Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tid og sted: 17.-18. oktober 2025 kl. 13:30-15:30 og 8:30-12:00 på Comwell, Korsør.
Mødets Del I blev afviklet fredag, mens øvrige deltagere i Udvalgsdagen arbejdede i grupper. Mødes Del II blev afviklet lørdag formiddag.
Deltagere: Kim Folmann, Karen Leth, Peter Davidsen, Preben Ringgaard Møller, Jesper Jerlang, Bjarne Haulrik, Henrik Lindholm og Mariane Jørgensen
Referent: Jesper – redigering til beslutningsreferat Kim
DEL 1 (fredag)
Bestyrelsens drøftelser omkring organisering
Vi har behov for at videreudvikle på vores organisering. Ifm. Den fremtidige organisering er det vigtigt at sikre, at vi har åbne fællesskaber. Det betyder blandt andet, at vi skal undgå, at udvalgene lukker sig om sig selv. Vi vil køre med en form for hybridmodel, hvor vi fastholder udvalgene men i kombination med en projektstruktur, hvor en projektgruppe vil være forankret i et udvalg (eller i bestyrelsen), men hvor projektet godt kan bestå af deltagere udenfor udvalgene.
Projekter kan både fødes og besluttes i udvalgene og i bestyrelsen. Og dermed ejes enten af et udvalg eller af bestyrelsen. Hvis et projekt ejes af bestyrelsen, skal der udpeges en i bestyrelsen, som har rollen som ejer. Alle projekter skal have en projektbeskrivelse, der beskriver, hvad projektet skal føre til, en budgetramme, en tidsplan og bemanding.
Projekter kan have nogle forskellige faser, som ikke nødvendigvis har samme bemanding, fx en indledende researchfase. Det kan ofte være en god idé at trække på en bredere kreds af kompetencer ifm. research-fasen.
Det er også vigtigt ift. projekter, at det er besluttet fra start, hvad Nathalie og/eller Dirk kan/skal bidrage med. Og at ikke alle aktionærer kan sætte Nathalie eller Dirk i gang med opgaver, men at det skal gå gennem hhv. Karen og Mariane.
Opgaver:
- Overordnet beskrivelse af organiseringen med udvalg og projekter
- Alle udvalgenes kommissorier skal opdateres og gerne forenkles
- Procesbeskrivelse for projekter og enkel skabelon for projektbeskrivelse
Som en afledt del af denne diskussion er der behov for, at vi kan følge projektøkonomien, hvilket er meget svært ift. Novance. Det blev aftalt, at Peter laver liste med krav til bogføringssystemet, og at vi afsøger om der er gode alternativer til Novance.
Ift. vores IT-installationer samt den daglige IT-drift er der behov for at vi får dokumenteret vores løsninger og får beskrevet, hvordan det skal vedligeholdes.
IT/Teams
Vi er i gang med fase 1, dvs. at alle kommer op at køre på Teams. Henrik prøver at hjælpe dem, der har tekniske udfordringer, evt. må OneHouse ind over. Når det er sket, så kan vi tage hul på at bruge bestyrelseskanalen.
I næste fase skal der laves en arkiveringsstruktur i samarbejde med Ingerlis, Nathalie og Dirk.
DEL 2 (lørdag)
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde og mødet om strategiimplementering
Begge er godkendt.
3. Korte orienteringer
a. Vedr. drift v. Karen og Mariane
Dirk er nu startet og godt i gang.
Første projekt under planlægning: Ombygning af køkkenerne i 15 og 16 med Knud som projektleder. Der er aftalt møde med Knud, Bjarne, Mariane, Karen og Jesper.
Mariane er på langtidsophold på L4M fra 1. november og 4 måneder frem.
b. Fra de enkelte udvalg
Der er nu sat i gang i maling af La Maison.
Kommunikationsudvalget har næste møde 30/10. Næste nyhedsbrev kommer derfor først efter det. Er nu tæt på med en løsning til kontaktdata til hjemmesiden. Næste opgave er skabeloner m.v. med brug af det nye logo.
Parkudvalget har plan om at lave en samlet haveplan.
c. Fra booking – se vedhæftede bilag 1
Der er stadig god fremgang på bookingen.
4. Kommissorier for udvalgene
a. Udvalgene generelt
Vi skal have lavet en ny overordnet beskrivelse frivillige indsatser, herunder af udvalgenes rolle og samspillet med de ansatte. Herunder skal vi have beskrevet projektdelen. I forlængelse af det laves en skabelon for udvalgenes kommissorier, og så får vi kommissorierne tilrettet og sikret opgave/ansvarsfordelingen er klar.
