Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde mandag d. 20. januar 2025 i Mit Franske Slot A/S
Tidspunkt: Mandag d. 20. januar kl. 16.00-21:30
Sted: Kombination af L4M og Teams
Deltagere: På L4M: Kim, Karen, Jesper, Bjarne og Peter. På Teams: Henrik, Preben, Claus og Jytte
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt med bemærkning om, at bilag 6 først pga. en fejl først var udsendt lige før mødet.
2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet d. 25.11.2024
Der var ingen kommentarer, så referatet er godkendt.
3. Orienteringer:
a. Fra udvalgene
Byggeudvalget: Byggeriet af 19 går godt fremad og bolig 20 er næsten færdig. Derudover er der godt gang i mange små ting.
Indretningsudvalget: Der arbejdes med forskellige små opgaver på Aktionærugen, og øvrige aktiviteter fremgår af forslaget til handlingsplan.
Økonomiudvalget: Dialog med Novance om regnskabsrapportering. Forventes inden for 1-2 uger. Peter har faktureret L4M med 30.000 euro til MFS for management.
Det Gode Liv: Møde 8. januar bl.a. planlægning af Aktionærugen. Desuden en del diskussion om rengøringen. Også snak om evt. nyt format for Aktionærugen, hvor en del af udvalget gerne vil bevare det nuværende format.
Kommunikationsudvalg: Der er nu 6 personer i udvalget: Henrik, Ulla, Kirsten, Mariane, Vagn, Sanne. Der er nu kalender på forsiden af hjemmesiden (den lukkede del). Her vil vi alle kunne lægge kalender-events ind. Hjemmesiden er ikke tilstrækkelig responsiv til at fungere godt på tablets. Der arbejdes på at nyhedsbrevet kan udsendes via hjemmesiden, hvor aktionærerne skal tilmelde sig. Betyder bl.a. at nyhedsbrevene bliver søgbare. Man vil også med den struktur kunne ”abonnere” på referater. Tegningen af Maison Parterre er klar til at blive lagt på hjemmesiden.
Parkudvalget: Er i gang med at opdatere markeringen af parkeringspladserne. Der er gang i lugning og plantning af lavendler.
Bjarne bad om at få kopi af bilag på byggeprojektet, så han kan få det fulde overblik.
b. Statusmelding fra driften
Kim, Karen og Jesper har d.d. haft et møde med Nathalie, som har haft en kompliceret start. Men hun har gode, konkrete forslag til, hvordan opgaverne kan tilrettelægges og udføres, og hun er ved at samle et hold af personer og håndværkere, der kan forestå de praktiske opgaver.
Nathalie er indforstået med vores forventninger, men hun er mellemled mellem vores danske kultur og en fransk kultur, hvor fx håndværkere ikke altid kommer eller leverer som aftalt. Det er vigtigt, at vi får denne udfordring kommunikeret til aktionærerne. P.t. har vi fx udfordring med en vvs’er, der ikke overholder sine aftaler. Vi kan med fordel lave en ”det kan du forvente af Nathalie og det skal du klare selv” kommunikation til gæsterne – som en del af et nyt velkomstbrev. Velkomstbrevet kan ud over at ligge på værelserne med fordel også sendes på email sammen med booking-bekræftelsen.
Det er aftalt med Nathalie, at når gæster kommer med gode ideer, så skal hun bede dem henvende sig til bestyrelsesmailen, som Karen bestyrer – så sørger Karen for at videresende dem til det rigtige udvalg. Vigtigt at dette formidles allerede i det kommende nyhedsbrev.
Rengøringen: Nathalie har arbejdet med at få det mere i system, og rengøringen af værelserne har her til Aktionærugen fx været helt i orden. Der vil blive arbejdet på en rengøringsplan, hvor Nathalie så kan bestille ekstra rengøring af fx køkkenerne. Der skal kommunikation om dette i det kommende nyhedsbrev.
