Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde i Mit Franske Slot A/S
Tidspunkt: torsdag d. 22. januar 2026 kl. 15.30 – ca. 18.00
Sted: L4M i forbindelse med aktionærugen 2026.
Deltagere: Kim, Karen, Mariane og via Teams Henrik og Preben
Afbud: Peter, Bjarne og Jesper
1. Godkendelse af dagsorden og valg af referent.
Dagsordenen godkendt med tilføjelsen af, at det tydeliggøres, hvem der fremsætter hvilke forslag. Punktet nr. 8. rykkes frem som punkt 6 for at sikre tid til behandling.
Kim vælges som referent.
2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde d. 3. december 2026.
Ingen kommentarer er fremkommet.
3. Kortfattede orienteringer i forhold til punkter, der ikke fremgår af den efterfølgende dagsorden
a. Driften v. Karen
Det går godt, Nathalie har fået skulderne ned efter tiltrædelsen af Dirk. Der udtrykkes generelt stor tilfredshed med deres indsats, og der modtages ganske få mails om fejl og mangler. Det er vigtigt, at henvendelser vedr. dette sendes til l4m@/teknik@, som det fremgår af info-folderen på værelserne. Vi bør orientere nærmere omkring aftalen omkring skadedyrsbekæmpelse.
Driften v. Mariane
Dirk er kommet godt i gang og løser sine opgaver med stor faglighed. Prøveperioden på tre måneder ved ansættelse er gennemført, og ansættelsen er nu permanent.
b. Bookingen
Ud fra bookingstatistik konkluderede bestyrelsen, at bookingen 2026 tegner til en 2,7% forøgelse sammenlignet med 2025 – opgjort begge år efter færdiggørelsen af faste bookinger i januar måned. Den budgetterede omsætning 2026, lig 2025, synes realistisk.
c. Kommunikationsudvalget
Intet nyt, holder møde torsdag. d. 29. januar
d. Parkudvalget
Preben intensiverer kontakten mellem udvalget og bestyrelsen. Udvalget mener fortsat at alle dets medlemmer bør sikres fortrinsret til deltagelsen i parkugen, som nu afviklet efter reglerne for aktionæruger. Samarbejdet med den hidtidige gartner er opsagt, der er indledt et nyt samarbejde med en ny gartner, som tilkaldes ad hoc på timebasis, dette ledes af Dirk.
e. Ved formanden
Det er aftalt med Michael Dehn, at han leverer statistik til bestyrelsens beretning vedr. omfanget af fællesaktiviteter og deltagelsen heri. Beslutningen fra sidste bestyrelsesmøde omkring supplerende udstyr til temauger, aktionæruger og større gruppearrangementer har kun foranlediget en genfremsendelse af en liste fra 2025 fra arrangørerne af Gourmetugen med enkelte tilføjelser. Dette overgår til Aktivitetsudvalget, som igangsættes efter generalforsamlingen.
I forhold til projektgruppen omkring udarbejdelse af en Designmanuel har i alt 8 personer meldt sig. Kim sammensætter projektgruppen til 1. fase, forventeligt med 3-5 personer.
f. Henvendelser til bestyrelsen
De enkelte henvendelser er besvaret. Enighed om at indskærpe, at henvendelser til bestyrelsen foregår via mailen bestyrelsen@mitfranskeslot.dk.
En enkelt henvendelse siden sidste bestyrelsesmøde fremsendt direkte til hver enkelt i bestyrelse besvares af formanden.
4. Styrkelsen af rengøringen, opprioritering af værtsskabsrollen og håndteringen af større grupper
Dagen før bestyrelsesmødet afholdt Karen, Mariane og Kim ”et MUS lignende møde” med Nathalie. Konklusionerne herfra er:
- Første trin i en optimering af rengøringen, er, at der opsættes i tre fælleskøkkener en liste, som synliggør: Seneste udført rengøring signeret, næstfølgende rengøring anført med tidspunkt. Listen specificeres, så den reducerer tvivlen om, hvad rengøringen omfatter og giver grundlag for en debat på et mere objektivt grundlag.Henrik ønskede indsigt i rengøringsinstruks. Karen fremlægger denne på næste bestyrelsesmøde.
- Umiddelbart før påske påbegyndes afholdelse af ugentlige velkomstmøder af ca. ½ times varighed. Dette afholdes i konferencerummet eller i poolhuset på et fast ugentligt tidspunkt med Nathalie som værtinde. Der serveres bobler. Nathalie er opfordret til at finde et simpelt fransk navn for dette arrangement.
- Nathalie blev opfordret til at gennemføre jævnlige runderinger på hele L4M, og i perioder, hvor hun ikke er på kontoret i åbningstiden, da at synliggøre dette med et skilt.
- Der opsættes nu en flot færdiggjort plade med alle nøgler ved receptionen. Her er åbent 24/7. Nøgle afhentes her ved ankomst og afleveres ved afrejse. Dette muliggør, at rengøringen tidligere kan påbegynde deres rengøring på større skiftedage.