Karen og Kim udarbejder til næste bestyrelsesmøde d. 3. december oplæg til reviderede beskrivelser på hjemmesiden.
b. Udvalget ”Det gode liv”
Kim havde et møde med deltagerne fra Det Gode Liv udvalget fredag. De blev enige om, at udvalgets fokus skal være på den aktivitetsmæssige del og ikke den mere fysiske del, som hører under de andre udvalg. Ift. konkrete ideer så skal de kvalificeres på samme måde som andre projekter. Kim laver et udkast til nyt kommissorium med fokus på fællesskab. Så tager vi det på dagsordenen igen på næste møde.
Ift. formand for udvalget så afventer vi, at vi får en kandidat på banen. Når udvalget for alvor sættes i gang igen, så er det vigtigt at udvalget startes med et fysisk kick-off møde, hvor også repræsentant for bestyrelsen deltager.
5. Planer om udarbejdelsen af Handlingsplan 2026 og Budget 2026
Næste bestyrelsesmøde er 3. december. Til det møde skal der ligge et samlet bud fra udvalgene på hvilke projekter, der skal prioriteres. Jesper koordinerer dette med udarbejdelsen af handlingsplan og et koordinerende online-møde. Til 3. december behøver projektplanerne ikke være på plads, men der skal være en beskrivelse af, hvem der tænkes at køre projektet og involveres m.v. Der laves en ny kolonne til at rubricere ift. de fire møllevinger. Ved siden af udvalgenes projekter laves som tidligere et ark for bestyrelsens projekter.
Mht. projekter som ikke gennemføres i 2025, så skal de tages med i 2026, hvis de stadig er aktuelle, men i så fald med det samme 2025-projektnummer.
Handlingsplanen skal alene omfatte projekter og ikke drift. Men vi skal også frem til at definere nogle målsætninger for de forskellige driftsområder, især hvor vi bruger ekstern arbejdskraft. Det skal analyseres og defineres i løbet af 2026.
Peter har ift. budgettet lavet en opgørelse med sammenligning af realiseret 2024, budget 2025 og realiseret i de to første trimestre. Det viser højere indtægter og lavere omkostninger end budgetteret. Noget er reelle besparelser, andet er udskudte projekter fra handlingsplanen. Pr. 31/8 var likviditeten 2,1 mio. kr. Som udgangspunkt kalder det ikke på en forhøjelse af priserne.
Som pejling er der en budgetramme 2026 til projekter i Handlingsplanen på ca. 900.000 kr. + de udsatte projekter – i forventet niveau kr. 200 – 400.000.
I forhold til et større forestående ”Pool-Projekt” – omfattende fugtskade i dele af klinkeområdet, renovering af hegnet rundt om poolen, renovering af bunden af poolen samt evt. opvarmning af poolen, eller poolerne i skuldermåneder drøftede bestyrelsen indledende, at dette evt. være et samlet større projekt, hvortil der laves en særskilt opkrævning hos aktionærerne til finansiering af på.
Peter er stadig i gang med at undersøge mulighederne for at vi kan få nedsat moms (20%) på de faste årlige bidrag således at det nedsættes til 10% i lighed med den moms, som opkræves på lejeindtægterne. Det drejer sig om en årlig potentiel besparelse på ca. kr. 150.000 Lige nu har han spurgt en fransk advokat og afventer svar fra ham. Det er også vigtigt at sikre, at vi er registreret i den rigtige kategori i forhold til de franske myndigheder. Karen tjekker op herpå.
Bestyrelsen drøftede derpå prioriteringer af ”krydsfelt-projekter” på baggrund af de forslag, der var kommet på workshoppen fredag (se fuld liste i bilag 1).
Krydsfelt-projekter, som vi gerne vil prioritere til igangsættelse i 2026:
| Projekt | Ejer |
| Onboarding samt aktiesalgsprocessen (fx forkøbsret til venner af aktionærer) | Bestyrelse |
| Designmanual | Bestyrelse |
| Strategi let fortalt / pixi | Bestyrelse |
| Afklaring af status og muligheder for bebyggelsesprocenter, solceller m.v. | Bestyrelse |
| Opvarmning af pool – afklaring af muligheder | BU |
| Ugentlig velkomstmøde + udvidelse af ugentlige arrangementer (turneringer m.v.) ved Nathalie | Nathalie/Karen |
| Lysende sti II – sti op til øverste pool og terrassen foran 35 og 36 | BU + PU |
Integration med lokalsamfundet:
|
DGL |
| Konferencerummet – afklare ønsket anvendelse og hvad det kalder på af indretning og installationer | IU |
| Ladestandere til elbiler | BU |
| Fortsat fokus på rengøring | Nathalie |
Denne liste skal kommunikeres ud i det kommende nyhedsbrev, som en del af rapporteringen fra strategimødet.