Det blev orienteret til bestyrelsen, at Nathalies prøvetid udløb d.d. og at hun dermed er fastansat.
c. Status på Strategiprocessen
Der har været god respons på spørgeskemaerne, og overordnet viser de stor tilfredshed. Karsten og Helge planlægger to workshops med 10-12 deltagere i hhv. København og Århus. Til GF bliver der ikke fremlagt en færdig strategi, men vi beslutter hvordan det behandles på GF, når vi har deres rapport til bestyrelsesmødet 19. marts.
d. Status på ny struktur over selskabets mail konti
Det tekniske om den nye mailkonto-struktur er på plads, så det er primært kommunikationen, der mangler nu. Skal beskrives i nyhedsbrevet og så skal der tilrettes alle de relevante steder på hjemmesiden. Der bliver sat auto-reply på alle de mailkonti, der nedlægges. Kommunikationsudvalget skal lave en ensartet autosignatur. Nathalie har allerede sat en op for sin mailkonto. Den ny struktur med 7 postkasser er på plads, og ejerne er bekendt med dem. Hver af de 7 postkasse-ejere laver en midlertidig signatur indtil, de får en fra Kommunikationsudvalget, som foretager de fornødne rettelser på hjemmeside, laver nyhed og fælles format for autosignatur.
e. Status på revision af Forretningsordenen
Henrik har fremsendt udkast, men genfremsender.
4. Handlingsplanen 2025
Udvalgsformændene afholdt i december møde og lavede fælles indstilling til Handlingsplanen 2025 til bestyrelsens godkendelse.
Det blev bemærket omkring den ødelagte mur, at vi har en ny lokal kontakt, der tilsyneladende har godt styr på at lave den type mur. Så vi skal måske overveje, om det projekt kan fremskyndes. Vi skal dog først have en forhandling med kommunen, om de vil give tilskud mod at de får lov at udvide vejen. Vi har desuden nu fået en aktionær på banen, som måske kan hjælpe med en løsning på udfordringen med fliserne ved poolen, hvilket så måske kan frigøre midler til mur-projektet. De 250.000 kr. til dette projekt er under alle omstændigheder usikkert, og det er et projekt, der evt. budgetmæssigt kan deles over to år. Nyt cykelskur er ikke sat på, fordi vi ikke har en tegning på, hvordan det vil skulle laves. Bygningsudvalget har et godkendt projekt med branddøre, som er skudt til 2025 og derfor skal medtages.
Udkastet til handlingsplan blev godkendt med de ovenstående bemærkninger.
Jesper og Karen sørger for at færdiggøre dokumentet, så det er mere strømlinet. Der skal desuden være mulighed for at skrive ”kan evt. udføres med frivilligt arbejde”.
5. Sekretærfunktion for bestyrelse og håndtering af bestyrelsens dokumenter.
Kim har haft en dialog med Ingerlis om opgaven, som er villig til at tage opgaven med samme timesats som for bookingfunktionen.
Der var diskussion om dels, hvad det var for opgaver, der var behov for at løfte med en sekretærfunktion, og dels hvorvidt det var rigtigt at honorere disse, ift. at vi har så mange andre – også store – opgaver, der varetages på frivillig basis. Nogle af de opgaver, der var beskrevet i indstillingen, skal ikke indgå, fordi de i forvejen håndteres:
- Punkt 3 om ajourføring i FirstAgenda står Jytte for (Jytte tilbød fortsat at tage opgaven med at sikre dokumenter i FirstAgenda. Vi kommer til at beholde FirstAgenda i lang tid, fordi vi har mange fortrolige dokumenter, som vi skal beholde ”til evig tid”).
Punkt 4 om ajourføring af ejerbog m.v. kører også – Peter tager gerne den, hvis Klaus ikke har den. - Punkt 5 om ajourføring af dokumenter på hjemmesiden varetages af Kommunikationsudvalget
- Punkt 6 om indkommen post til bestyrelsen varetages af Karen
Det blev besluttet, at vi afsætter et budgetbeløb til sekretærassistance på 24.000 kr. som en foreløbig ordning, der skal genvurderes efter 2025. Henrik stemte imod. Opgaverne vil i første omgang primært være at understøtte formandskabet, herunder hjælpe med indkaldelse m.v. til GF og med at få lavet et overblik over, hvem der laver hvad ift. de mange forskellige administrative opgaver.