- Arrangørerne af temauger, aktionæruger og større private arrangementer kontaktes proaktivt af Nathalie før og efter arrangementet, her aftales hvilke fællesfaciliteter der disponeres over, rengøring m.m.
- Bestyrelsen besluttede at imødekomme et ønske fra Nathalie om, at ansættelsen øges fra 30 til 35 timer ugentligt i lighed med Dirk. Karen udfærdiger allonge til kontrakten og præciserer heri ovennævnte. Meromkostningen inklusiv 42% faste omkostninger er ca. kr. 70.000.
5. Økonomi
Kim havde forinden mødet telefonisk debatteret det fremsendte ”Budget 2026” med Peter efter indarbejdelse af vedtagelserne på mødet d. 3. december. Bestyrelsen vedtog, at foruden de forhold, som allerede fra seneste møde var indarbejdet i budgettet, justeres følgende:
- Gager til Nathalie og Dirk specificeres for hver enkelt i selve gagen og i sociale omkostninger. Nathalie justeres fra 30 til 35 timer
- Stenmuren kr. 100.000 indgår nu i Handlingsplanen
- I noten omkring ”Indtægt for udlejning” tilføjes forståelsesmæssigt, at i perioden har der været uændrede priser, hvorfor den øgede omsætning alene beror på øget udlejning.
Øvrige beslutninger:
a. Budgettet 2026 offentliggøres når dette betragtes som endeligt, herunder opkrævningsformen for de kr. 6.000, realistisk set sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
b. Beslutningen vedr. modellen for opkrævning af ekstraordinært bidrag kr. 6.000 i andet halvår 2026, fast honorar vs. kapitalforhøjelse, afventer næste bestyrelsesmøde.
c. Den verserende sag vedr. moms på fast udgift er fortsat under afklaring. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt at momsen forbliver 20% på det faste bidrag og således er en besparelse ikke indregnet i budgettet hvis momsen nedsættes til 10%
d. Økonomiudvalg ændres til Økonomifunktion. I og med at Peter alene varetager denne funktion, ændrer vi betegnelse herfor til at være en økonomifunktion. Kim tilretter organisationsplanen.
e. Ingerlis overtager modtagelse og betalingen af fakturaer fremsendt til Mit Franske Slot A/S (moderselskabet i Danmark). Efter periodisk klargøring til betaling godkender Peter betalingen. Dette vedrører alene få ydelser betalt af moderselskabet. Ingerlis honoreres med afregning efter aftalt tid, og er udtryk for en nødvendig professionalisering mht. håndtering af betalinger fra det danske moderselskab. Der fremlægges på næste bestyrelsesmøde et estimat for fordelingen af de samlede omkostninger for ydelser indkøbt hos Ingerlis, inklusive booking. Dette er aktuelt budgetteret til kr. 180.000. Samtidig overgår selskabets officielle adresse til Ingerlis’ privatadresse.
6. IT-status
Det fremsendte forslag fra Henrik til oprettelse af et IT-udvalg blev debatteret. Dette foregik med udgangspunkt i behovene i bestyrelse, udvalg og den øvrige interne kommunikation. Forud for mødet havde Karen fremsendt supplerende kommentarer til arbejdsgangen i bestyrelse, udvalg m.m.:
Konklusionerne fra debatten:
- Der nedsættes ikke et IT-udvalg. I stedet udarbejdes en enkel og kortfattet oversigt over de forskellige IT-funktioner. Dette bliver med udgangspunkt i oversigten i bilagsmaterialerne. Vi beder Ingerlis udarbejde en oversigt forud for næste bestyrelsesmøde, idet hun formodes at være den, som har den største indsigt heri.
- Ingerlis opsiger aftalen om Microsoft 365 abonnementer hos leverandøren One House. Opsigelsen omfatter alle abonnementer til bestyrelsen Opsigelsen omfatter ikke ansatte (booking@, l4m@, teknik@) samt hjemmeside@ og kommunikationsudvalget. Ligeledes opretholdes selskabets mailadresser
- Kommunikationen i bestyrelse, udvalgene og projektgrupper fortsætter som hidtil på egne mail.
- Ønsket i bestyrelsen om nedlæggelse af arkivsystemet First Agenda (omkostning kr. 15.000) består, men forudsætter forinden en beslutning om et andet system og den praktiske gennemførelse af en overflytning hertil.
- Programmet ”Share Point” (del af Microsoft 365) er en mulighed, der undersøges nærmere. I og med at ansatte abonnerer herpå kan dette system benyttes uden ekstra omkostninger og vil være velegnet til et fælles arkiv. Bestyrelse, revisor m.m. kan tildeles gratis læseadgang, og dette kan foregå uden abonnement med adgang fra flere browsere.
- Enighed om at håndteringen af selskabets arkivering kræver en administrator, som sikrer kontinuitet og kvalitet. En væsentlig del af selskabets arkiv kan som nu arkiveres på hjemmesiden.