Ift. parkeringspladser ser vi ikke umiddelbart behov for flere parkeringspladser, men der er behov for at skilte pladserne ved La Serre, som p.t. er umærkede. Mariane og Karen aftaler dette med Dirk.
Ift. ”trekantgrunden” ind mod naboen ved La Serre er det ikke en prioritet her og nu at planlægge brugen af den, men vi skal have styr på vores muligheder ift. bebyggelsesprocenter m.v.
Input til næste nyhedsbrev sendes til Henrik senest den 28. oktober.
6. Eventuelt
Det indkomne forslag fra arrangører af Højskoleugen om indkøb af et maleri af Inge Hørup blev kort drøftet, herunder at der er mange andre investeringer, som måske står højere på ønskelisten lige nu. Beslutning tages ifm. beslutning om budgettet for 2026 på bestyrelsesmødet i december.
I forbindelse med projektet med ombygning af køkkenerne i bolig 15 og 16 og forbedring af bolig 16 som handicapvenlig, har Indretningsudvalget ønske om at udskifte den lidt for store sovesofa med en mindre, som så ikke er sovesofa. Og dermed nedgradere rummet til kun at kunne huse 2 personer. Der var enighed om, at vi godt kan beholde værelset i samme priskategori, når køkkenet opgraderes, men vigtigt så at gøre det klart, at der kun kan bo 2.
Redigering af beslutningsreferat afsluttet d. 26. oktober 2025.
Bilag 2: Forslag til krydsfeltprojekter fra workshoppen:
Udvalgsmedlemmernes forslag til projekter og indsatser relateret til krydsfelter – sorteret ift. temaer:
- Onboarding:
o Velkomstordning/onboarding – før og under første besøg
o Bedre muligheden for at kunne sælge aktier til venner
o Mentorordning – guide til nye aktionærer
o Bedre onboarding-procedure
- Velkomst og fælleskab:
o L4M’s CM – den ugentlige turnering (boules, minigolf, tennis, stigegolf…)
o Ansatte! Integration i fællesskabet
- Nye temauge-muligheder:
o Krea-uge
o Temauge omkring jul
- Integration med lokalsamfundet (Det Gode Liv udvalget):
o Besøg fra eller hos lokale råvare/fødevareproducenter – lokal integration
o Besøgsdag for de erhvervsdrivende i Cotignac
o Lokalfællesskabet – festival + events i samarbejde med fx Luc Calen og Le Tuf
- Informationsdeling:
o L4M app – udvikling og implementering
o GDPR skråt op – sikre adgang til hinandens kontaktdata
- Parkering:
o Parkering (trekantsgrunden + en plads til venstre for garagen)
o Nyt parkeringsområde
- Udnyttelse af trekantsgrunden:
o Koteletgrund (trekantgrunden): Udvikling, idé og udførelse
o Flytte hegn omkring trekantgrund
o Solfangeranlæg på trekantgrund eller skråning bag Mys Hus
o Udnyttelse af trekantgrunden
- Designmanual og kunst:
o Mindre IKEA, mere frankofilt ude og inde
o Kunst ved boulebanen og minigolfområdet (fx træskulpturer)
- Konferencerummet:
o Konferencerummet – et æstetisk fælles krea-rum – et sted der lever – supplere med vand/vask og kaffemaskine
o Bar i konferencerummet gøres mere brugelig til 5 o’clock arrangementer (opvaskemaskine, glas/kopper)
- Park-projekter:
o Park-udvidelse: Lysende sti II (sti til My’s, pool, øverste park)
o Autovanding af haven
o Opfriskning af køkkengården
o Regnvandsopsamling
- Interiørprojekter:
o Wellness-spa i Poolhuset
o Udnytte området på My’s terrasse, fx vildmarksbad og enkelt møblement
o Udekøkken ved La Maison
o Bedre fungerende køkken i poolhuset
- Byggeudvalgsprojekter
o Opvarmet pool
o Solcelleanlæg
o Padelbane
o Nytænkning af solafskærmning (22, 35, 36)
- Bedre fungerende vandingscyklus + affaldstømning ved fællesområder
- Værksted-arbejdsplads (garagen)
Bestyrelsens projektønsker:
- Ladestandere
- Designmanual (bygninger, park/have, interiør, grafik, kommunikation)
- Bebyggelsesprocent / status
- Strategien let fortalt