Kommunikationsudvalget

Bestyrelsens kommissorium for Kommunikationsudvalget

Baggrund:

Udvalget er et nyt udvalg nedsat 2024. Dets arbejde foregår med afsæt i en bestyrelsesbeslutning om at styrke den interne kommunikation mellem alle involverede i selskabets aktiviteter.

Formålet er:

• at opbygge, drifte og videreudvikle en åben og transparant kommunikation blandt alle interessenter i selskabet
• at fremme en kommunikation, der bidrager til at styrke fællesskabet mellem brugerne og tilskynder til at mange bidrager og er involveret heri
• at sikre et ajourført, inspirerende og faktuelt indhold

Formidlingen omfatter:

• det rapporterende og uddybende af det, som har fundet sted
• det begrundende og uddybende perspektiv af det fremadrettede, hvilket prioriteres højt. Afsender og/eller kilde fremgår af al kommunikation.

I forbindelse med igangværende strategiproces (2025) vedtager bestyrelsen en genkendelig visuel identitet i kommunikationen.

Ved udvalgets opstart har udvalget fokus på tre kerneopgaver:

1. Hjemmesiden:

Hjemmesiden udgør kernen og krumtappen i kommunikationen. Den udformes i et udbredt teknisk format. Hjemmesiden er opdelt i en åben og lukket del:

Den åbne del: Målrettet ikke-aktionærer, herunder information til kommende potentielle aktionærer samt information til medrejsende gæster forinden ankomst.

Den lukkede del: Målrettet personer med aktionærrettigheder. Her suppleres informationen fra den åbne del med den information, der betragtes som relevant alene for personer med aktionærrettigheder. På denne del er der adgang til at foretage bookinger, og her ses kontaktdata på aktionærer, som har givet samtykke hertil.

På hjemmesiden kommunikeres tillige aktuel gæsteinformation om aktiviteter, events og lignende relevant for gæster. Dette foregår i samarbejde med selskabets daglige leder.

2. Facebook

Udvalget er administrator og redigerer selskabets lukkede Facebookside.

3.  Løbende udsendelse af nyhedsbreve

Udvalget koordinerer og forestår den løbende redigering og publicering af nyhedsbreve i opdrag for og på vegne af bestyrelsen.

Udvalgets interne politikker
(foreløbig)

Spørgsmål:

1. Hvad er formålet med vores kommunikation?
2. Hvilke målgrupper er der for vores kommunikation?
3. Hvilke kanaler/platforme benytter vi til kommunikationen?
4. Hvem kommunikerer?
5. Hvad skal der kommunikeres ad hvilke kanaler?
6. Hvordan skal der kommunikeres?
7. Hvilke problemer/udfordringer/ønsker er der p.t.?

Ad 1: Formål med kommunikation

• Hovedformålet med vores kommunikation er at informere vores aktionærer og deres evt. ægtefælle/partner udførligt og rettidigt om alle væsentlige anliggender, der vedrører status og drift af Mit Franske Slot (Intranet) og Les 4 Moulins (Extranet), herunder opfylde de krav til kommunikation, der er beskrevet i Vedtægter og Ejeraftale
• Desuden skal kommunikationen opfylde behov for oplysning om muligheder for aktiviteter, samvær og andre forhold af interesse for aktionærerne og deres familier og deres venner.
• Kommunikationen skal anspore aktionærerne til at booke ophold i Les 4 Moulins.
• Som led i kommunikationsstrategien skal der gives mulighed for meningsudveksling mellem, og input fra aktionærerne og deres evt. ægtefælle/partner.
• Endelig, men ikke mindst, skal der kommunikeres på dansk til potentielle købere om Mit Franske Slot og Les 4 Moulins.

Ad. 2: Målgrupper

Der er fire målgrupper for kommunikationen:

1. Aktionærerne
2. Deres evt. ægtefælle/partner
3. Andre personer med aktionærrettighed
4. Potentielle købere

Ad. 3: Kanaler og platforme

1. Nyhedsbreve pr. e-mail (envejs)
2. Hjemmeside (hovedsagelig envejs)
3. Generalforsamling og Aktionærmøde (envejs + tovejs)
4. Mundtlig og skriftlig kommunikation i L4M (envejs + tovejs)
5. Bookingsystemet/betalingsplatformen (interaktivt)
6. E-mailkorrespondance, fra aktionærerne til daglig leder, bestyrelsen og udvalgene (interaktivt)
7. SoMe – Facebook (interaktiv – især mellem aktionærerne, men også med opfordring til at besøge hjemmesiden) Evt. andre SoMe-platforme.

Ad. 4: Hvem kommunikerer

1. Bestyrelsen
2. Udvalgene
3. Den daglige leder i Les 4 Moulins
4. Bookingkoordinatoren
5. Hjemmesiden v. redaktøren og den daglige leder
6. Aktionærerne og deres ægtefælle/partner og andre med aktionærrettigheder – men hvordan?

Ad. 5: Hvilke kanaler

1. Bestyrelsen informerer løbende om forhold og udviklinger af interesse for aktionærerne via regelmæssige nyhedsbreve samt på Generalforsamling og Aktionærmøde.
2. Udvalgene udvalgsformanden orienterer om deres arbejde primært via referater på hjemmesiden og i nyhedsbreve
3. Den daglige ledelse i Les 4 Moulins informerer også løbende om forhold i Cotignac og Les 4 Moulins via
4. Hjemmesiden omtaler og indeholder alle forhold af betydning, herunder formalia, nyheder samt oplysninger om Les 4 Moulins, boliger og booking. Hjemmesiden skal være opdateret, dynamisk og interaktiv, og opfylde de krav til information, der er beskrevet i Vedtægter og Ejeraftale. Se indretning af hjemmesiden nedenfor.
5. SoMe: Der er i dag en meget aktiv Facebook-side, der udelukkende er for aktionærer og aktionærberettigede. Her udveksler medlemmerne synspunkter, oplevelser og billeder og poster efterlysninger af kørelejlighed e.l. God stemning. Bestyrelsen og ledelsen kommunikerer ikke her. På et senere tidspunkt muligvis interaktiv kommunikation via andre SoMe-platforme som f.eks. Instagram.

Ad. 6: Hvordan kommunikeres

1. Der skal kommunikeres i en venlig og inviterende tone.
2. Teksterne på hjemmesiden skal være lette at læse og ikke for lange.