6. Budget 2025.
Udgangspunktet for det forelagte budget er resultatet fra de to første tertialer og det oprindelige budget for sidste tertial af 2024. I løbet af 1-2 uger har Peter det fulde resultat for både det franske og det danske selskab, så vi har et endnu mere solidt grundlag. Det præsenterede budget indeholder oplægget til samlet handlingsplan. Der er lavet et stort arbejde med at lave et konsolideret budget for de to selskaber. Ift. den forrige version af budgettet er beløbet, der var afsat til løn til Riaan (280.000 kr.), flyttet til ”viceværtsydelser”.
Det blev besluttet, at posten ”viceværtsydelser” flyttes op under Ejendomsomkostninger. Posten med sociale omkostninger flyttes op som en del af lønnen for hhv. Nathalie og Frederique – og tilsvarende i regnskabet for 2024.
Mht. posten med de ekstraordinære omkostninger, så vil der i regnskabet kun fremgå ét samlet punkt og ét tal. Samtidig skal det synliggøres hvor meget lavere lønudgifterne har været ift. det budgetterede og 2023.
Peter har ikke reelt mulighed for at lave en balance for primo 2025. Det vil blive lavet for primo 2026. Det vil blive præsenteret at vi har brugt 1 mio. kr. i det franske selskab til vores projekter med tag og bolig 19. Det skal tilsvarende præsenteres, hvad det betyder positivt for værdien af bygningsmassen. Vi har ved indgangen til 2025 ca. 1 mio. kr. på den danske konto.
Budgettet blev godkendt. Peter færdiggør det jf. beslutningerne på dette møde.
7. Aktionæruger – nye rammer
Aktionærugerne har en vigtig funktion både ift. at få lavet nogle ting og ift. den sociale dimension. Det er også med til at skabe en indsigt i og et ansvar for vedligeholdelsen af stedet. Der er dog også i dag andre muligheder for aktionærerne for temauger, så det er vigtigt at gøre deltagelsen attraktiv – samt at vurdere, hvornår det giver bedst mening at løse opgaver på en aktionæruge og hvornår det giver bedst mening at hyre folk til opgaverne. For at understøtte dette og for at sikre en større fleksibilitet i tilrettelæggelsen af aktionæruger er der behov for at lave nogle ændringer i Ejeraftalen. Det fremsendte forslag gav anledning til en del debat.
I oplægget til opdatering af ejeraftalen er det vigtigt at skille temauger, aktionæruger og projekter ad. Olivenplukkerugen er en temauge, så tekstudkastet tilrettes til ikke at omfatte høst. Projekter er beskrevet i §13.4. Afsnittet om bolig skal præciseres, så det fremgår at man får tildelt en bolig (isf. ”disponere over”).
Ift. §13.3 præciseres det, at det er tidspunktet for aktionæruger eller -dage, der annonceres på det årlige aktionærmøde.
Det blev besluttet at udsætte beslutningen om ændringer til næstkommende møde, og at Kim og Bjarne på baggrund af diskussionerne forsøger at lave en opdateret version. Det skal sikres, at det vi foreslår, også er praktisk gennemførligt. Det skal ikke fremgå af indstillingen, at Karen har påtaget sig rollen som koordinator.
8. Præambel – beskrivelse på hjemmesiden af udvalgene
På bestyrelsesmødet d. 25. november blev det besluttet, at der som indledning til kommissorierne for de enkelte udvalg på hjemmesiden udarbejdes en kort fælles beskrivelse for de rammer udvalgene arbejder efter. Forslag til en sådan fælles beskrivelse var udsendt før mødet.
Forslaget til fælles indledende beskrivelse ift. udvalgene blev godkendt, dog skal det ikke kaldes ”præambel”. Vi beder Ulla om at lave en sproglig gennemrettelse. Det blev desuden besluttet, at der på næstkommende møde skal laves de fornødne tilretninger af forretningsordenen – med udgangspunkt i det forslag til opdateret forretningsorden, som Henrik har fremsendt.
9. Kommissorium for Kommunikationsudvalget
Henrik, Ulla, Karen og Kim har med afsæt i tidligere udgaver udarbejdet forslag til kommissorium for Kommunikationsudvalget. Dette er i sin form tilrettet de øvrige udvalgs kommissorier.
Kommissoriet blev godkendt. Henrik vil fremlægge et forslag fra Kommunikationsudvalget om anvendelse af logoet inkl. hvor det vil skulle/kunne bruges til og hvad det vil koste. Den endelige afgørelse om anvendelse vil afvente, at vi har besluttet en strategi.