- Indtil andet er vedtaget forsætter den nuværende praksis i First Agenda.
7. Handlingsplanen 2026
Bestyrelsen vedtog omkring handlingsplanen:
- Efterhånden som projektbeskrivelser for de større projekter er vedtaget fremsendes disse til Ulla, som offentliggør disse som undermenuer til handlingsplanen på hjemmesiden. Dette kommer til at foregå drypvis efterhånden som de enkelte tiltag igangsættes.
- Den fremlagte skabelon for projektbeskrivelser blev vedtaget med tilføjelse af: Projektnavn, Projekt – ID med reference til Handlingsplanen og samt ”kommunikation via nyhedsbrev før, under og efter projektets gennemførelse.” Skabelonen udformes som en Word skabelon og kan downloades fra hjemmesiden i tilknytning til handlingsplanen. Kim færdiggør.
- De to fremlagte projektbeskrivelser for ”Renovering af terrassen omkring Hundertwasser-poolen” og ”Opsætning af gelænder ved terrasserne ved La Serre” færdiggøres af Mariane, indsættes i ovennævnte skabelon og synliggøres på hjemmesiden.
Bestyrelsen drøftede behovet for at tilrette den allerede offentliggjorde Handlingsplan 2026 og besluttede, at vi ikke løbende vil revidere handlingsplanen.
Efter bestyrelsesmødet:
Undervejs efterfølgende i aktionærugen viste det sig, at kun få aktionærer havde ”fået læst” Handlingsplanen. Kim og Karen igangsatte derfor en forenkling af Handlingsplanen, en tydeliggørelse af dens tilblivelse og udvalgenes forpligtelse/begrænsninger. Samtidig tilrettes efter det endelige budget. Resultatet heraf fremlægges på næste bestyrelsesmøde.
8. Generalforsamlingen og Aktionærmødet d. 25. april 2026
Detailplanlægning foregår på bestyrelsesmødet aftalt til d. 24. marts. Dagsordener skal udsendes senest 3 uger inden afholdelse, altså lørdag d. 4. april, som er midt i påsken, hvorfor udsendelse onsdag d. 1. april er mest hensigtsmæssig.
I forlængelse af bestyrelsesmødet d. 24. marts færdiggøres til udsendelse d. 1. april.
Bestyrelsen drøftede nedenstående.
- Annonceringen af kommende års aktionæruger, ejeraftalen § 13.12
Bestyrelsen drøftede indledningsvis planerne for aktionæruger 2027. Herunder indgik overvejelser om sammenlægning af aktionærugen og parkuge, således at disse evt. afvikles i forlængelse af hinanden. Karen udarbejder oplæg til næste bestyrelsesmøde, herunder tidsplan. Den endelige beslutning om aktionæruger 2027 træffes senest på mødet d. 24. marts.
- Annonceringen af mulighederne for at deltage i udvalgsarbejdet, ejeraftalen §13.13
De endelige tilrettede kommissorier vedtages senest d. 24. marts for udvalgene efter justeringer vedtaget d. 3. december.
Ifølge ejeraftale kan aktionærer tilmelde sig udvalg i perioden op til en generalforsamling. Dette er en ”overset” praksis. Bestyrelsen drøftede indledende modeller herfor med henblik på at opnå dynamik i bemandingen af de enkelte udvalg. For at ”fritage” udvalgsformænd for at forestå bemandingen af de enkelte udvalg, indgik det i debatten, at denne opgave påhviler bestyrelsen. Mariane og Kim laver udkast til model herfor til næste bestyrelsesmøde. De endelige vedtagelser herom finder sted på bestyrelsesmødet d. 24. marts.
9. Kommissorium for Aktivitetsudvalget.
Det fremlagte kommissorium blev vedtaget. Kommissoriet offentliggøres sammen med øvrige kommissorier, og bemandingen af udvalget foregår i forbindelse med konstitueringen efter generalforsamlingen.
10. Onboarding
Den fremlagte projektbeskrivelse blev vedtaget. Den indsættes i den endelige skabelon og synliggøres på hjemmeside.
11. Næste nyhedsbrev
Næste nyhedsbrev afventer, at nærværende referat anses som godkendt – en uge efter udsendelse. Emner hertil:
- Klumme (Kim)
- Onboarding (Karen)
- Designmanualen igangsættes (Kim)
- Nathalie, fuld tid, nøglebræt, ugentlige velkomstmøder, rengøringsoversigter, skadedyr (Karen)
- Aktionæruge (Karen)
- Kort om generalforsamlingen – herunder valg (Kim)”
12. Evt. – intet.
13. Næste møde
- Der blev aftalt et ekstra møde d. onsdag d. 25. februar kl. 15.00 – 21.00 Hotel Nyborg Strand.
- Efterfølgende afholdes møde tirsdag d. 24. marts kl. 15.00-21.00 Hotel Nyborg Strand.
Beslutningsreferatet er udarbejdet d. 2. februar 2026 af Kim.