilbud på solpaneler på taget af My’s, som kræver en investering på 180.000 kr. Indstillingen er begrundet i beskeden rentabilitet, idet omkostningerne ved anlæg og efterfølgende salg af strøm i bedste fald først skaber en indtægt efter 7 år.
8. Næste nyhedsbrev
Der laves ikke et egentligt nyhedsbrev efter dette møde. Men udvalgsformænd kan skrive til Henrik, hvis de har nyheder, de gerne vil have ud. Bl.a. billeder af fliseoptagningen og det nye gelænder ved La Serre.
9.Eventuelt
En ægtefælle til et udvalgsmedlem er for nyligt død, der blev sendt en bårebuket fra udvalget. Bestyrelsen besluttede, at reglen fremtidig er, at udvalgene selv håndtere sådanne situationer. I forhold til den samlede aktionærkreds har vi ikke en struktur og tilgang til ajourført viden, som gør at en lignende løsning kan overføres til den samlede aktionærkreds.
10. Næste bestyrelsesmøde
Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 25. marts på Hotel Nyborg Strand med start kl. 15:30.
For den nyvalgte bestyrelse aftales et første konstituerende møde 13. maj kl. 15:00 i Nyborg. Der skal til det møde laves et forslag til mødeplan for resten af året.
Beslutningsreferat redigeret 6. marts Kim Folmann