Kommunikationsudvalget er som nævnt under punkt 3 udvidet til nu at være på 6 personer.
10. Kommissorier for øvrige udvalg.
Det blev besluttet, at der skal laves kommissorium for Økonomiudvalget og Det Gode Liv udvalget efter samme skabelon som er brugt til de øvrige. Peter og Claus laver før næste bestyrelsesmøde et forslag for deres respektive udvalg. Karen, Anker og Jesper ser på behovet for justeringer af arbejdsopgaverne for Bygnings-, Park- og Indretningsudvalget ifm. nedlæggelsen af Aktivitetsudvalget.
11. Generalforsamlingen og Aktionærmødet d. 26. april 2025.
Preben har reserveret lokaler på UCL i Odense – dette foregår på samme fordelagtige vilkår som 2024.
Det blev besluttet:
- At det er vigtigt at vælge en dirigent, som har pondus til at styre debatten på en fair men også kontant måde.
- At vi skal være så præcise som muligt på hvad der er generalforsamling og hvad der er aktionærmødet, og at vi skal overveje, om vi kan indlede med aktionærmødet skal ligge før generalforsamlingen og ikke midt i
- At vi indfører ny praksis, hvor der vælges stemmetæller blandt de fremmødte i stedet for at benytte revisor til det
- At strategiprocessen fremlægges på generalforsamlingen
- At der laves et formøde med orientering til nye aktionærer – Kim, Karen og Henrik står for dette
- At der laves en mulighed for at man kan tilmelde sig en afsluttende middag.
Jytte, Henrik, Karen, Preben og Claus er på valg. Henrik, Karen, Preben og Claus tilkendegav, at de ønsker at genopstille. Jytte ønsker ikke at genopstille.
Vi skal udsende dagsorden og tilhørende bilag senest 5. april.
12. Håndtering af bestyrelsens dokumenter.
I forlængelse af drøftelserne på de seneste bestyrelsesmøder vedtog bestyrelsen på mødet 25. november at der udarbejdes og fremlægges en mindre analyse til at kvalificere en drøftelse. Rammerne aftalt omkring denne analyse er specificeret i referatet pkt. 7.1 fra dette bestyrelsesmøde. Henrik gav tilsagn om at udarbejde og fremlægge en sådan analyse.
Kommunikationsudvalget er ved at etablere en Teamsbaseret løsning for udvalget. Den vil blive lavet, så den er skalerbar til hele bestyrelsen, hvis det bliver besluttet. Et oplæg til beslutning kan deles i hvordan vi arbejder fremadrettet og hvordan vi håndterer de historiske dokumenter. Det skal fremgå af oplægget hvilke prismodeller, der er, og hvad de indebærer.
12. Punkter til udsendelse af nyhedsbrev i forlængelse af mødet.
Jf. ovenstående punkter:
- Opdatering omkring rengøring: Karen
- Orientering om at når man som gæst/aktionær har gode ideer, så skal man skrive til bestyrelsens mail: Karen
- Ny ambition for handlingsplanen: Kim
- Præsentation af det nye kommunikationsudvalg
- Gentagelse af invitation til GF
- Klumme fra Kim om de to kulturer, dansk og fransk
13. Evt.
Kim og Jytte gennemgår hvad der mangler at blive offentliggjort af referater på hjemmesiden.
Processen fremadrettet for referater er, at Jesper udsender referat senest efter et par dage, og at hvis ingen har gjort indsigelser inden for en uge derefter, så betragtes det som godkendt som grundlag for at kunne lave det referat, der offentliggøres. Kim laver de fornødne justeringer, som primært handler om at undgå personrelateret indhold eller andet, der må betragtes som personligt.
Når vi på næste møde skal tage stilling til forslag til ændring af ejeraftalen, så er der nogle input som Karen bringer videre fra Ingerlis, plus Peter har nogle.
Karen foreslog at udsende en forespørgsel til aktionærerne om deres kompetencer. Karen og Preben taler om, hvordan det kan laves.
Næste møde er 18. februar kl. 19 på Teams og derefter 19. marts fra kl. 16 i Nyborg.
